监理规划信息管理管理办法.doc

监理规划信息管理管理办法 为解决好合同实施过程中有关各方的责、权、利关系，更好地进行三控制及促进工程承建合同的全面履行，进一步促进工程信息传递、反馈、处理的标准化、规范化、程序化和数据化，并确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，将制定工程资料管理办法，建立计算机信息管理辅助系统。 1 信息管理人员岗位职责 1.1总监理工程师职责： 1.1.1对项目文件资料管理控制负责；负责审定项目现场监理机构文件资料管理办法。 1.1.2指定专人负责文件资料的管理。 1.1.3负责批转工程文件、签发各类监理文件。 1.1.4负责对重要的工程文件审批，督促拟定重要的监理文件。 1.2监理工程师职责 1.2.1负责监理文件的拟稿、核稿、送审、施工图纸的转核。 1.2.2对需要归档的文件、资料必须按照要求定期向理人员移交，集中管理。 1.2.3离岗时，按要求办理文件移交手续。 1.3文件资料管理人员职责 1.3.1负责文件资料的收集、登记（收发文登记）、编目、借阅等日常管理工作。 1.3.2按监理档案资料归档要求整理立卷，及时归档，确保监理文件资料的完整性、准确性、系统性，并保证立卷、归档的档案符合国家标准和有关规定要求。 1.3.3保管好工程项目的监理文件、资料，并按要求做好移交工作。 2文档清单及编码系统 2.1建立信息编码系统 2.1.1一级码 依据工程特征及归档要求对工程文件分类及组成进行划分，确定文件号首级码为： 工程文件 发包人 承包人文件 设计文件 监理文件 首级代码 FB CBi SJ JL 2.1.2 二级码 主要依据信息管理的功能划分。 2.1.3 三级码 依据文件顺序划分。 2.1.4 主要功能模块 辅助系统的主要模块包括：投资控制子模块、进度控制子模块、质量控制子模块、合同管理子模块、行政事务子模块等五个子模块，并通过数据库在模块之间建立直接、判断、循环调用以及信息传递等。 2.2 文档清单及编码系统 文档清单及编码系统一览表 编码 名 称 编码 名 称 编码 名 称 J 监理文件 1 监理规划、细则及内部管理材料 2 开工申请及审核签证 3 监理工程师指令单、填筑单、联系单 4 质量审核材料 5 工程建设声像材料 6 监理会议纪要、记录 7 监理日志 8 监理月报 9 竣工验收材料 10 其他 3文档管理计算机管理系统 3.1可以进行收发文登记，可以增加和插入新记录。 3.2进行多种项目的查询，如按文件标题查、按文号查、按收发日期查。 3.3能将当年的收文和发文按照发文单位、保管期限和发文日期的次序，自动组合案卷，自动建立案卷的卷内目录，打印卷内目录和案卷的目录簿。 3.4提供方便的系统自动维护功能，自动拷贝备份数据，自动重新建立索引文件等。 4文件资料归档系统 现场监理机构将档案工作纳入工程建设的全过程，按总监理工程师负责制、分级管理的原则，建立监理信息管理小组，派专人进行档案管理工作。现场监理机构依据工程监理合同、工程承建合同，国家、部门颁发的工程建设管理法规（如水利部水办[1997]275号《水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》）、施工技术规程规范、工程验收规程、工程质量检验和评定标准等文件制定工程资料管理办法、常用报表及格式立卷，并发送各承包人，要求在合同实施过程中，合同双方的一切联系、通知等，均以书面文字为准。 建立工程资料处理制度，包括收文、发文制度。收文、发文必须进行登记、统一编码；所有发文必须签署监理工程师姓名、文件处理日期，并需加盖现场监理机构公章，严格按照收发文、发文处理流程进行收发文；重要的或有合同时限规定的监理文件在送达签收时，应注明签收人、签收日期和签收时间；工程档案必须做到完整、准确、系统，并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备，所有归档材料必须用黑色钢笔填写（包括拟写、修改、补充、注释或签名等），做到及时进行收集、整理、入盒、维护，定期对存档文件进行清理、汇总、编写卷内目录，直至立卷。并对于工程有关的资料应严格做好保密工作； 要求各承包人资料进行专人管理，文件资料进行合理编号。过程中定期对承包人资料的归档情况进行监督、检查，保证资料的准确性、真实性；工程后期要求承包人必须严格按照有关规定进行竣工图的编制与整理，归档资料的质量、数量需经监理审查合格后，方同意组织竣工验收，最后向发包人和工程管理单位移交。 4.1凡要求立卷归档的材料，现场监理机构人员必须按照要求，定期向现场监理机构资料管理部门或资料管理员移交，集中管理。 4.2对凡是反映工程监理活动，有保存利用价值的文件材料（即文件、图纸、图表、质量签证单、工程变更、处理方案等不同形式的载体）均应归档。 4.3为了保证案卷质量，监理档案应按国家和水利部有关规定