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试论如何完善工程项目档案的管理探析 【论文关键词】工程项目档案管理问题对策 【论文 】工程档案是档案的一个重要组成部分。 本文首先分析了工程档案管理的重要意义，分析了工程档案 与工程质量之间有着密切的关系，最后提出了如何做好工程 档案管理的应对措施，以确保工程质量。 工程档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基 础工作，指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施 工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等 形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部 文件，包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。保证工 程档案资料的准确、完整和系统尤为重要，因此，如何加强 工程项目档案管理工作刻不容缓。 工程档案管理的重要意义 完善工程实施状态，确保质量、进度、安全的全面控制 目前我国诸多工程项目一般采取项目经理承包责任制的方 式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等， 以便突出工作效益和经济效益。项目经理承包责任制对确 保工程项目的完成起着重要的作用，在工程项目承包合同中， 针对不同内容，确定不同的目标，只有在工程项目完成后，所 有目标达到先前所制定的考核标准，项目承包奖才能得到兑 现，如果将工程施工文件归档工作也纳人到工程项目承包合 同中，就能保证工程施工文件材料的完整、准确、系统。 建设工程档案是建设工程的有机组成部分。建设工程 立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记 录，在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累。 在项目开工建设前已经形成并积累的文件被称为建设工程 准备阶段文件，项目经费落实和项目预算编制、概要设计、 招投标、及项目具体实施的根本依据。而项目预算、概要 设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详 细设计的依据。如果把这一个文件积累过程从建设工程中 剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。在建筑 材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要经送检合格才能 使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使 用进程中，应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配 比，用量多少等，在实施中还有旁站监督记录和检测记录，出 现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些都需要工程资 料来指导。 建设工程档案直接反映建设工程质量的好坏。建设工 程质量关系到人民的生命财产安全，因此，质量问题是重中 之重，建设档案的管理好坏也直接影响到工程质量的好坏， 随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对 建设工程质量有了严格的定义，即建设工程质量是指工程满 足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计 文件及合同规定的特性综合。相信在档案管理的前提下，工 程质量也会更加得到重视。 如何才能够不断完善工程项目档案管理 做好项目实施前的准备工作。先期介入，控制为主。在 工程准备阶段，建设单位首先要贯彻精神，把档案方面的规 定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程的建设 都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同 的部门。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资 料收集任务，所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此 为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求 收集齐全，建设单位首先应在各种施工合同中明确有关单位 在档案资料收集方面的要求及违约责任，做到以预防为主的 重点。档案管理要明确范围，突出重点。总的来说，每一个 工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等 几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在 工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计 文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理 机构文件等；在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度 控制、质量控制、造价控制和监理总结等;在施工阶段有土 建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文 件和各种施工试验及施工记录文件等；竣工验收阶段有综合 竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工 程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不 过，对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个 阶段所产生的文件资料又有所不同。因此要把握重点，抓住 主要环节。 完善工程项目档案管理信息系统。档案管理信息系统 用于支持企业在施工过程中及施工完成后的管理工作，是适 应现代企业制度要求，推动企业施工档案管理科学化、规范 化的必要条件，一套好的计算机档案管理系统将对一个工程 项目的顺利实施起到非常重要的作用，而一套不好的管理系 统可能会使档案管理陷入混乱甚至使整个施工进程受到影 响。因此，一套好的工程档案管理系统应达到如下几个方面 的要求：（1）以工程项目档案管理需求为背景，支持企业实现 科学化、规范化的档案管理；（2）支持档案人员高效率完成 施工档案管理的日常业务，包括新