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{品质管理质量认证}质量 管理体系程序文件 4.3 文件的编写、审核、批准、发放 文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的： a) 质量管理手册由机电科负责组织编写，总经理审核并批准发布，由机电 科登记、发放； b) 程序文件由机电科负责编写，由管理者代表审核并批准发布，由机电科 登记、发放； c) 支持性文件由各部门分管负责人组织编写、汇总，由分管矿长审核并报 矿长批准发布，由机电科备案存档，各部门登记、发放； d) 应确保文件使用的各场所都有得到相应文件的适用版本。文件的发放、 回收要填写《图样(文件)发放、回收记录》。 4.4 文件的受控状况 4.4.1 《质量管理手册》由管理者代表批准机电科编号发放。 4.4.2 《质量管理体系程序文件》及与质量管理体系运行（含审核）有关的其它 文件的发放，由机电科负责发放。 4.4.3 文件的识别 a)文件分“受控”“和非受控”两种状态。机电科对受控文件加盖“受控”章。 b)所有受控文件均应标明现行修订状态，以保证文件是有效版本，其中文件的版 本号为 A 、B 、C 、….依次排列，修订状态为 01-09 。 c)作废文件应加盖“作废”印章，同时收回作废文件，由机电科统一销毁，有参 考价值的文件应加盖“作废留存”章存档，防止文件的非预期使用。 4.5 文件的更改 4.5.1 当文件需要更改时，由机电科填写《图样（文件）更改申请单》经管理者 代表批准后，机电科将通知单发至文件持有者。 4.5.2 更改方式采用划改或换页的方式进行，各部门针对更改通知内容进行更改。 划改时，只准把需改动部分用单线划去，不准涂黑。 a) 《质量管理手册》由机电科组织相关部门更改，填写《图样（文件）更改 申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由机电科发放； b)其他文件的更改由各相应部门填写《图样（文件）更改申请单》，经原审 批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。 4.6 文件的保存、作废、处置 4.6.1 文件的保存 a)各部门将本部门的质量管理体系文件填入《质量管理文件清单》中，由本 部门负责保管。机电科定期对各部门文件保管情况进行检查； b)文件应存放在干燥通风、安全的地方； c)任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准自行外借，确保文件清晰、易于 识别和检索。 4.6.2 文件的作废与处置 作废文件按原发放渠道做回收处理，需留作参考时，领用部门应在发文登记表备 注栏注明“作废留存”字样，并在文件封面或首页加盖“作废留存”印章，以确 保防止作废文件的非预期使用；作废失效文件处置时，须由总工程师和管理者代 表批准。 4.7 外来文件的控制 4.7.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效性。 4.7.2 技术科负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号，分发 到相关部门，并收回旧标准。 4.7.3 各部门要把所用标准及其有关文件填写《质量管理文件清单》，并报技术科 备案。 4.7.4 对于承载体非纸张的文件控制，参照上述规定执行。 Q/DTKY-CX-2010A-02 记录控制程序 1 目的 对质量管理所要求的记录予以控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运 行的证据。 2 范围 适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。 3 职责 3.1 机电科负责记录的归口管理。 3.2 各部门负责各自记录的控制和管理。 3.3 机电科负责保管超过一年的质量记录。 4 程序 4.1 记录的载体 记录的载体可采取多种形式，可以是书面的，也可以存贮在计算机硬盘或优 盘上。 4.2 记录的标识 记录的各部门用年份、月份和顺序号来标识，见《文件控制程序 4.2.1》。 4.3 质量记录的收集、填写与传递 4.3.1 质量管理体系运行过程中形成的记录，由各部门负责收集整理，需要时， 按类别、年、月、形成时间、顺序号整理装订成册。 4.3.2 记录用钢笔或圆珠笔填写，填写时要正确、规范、完整。因笔误对记录进 行更正时，只允许划线修改，不允许涂改。 4.3.3 需传递的记录（包括信息和数据），按相关文件的规定传递到位。 4.4 记录的贮存、保管和归档。 4.4.1