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基于项目管理的工程档案管理 摘要：工程档案是记载工程施工活动全过程的一项 重要内容，是工程项目管理的一个重要环节，档案管理工作 就像一根纽带贯穿整个施工过程，是国家的宝贵财富和不可 再生的信息资源，做好工程档案的管理工作不仅对工程顺利 通过验收和工程审计具有重要的意义且对工程后期管理维 护和其他工程设计、管理也有重要的和参考意义。 关键词：项目管理；工程管理； 中图分类号：C93文献标识码：A 一、 档案管理的基本要求 档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章 制度。档案管理人员在收到归档的文件材料后，应及时登记， 并认真做好档案资料的立卷、验收、归档和集中管理工作。 归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规 范》(GB/T50328-2001)的要求。归档的文件资料，其内容 必须准确、齐全完整、真实反映整个建设活动的过程。归档 的材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其 签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的 材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写，归 档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录。 二、 目前工程档案管理普遍存在的问题 （一）工程档案资料管理制度不健全，职责没有落实到 位。 目前，部分工程建设单位在档案管理体制上存在一定问 题，没有设立工程档案管理组织，没有制订应有的档案管理 规章制度，有些建设单位虽然制订，但也不健全。同时，没 有采取积极有效的措施，把档案资料规范管理工作落到实 处。日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设，抓“形象 工程”，只注意安全生产、工程质量，而忽视了属于内勤服 务范畴的档案资料管理工作。 （二） 管理经费投入不足，保管条件较差。 建设单位中，只有少数单位有独立的档案资料室，但也 存在装具不足情况，有的档案资料只能成捆堆放在地上，档 案“六防”措施上更是难以落实，不利于档案资料的安全保 管。 （三） 管理人员专业知识不强，业务水平不高，管理欠 规范。 建设单位工程档案资料管理人员只有少数几个是专职 人员，并经过档案部门的业务培训，而大部分档案资料管理 人员是临时调抽，并身兼数职，有的由负责施工管理人员兼 任，有的由单位办公室人员兼，既没参加过正规的档案业务 知识培训，平时又杧于应付手头日常工作，所以就很难在档 案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管 理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工 程施工建设进度相脱节情况，档案整理归档处在相对滞后的 状况上，造成工程资料不能有序规范管理，呈现零散状态， 随着资料的堆积，整理归档势必跟不上去。 （四）工程档案没有被充分利用。 工程档案深层价值的挖掘，利用几乎很少单位能做到。 很多档案中该体现的汇总、分析、统计的数据都没有实现。 建设单位建设的各类似工程不能通过档案给其他待建工程 提供参考，许多项目经历的事件仅存在于事件发生当时及事 件当事人的头脑中，无法从事件中提炼经验和教训。如几个 项目出现类似的工程变更，这说明工程变更仅在项目本身作 了纵向管理，却没有在建设单位进行横向的比较管理。 三、科学精致的流程图保障档案管理的完整性、高效性 以基本建设程序为主线，建立工程档案管理流程。（详见附 文一）。 四、利用好工程档案、体现档案价值 工程档案不仅是告诉别人我们做了些什么，还应是通过 录入、汇总、统计、分析后，对项目管理起到促进作用。利 用工程档案来控制工程项目建设活动流程及各项业务的规 范性，利用档案来监督、促进工程的建设。 利用工程档案，除传统的纸质档案的查阅方式外，更符 合时代发展、更便捷的是利用工程档案信息化产生的信息， 来使用工程档案。 1、 可以建立工程档案管理信息平台，根据建设单位的 实际情况及对档案管理的预期效果，委托软件开发公司，引 进适合的软件系统，建立工程档案管理信息平台。 2、 除专业的软件管理系统外，也可利用日常办公软件， 例如excel、word等，进行工程档案管理电子化，便于工程 档案利用。 、以项目为单位，从项目的立项到财务审计完成为 止，以资金发生时间为顺序，建立项目资金费用表格。填报 项目的年度投资计划、财务年度预算、月度产值、资金实际 支付情况(包括工程变更的预算费用)、工程审计情况等内 容，为项目的资金计划编制、成本控制、进度情况、各类报 表的填报以及加快工程审计及财务审计提供基础性资料，便 于项目的参与者了解项目的资金等情况。 、建立重要文件的电子版本。 相关职能部门的批复意见：对于项目项建书批复、选址 意见、用地预审意见、建设用地许可、可研批复、交评意见、 初步设计批复、概算批复、施工图审查意见、用地批准书、 中标通知书、工程规划许可证、施工许可证、工程界定表、 工程移交单等相关职能部门的批复意见进行扫描存档，以增 加档案的安全性