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基于信息数字化背景的高校档案管理研究 乌E雪军金献夫宋建君 提要I信息技术的飞速发展为高校档案管理工作的电子化提供了巨大的可 能性。高校档案管理的数字化无疑会对高校的发展产牛巨大的推动作用，它是社 会发展的一种必然趋势，作为高校档案管理人员理应顺应这种趋势，探索更为高 效的工作方式。 关键词I高校 数字化背景 档案管理 中图分类号| G647 作者信息|郭雪军，1967年生，浙江宁波人，中国计量学院档案馆副研究馆 员，研究方向：档案管理，310018o 基于信息数字化背景的高校档案管理比传统的管理模式更加准确、便捷，它 使档案的利用率提高，使用成木降低，为高校更加科学的管理体系的形成提供了 强大的技术保证，同时也为改善高校档案的服务质量提供了有力的支撑，符合当 今信息社会发展的要求。 一、传统的高校档案管理方式的不足之处 （一）部分高校忽视档案管理工作 有些高校认为档案管理工作并不能直接促进高校的发展，档案管理工作的高 效与否与高校的教学业绩考核排名、毕业牛就业率排名、高校综合竞争力排名等 等这些硬性指标没有明显的关联，因而档案管理工作无足轻重，这种错误的看法 导致部分高校在思想上不重视档案管理工作，特别是高校的部分领导也缺乏对档 案管理的深刻认识，片面地认为档案管理就是整理、保管、查阅档案信息等简单 的工作，久而久之，档案管理工作受到的关注越来越少，高校档案管理部门的工 作积极性严重受挫，很少参与到高校的日常工作，特别是重点工作和中心工作之 中去。 （二）信息资源流失严重 有的高校缺乏专门的人员负责信息资源的收集、保存和归纳，信息资源 的可靠性、真实性和完整性得不到保障，特别是对保存和利用价值很高的档案信 息不注意保护，致使许多垂要的信息资源丢失或损坏；有的高校缺乏对档案管理 部门的监督与管理，导致其工作过程中遇到的问题得不到及时纠正与解决。 （三） 档案管理体制不完善 我国高校内部设置有多个不同的部门，每个部门都有各自的档案信息。高校 作为一个整体系统，应当从宏观的角度整合各个部门的信息，对相通的信息进行 共享，对不同的信息进行分类总结，但实际情况是，多数高校没有建立起全面系 统的档案管理体制，致使高校的各个部门不得不自行整理档案信息，这样做不仅 容易导致信息资料的流失，而且也容易造成人力资源和物力资源的浪费。 （四） 纸质档案的保管难度大 面对繁杂的信息，管理人员需要运用高效的方式对信息进行管理与检索。但 是受各种因素的制约，有些管理人员做不到这一点。我们知道，有一些历史比较 久远的书籍，上面的文字已经模糊不清，不容易辨认，同样的道理，纸张档案保 存也有年限限制，稍不注意就会发生水解和氧化反应，造成不可挽冋的损失。 有些高校建校时间比较长，拥有大量的档案资料，为了最大程度地减少这些 档案资料的丢失，许多高校会建立专门的档案馆馆舍，在当今土地资源日益紧张 的状况下，土地的价格愈发昂贵，因此，高校为建立--座档案馆需要投入人量的 资金。另外，档案馆建成之后，高校必定要对其进行定期维护，维护工作需要专 门的设备和专门的人员，成本进一步加大。 （五） 档案管理工作繁重，工作效率低下 随着高校规模的不断扩大，高校档案管理工作的任务更加繁重，工作效率低 下。高校的教职工和学生数量比较多，基建项目十分庞大，教学、科研任务多， 档案资源丰富，名目繁杂，这些情况都在一定程度上加人了高校档案管理工作的 难度，不利于档案资料的科学管理和全面利用。 （六） 档案管理手段无法做到及时更新 在计算机技术不发达的年代，人部分高校的档案管理工作对象都是纸质档案。 受技术水平的制约，对档案资料进行管理的方式主要是通过人工的记录、装订和 归纳，人工的劳动量大但是效率不高。 现如今，计算机技术的迅速发展加快了信息更新换代的速度，许多高校为了 适应这种变化，在教学、科研领域及吋引进了先进的设备，但是却没有在档案管 理工作上做到与吋俱进。 档案管理人员的素质偏低 无论社会如何发展，人依然是各种工作中最活跃的因素，高校档案管理工作 同样离不开人的参与，因此工作人员的素质会对档案管理工作产生直接的影响。 高校从事档案管理工作的并非全是专业的档案管理人员，有相当一部分是从 学校的其他岗位转岗过来或是年龄偏大、身体较弱的需要照顾的人员，这些人员 没有档案管理方面的专业知识和专业技能，难以胜任实际工作。另外，高校的信 息资源较多，档案管理的程序比较复杂和繁琐，有的工作人员缺乏热情和耐心， 在工作中消极应付，对于实际工作中出现的问题不能积极应对，更不会去主动探 索新方法和新途径。 二、信息数字化背景下加强高校档案管理的对策 (-)有关人员要在思想上重视档案管理 档案管理工作虽然不能在短时间内为高校的发展带来直接的推动作用，但是 用长远的目光来看，它能够间接地促进高校的发展