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文件管理知识培训 2017/9/24 文件管理知识培训 文件管理的要求 文件管理的现状 三、文件管理的整改要求 2017/9/24 文件管理的要求 1、体系文件包括 ①手册、程序; ②方针、目标指标文件 ③产品标准、检验试验方法标准,技术 条件/协议,工艺操作、质量检验试验 设备操作/检修、安全操作、检定/校准等 规程; 2017/9/24 文件管理的要求 ④管理性文件(管理制度、规章等); ⑤其他计划、考核类文件(如生产计划、 检修计划、经济责任制考核方案等)。 2、文件应经制定、审批 2.1制定 ①文件编制不得违反国家及地方的法律、 法规和法令。必须注意文字简练、准确、 通顺,文件不得多层引用,内容切实可行。 2017/9/24 文件管理的要求 ②第一和第三类文件由归口部门/单位 负责编制并填写[文件制订、审批表],报 审查批准人员审查批准。 ③第二、四、五类文件是由归口管理部 门/单位以三钢公司公文方式发布的文件, 按《公司公文管理办法》执行。文件编制 时应确定是否为“受控”文件。 2017/9/24 文件管理的要求 2.2审查 文件审查由部门/单位的负责人审查或 相关部门传阅会审。审查或会签提出的意 见,交文件编写人员落实处理,经修改后 再报负责人签署后报批准人批准。审查人 员对审查通过的文件的适用性负责。 2017/9/24 文件管理的要求 3、发放 ①编制部门/单位的文件管理员负责建 立本部门管辖范围内的[部门控制的文件总 清单],并上传QEOM网站上的“文件记 录清单”栏目中。 ②发文部门可根据文件的保密性质决定 是否上传至QEOM管理体系网页,涉及保 密内容的受控文件不得在网络上公开发布。 2017/9/24 文件管理的要求 ③受控文件(指前四类文件)的分发,由 各单位文件管理人员负责发放到相应岗位。 操作岗位应有必要的指导/规范操作的文 件 ④以书面形式发放文件,应由文件管理 员打印文件、填写[发文单]、加盖“受控 印章、注明分发号,以确保文件的可追溯 性。接收单位应在[发文单]上签名。 2017/9/24 文件管理的要求 ⑤文件以电子文件的形式发放后,如需 要受控的纸质文件应由本部门/单位文件 管理员将文件打印成纸质文件,并按 5.4.5条规定,盖“受控”章,注明分发 号,填写[发文单]进行发放。 2017/9/24 文件管理的要求 4、文件的修改 临时的修改可以采用划改的方式进行, 但应签名,并注明更改日期 部分修改可以下发文件修改通知单 换版则应下发作废通知单 2017/9/24