圣美汽车贸易公司收发文管理制度.docx

圣美汽车贸易公司收发文管理制度 第一条 适用范围 公司外来文件（包括传真）、公司内部文件（红头文件、通知、决定、通报）。 第二条 收文管理办法 1、签收：收文统一由行政部内勤签收、拆封，急件应注明签收时间。 2、登记：凡以本公司为收文对象的公文一律由行政部内勤登记。登记内容包括公文标题、字号、发文机关、收文日期、份数等，历次收文按照收文顺序登记。 3、拟办：行政部内勤将收到的公文登记后全部交行政部经理，由行政部经理提出处理意见。紧急公文，拟办意见中应有明确的办理时限。 4、签批：行政部内勤按行政部经理提出的处理意见分送相关领导签批。需要总经理签批的文件交给秘书办相关人员呈报给总经理。 5、分送：由行政部内勤按照行政部经理或有关领导的签批意见分送其他有关领导和有关部门。从签收、登记、拟办到分送，时间一般不得超过1个工作日。 6、传阅： （1）公司领导批示的文件由行政部内勤送有关人员和部门阅知。阅文时间一般不超过2个工作日，急件当天阅批。各级领导阅、批公文应仔细、认真，阅毕应签上姓名，并注明日期，不得圈阅；需要签署具体意见的，要明确、具体。 （2）公文传阅应做到准确、及时，避免漏传、误传。公文传阅一般不横传。传递公文，应办理签收手续。收件人收到公文后应签署姓名；退回公文时行政部内勤应当面注销，避免丢失。 7、承办：上级机关要求办理、领导批示办理及其他需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级机关批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部送领导签发上报。 8、回传抄告：承办人员办理公文完毕要回复来文单位。把办理情况写明在文件首页或文件办理单上指定位置，将有领导签批的文件首页或文件办理单复印回传给签批过此件的各位同志和来文单位；同时把文件连同文件办理单原件传回行政部，承办部门留存复印件。 9、跟踪督办：已送领导传阅批示或交有关部门办理的公文，行政部专员、行政部经理或总经办相关人员要及时检查催办，以防漏办或延误。 10、保密：阅办公文，尤其是重要和机密文件，应严格遵守保密制度和办文规定，任何人不得将文件随意搁放，带到公共场所或带回家中，以防泄密或丢失。 11、文件丢失，应及时报告行政部。对丢失文件造成后果的，按《保密法》有关规定处理。 12、管理：收文办理完毕后应交回行政部，由行政部内勤统一管理，每年一月和六月上旬移送档案室归档。 13、清退：凡需清退的文件，各部门应在文件办理完成后立即交行政部，由行政部内勤交行政部经理做出存档、销毁或者其他处理决定。 第三条 发文管理办法 1、文件起草：公司各类文件的起草由相关责任部门按要求起草、经相关总监审核批准后，进行打印、签批。文件起草需遵守公司规定的公文格式，包括主送单位、正文、附则等。具体参考附件。（以下关于文件起草的格式要求适用于公司级重大事件性文件的格式要求，包括但不限于：公司人事任免、组织架构调整、机构撤销与合并、其他重大事件等；各中心各部门下发的通知通报类按照后附模板格式执行即可） （1）标题：由发文部门名称、文件主题和文种组成。标题中的发文部门须用全称。 （2）附件：附件名称写在附件栏内后面，应与附件标题一致。附件装订在文件之后。 （3）主送：主要受理文件的部门。主送部门应用全称、规范简称或同类部门统称，写在主送栏内。上行文主送机关规范简称：公司各中心、各部门、分（子）公司。 （4）抄送：主送机关以外需要告知文件内容的上级、下级和不相隶属的机关，抄送机关按上级机关、平行机关、下级机关顺序排列写在拟文笺抄送栏内。一般不抄送个人。 （5）主题词：填写在主题词栏内。 （6）份数：按印发份数填写，规定需电子公文报送的，由行政部内勤按程序报送后，印2份存档；其他情况视需要确定份数，留2份存档。 （7）正文：文件主体。要求：观点准确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文字精练，用语贴切，篇幅简短，标点符号使用正确，文字规范。不能用彩色笔、圆珠笔、铅笔书写或修改。 （8）凡本公司发出的文件都应注明联系人和联系电话，需要回复的要注明回复时间。联系人、联系电话和回复时间写在文件正文之后，成文日期之前，用小括号括起。 （9）日期：位于落款之后。文件日期为领导签发日期，日期按要求书写。 2、签批 （1）签批权限规定： ①向政府有关部门报送的请示和报告，由总经理审签，法定代表人签发； ②以公司名义上报和下发的涉及全局性、重大经营项目、重要工作部署的文件，由总经理审核，董事长签发； ③其他文件由总经理签发； ④有严格时间要求的文件，若主要领导或相关领导因故不在，其委托的其他领导可以代签。 ⑤以本公司为主的联合发文，在领导签字后由承办部门送联合发文的其它