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外贸英语函电撰写的技巧 　　[提要] 在进出口业务中，外贸英语函电几乎贯穿于全过程。而现今实际操作中外贸英语函电的写作与某些课本上有一定的出入。本文就针对出入点以及实际写作中的原则及技巧进行阐述，为写作外贸英语函电的人员提供借鉴。 　　关键词：外贸；英语函电；技巧 　　中图分类号：G64 文献标识码：A 　　原标题：基于理论教学与项目实践相结合的外贸英语函电撰写技巧的研究 　　收录日期：2014年3月13日 　　在国际贸易中，一笔交易从买卖双方取得联系开始直至合同履行完毕，往往需要经过以下步骤：建立业务联系→交易磋商→合同签订→合同履行。其中，各环节都会使用外贸函电进行联系，尤其是前两个环节的使用频率最高。在信息化高度发达的今天，外贸函电并不局限于纸质版的，也可以是电子邮件、传真或MSN。 　　一、撰写外贸英语函电应遵循的“7C”原则 　　外贸英语函电并不要求作者使用华丽优美的词句，而是用一些简单朴实的语言准确地表达自己的意思，让对方可以清楚地了解自己想说什么。一般地，外贸函电有以下写作原则： 　　1、体谅原则（consideration）：就是强调对方的情况而不是自己的情况，要体现一种站在他人角度去考虑、多体谅对方心情和处境。 　　2、礼貌原则（courtesy）：礼貌不仅仅是指有礼而已，或者简单的用一些礼貌用语就可以，它是从一个“You attitude”的角度考虑问题。如何让对方觉得是礼貌呢？尽量不用大写英文字母；不应使用过激、冒犯和轻视的词语；第一尽量用被动态；第二用疑问句；最后用虚拟句。 　　3、完整原则（completeness）：在函电中信息完整很关键，一封外贸英语函电应概括各项必需的事项。如，邀请信应说明时间、地点等，切忌寄出含糊不清的信件或一件事分多次书信传达给对方。 　　4、清楚原则（clarity）：是外贸英语函电写作最重要的原则。一封含糊不清、词不达意的书信会引起误会，甚至会造成贸易损失。要注意修饰词的位置；选择正确、简练的词以及正确的句子结构。 　　5、简洁原则（conciseness）：要求用最少的语言表达最丰富的内容。要做到简洁，必须避免废话连篇；能用单词表达短语的就用单词，能用短语表达句子的就用短语，能用短句表达长句的则用短句。 　　6、具体原则（concreteness）：外贸英语函电必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，这样将有助于加快事务的进程。 　　7、正确原则（correctness）：语言和内容都要正确。具体体现在以下几点：标点符号的运用；单词的位置；介词的表达，数字前如果要用介词则须十分小心。 　　二、写作外贸英语函电的技巧 　　1、函电不宜写得过长。一般地，很多欧洲客户处理每一封函电的时间是2～3秒，也就是大致扫一眼。重要的函电，一般马上仔细阅读并回复；不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从in box拉到相应的子目录里。 　　2、要有明确的主题。主题明确的写法举例“ ABC inc/Home Depot vendor-solar desk/DEF Co.Ltd.”其中，ABC inc代表了客户的公司名，主题里首先加上对方公司名，表示对对方公司的尊重；Home Depot是美国第二大零售商，Home Depot vendor-solar desk明确表示自己是北美第三大零售商，既表明了实力，也勾起对方的兴趣；最后的DEF Co.Ltd.代表自己公司。 　　3、函电开头不宜使用“From the internet……”。实际操作中，“From the internet，we get your company name.”类似的话千万不要说！可以这样写：“Were glad to hear that youre on the market for...”。（我们很高兴获悉你对某某产品有兴趣）。 　　4、不要长篇大论的介绍公司或工厂。但是可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you！简单的一两句话点到重点，调起对方的胃口，让他反过来问各种问题，这样容易达到目的。 　　5、不要为炫耀英文水平而不简洁。外贸英语函电的精髓就是“简单、简单、再简单”。能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的绝对不写两句！ 　　6、不宜用异样的字体。很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体、颜色、甚至放大、加粗、斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial、Verdana、C