现代化经营与管理 时间管理.pdf

現代化經營與管理 時間管理 課程綱要 壹 、概說—開啟生命、生活與 生涯的視窗 一、時間管理前必須要有的認知 二、個人在時間管理上的做法 概 說 ☉James L. Hayes曾經指出：「有效的管理者永 遠是生活在現在，但是卻往往將眼光集中在未來 」。 ☉Peter F. Drucker則說： 「時間是最稀有的資源 ，除非能有效管理它，否則其他的資源更無法有 效地管理」。 ☉德國文學家歌德（Goethe ） ：「人生最重要的 ，是要有偉大目標及達到的決心。重要之事絕 不可受芝麻綠豆小事所牽絆。」 概 說 ☉Stephen R. Covey曾說：「忘掉牆上的時鐘— 提高做事效率，並不表示做時間的主人。找到心 中的羅盤—探索真心所願，才能創造均衡圓滿的 人生」。 —自然原則：又稱農場法則。即必須放下速成的 各種時間管理工具，願意檢視自己的生活、不 斷內省、傾聽內心的聲音、有了深刻的自覺之 後，將時間花費在生命中最重要的事情上。 時間管理前必須要有的認知 ☉少即是多 要利用減法安排工作、財務和健康，拋開不必要的負擔，讓 人生變得更簡單。例如減少時間浪費、減少無用花費、減少 不必要的負荷。 ☉多做「對」的事，而不是做「好」或做「完」事 要揀選「重點」，區隔「輕重緩急」，講求「效率」與重視 「結果」。 ☉建立完整的生涯發展觀念 需將個人的發展、家庭的成長及工作的安排，縝密規劃，訂 出願景作為最高指導原則，以追求幸福與美滿人生。 ☉作時間的主人，不要作它的奴隸 需講求方法、策略「管控」時間，而不要被時間「擺佈」與 「操弄」。 個人在時間管理上的作法 工作 — 減少時間浪費，效率加倍 ☉確定「效率」的真諦 應該訂在「減少未完成的工作項目」，把時間花在真正重要的工 作上，而不是「完成所有的工作」。 ☉簡化工作行程表 ＊step 1 ：將第2天既定的行程寫在行事曆上（早已安排好的會議 、晤面以及早午餐等），然後算出還剩餘多少時間。 ＊step 2 ：將明天預計要做的工作項目列出（不要高估自己的能 力，低估工作的難度，估算之後再加倍，才是完成該 項工作所需時間，否則寧可寬鬆些 ）。 ＊step 3 ：將明天的工作項目清單填入空白的時間中，能填多少 就填多少，其餘的就不要再多想，因為你再也沒有多 餘的時間能完成。 個人在時間管理上的作法 工作 — 有效時間管理，提高效率 ☉八大錦囊作法 ＊將每件事情利用表格予以格式化，依處理先後順序分 門別類。 ＊只要有必須做的事情，馬上就做，面臨問題不拖延， 避免問題堆積如山，導致增加生活壓力。 ＊不要只想著問題，而不拿出行動去解決，應儘快設法 著手解決問題。 ＊設定優先順序，將工作按照急緩程序排列，緊急事件 者優先處理，可緩辦者則在時間充裕時才加以處理。 個人在時間管理上的作法 ＊不是每件事都必須做，面對一些同時出現的問題，要 有所取捨地處理。 ＊學會說「不」的藝術，不要過度承諾，適度地拒絕他 人的要求或請託。 ＊多多利用身邊的資源，請大家一同協力完成會比自己 獨力處理要來得快又好。 ＊不要為了無法解決的問題及無謂的事情鑽牛角尖和煩 惱。 個人在時間管理上的作法 ☉花時間仔細確認工作目標 ＊目標的意義不僅在於最後期限或是要達成的業績等等數字的設 定；還在於必須確認老闆要的是什麼（不要事與願違）。 ＊為避免事情從頭來過，最好先做好事先清楚的溝通，可以省去 日後不必要的麻煩。 ☉隨身攜帶筆記本 ＊use 1 ：養成看到什麼、聽到什麼、想到什麼立即記下來，有需 要的時後立即拿起