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金马大厦采购管理控制程序 1、目的和范围 1.1 对采购过程和供方进行控制，确保采购的产品符合规定要求。 1.2 本程序适用于酒店内部的采购活动及相应合格供方的选择、评价 和控制。 2、职责 2.1 总办、财务部负责组织对供方的评价和选择，制订并实施采购计 划以及采购品的验收。 2.2 工程部、厨房部、餐厅部、客房部等部门参与对供方的评定和申 报采购需求计划，必要时配合采购和验收。 2.3 库房及使用部门负责供方原物料质量的检查。 3、工作程序 3.1 采购产品分类 3.1.1 食品：包括库存食品和非库存部门使用的鲜活品。 3.1.2 饮品：包括库存饮品（饮料、酒类）及各餐厅酒吧使用的饮品 （饮料、酒类）。 3.1.3 物品：客用日常百货、印刷品和办公用品等。 3.1.4 工程和能源用品：工程工具、工程用材料和燃料等。 3.2 供方的评价选择 3.2.1 根据供方按酒店要求提供产品的性能、服务、价格和质量等方 面对其进行选择和评价。 3.2.2 评价和选择原则： a） 具备生产和销售的资格，其产品符合行业质量规定； b） 通过质量管理体系认证的厂家或商家； c） 经过本酒店长期使用或其他酒店使用证明产品质量可靠； d） 对供应商提供样品进行试用后效果良好； e） 了解供方的顾客满意度和信誉情况； f） 提供产品质量稳定、价格合理、交货及时且服务周到。 3.2.3 评价方式和步骤： a） 评价可采取审批、会签、会议和现场考查等不同方式； b） 评价的重点是对顾客有直接影响、涉及大量金额及新选供 方； c） 对长期供货的供方，可直接由主管副总经理审核，总经理批 准； d） 需要征求其他部门意见的供方可采取相关部门会签，主管副 总经理审核后，报总经理批准； e） 对于新选择的供方或涉及大批量进货时，可以召开相关部门 参加的评审会议共同评价后，报总经理批准，必要时组织现 场考查； f） 经评价选择后，由总经理批准签约作为采购的依据。 3.3 采购控制 3.3.1 库存食品和物品。日常用的蔬菜、粮油、米面、干货、调味品 的功能由部门填写“每日采购单”由行政总厨、采购部签字后选质美 价廉的物品订货。库存的酒水、粮油、米面、干货、调味品，客房用 的易耗印刷品和清洁用品，库房在平衡库存的情况下，上报申购计划， 日常补货由库房填写“申购单”，经财务部、总办审核，总经理批准 后，采购员定期补充。 3.3.2 鲜活食品。鲜活食品由厨房部填写“采购申请表”，经行政总 厨批准后，由采购部订购，次日到货。 3.3.3 工程和能源用品。工程部根据每月的日用量和维修计划申报需 求，填写“采购申请表”，由总办、工程总监审核后，报总经理批准 后，工程部配合采购。用于专项工程和技术改造的采购品，由工程部 提出专项报告，总经理批准后采购。 3.3.4 临时及紧急采购品。计划外的临时及紧急采购，由使用部门填 写“申购单”如属紧急采购需在申购单的右上方注明“加急”字样， 由部门总经理批准后可先采购，再以正常审批程序向采购部申请。临 时急需食品，由行政总厨批准，总经理口头批准，采购部及时购买。 3.3.5“采购申请表”应注明所需品名、数量、规格、牌号（或型号）、 质量和价格等要求。 3.3.6 应向合格供方进行采购。临时、少量、急用采购品无法向合格 供方采购时，可以采取“货比三家”的方式，选购质量合格、价格合 理的产品。 3.4 签约 经批准的合格供方，由财务部负责签约，合同或协议中应明确质 量控制要求和质量争端解决方法。 3.5 采购产品的验收 3.5.1 采购产品按收货规定进行验收。 3.5.2 如需要在货源处进行现场验收的产品，应当规定验收的要求， 以便实施。 3.6 对供方的动态管理及质量控制 3.6.1 根据采购品的批量大小、重要程度（尤其是对顾客的影响）和 供方的质量保证能力，对供方实施不同程度的控制。 3.6.2验收和使用部门应向采购部门反馈采购品的使用情况及质量情 况，采购部门对出现的质量问题应及时通报供方，并责成供方进行质 量改进，对改进效果不力的供方，由财务部及时予以调整。 3.7 复评 应根据采购品质量和企业业务实际需要，