集团协同办公管理系统规划方案.pdfVIP

集团协同办公管理平台规划方案 一、 需求描述 随着集团这些年的快速发展，已经完成了资本、客户、行业经 验、人才等的初步积累，形成了良好的企业信誉及企业文化，也逐 步实现了集团“创建行业一流品牌”的初期目标。 但与此同时，集 团也遭遇到了大多传统行业企业所面临的发展瓶颈，即通过现有 管理模式、管理手段及资本人力状况在当前严峻的经济 势及行 业微利竞争加剧的时代无法有效推动集团持续扩张发展，因此，集 团制定了新的发展战略，并期通过管理 革及企业信息化来有效 推动并辅助集团的发展战略的落地和执行，籍此为集团带来跨越 式发展，实现在行业内突围乃至成为行业的领导者的战略目标。集 团信息技术中心将在为来数月围绕集团新的发展战略来编制集团 的信息化建设规划，而以工作流和提升集团基础管理为核心的集 团协同办公管理系统是集团信息化建设的基石。 集团当前的信息化基础相对来说是比较薄弱，除了财务在用 金蝶 KIS 系统及市场部主导外包开发的工程信息系统外，集团内 部没有任何信息化建设的概念，或者有也多是停留在想象的概念 中，内部管理还是沿用传统的手工化模式，信息的共享和传播更 多的是通过 QQ 群的方式来实现，工作效率相对较低，部 门之间相 互推诿责任的现象比较严重。经过前段时间对各部 门相关负责人 的访谈，大部分人员都提到了希望通过信息技术手段来提升和改善 公司当前的手工管理方式，用以杜绝或改善目前相互推诿责任的 情况，并希望优化管理流程，提高执行力以提升集 团整体经营管 理水平。同时，为了符合进入资本市场需求，集团正在进行管理 革，并请了德勤公司做管理咨询，全面梳理集团的组织架构和业 务流程，但实际落地效果并不明显。坦率地说，目前内部管理相对 是比较混乱的，更重要的是，集团通过 10 多年发展所累积下来的 好的管理经验、文化及制度并不能在当前基础下有效继承和传播。 因此，集团现阶段迫切需要建立一套集成科学管理模式的协同 办公管理平台，以贯彻和落实集 团高层领导的战略意 图，并将 集 团特色的、经过咨询公司梳理后有效的管理经验固化为具体 的、统一的工作规范和流程。并期通过协同办公管理平台的建 设，强效推动集 团管理标准化、规范化、体系化、流程化的实行， 把传统的面向职能管理转变为面向流程管理，将业务的审核和 决策点定位于流程执行的节点，缩短信息沟通的渠道和时间，有 效提升集 团整体工作效率，增强协同工作能力，保证集 团持续 的知识经验积累、沉淀和转移，实现全集 团范 围内的知识共享 和信息共享，从而让集 团在信息瞬息万 、高时效竞争环境下 的今天从管理基础上立于不败之地。 二、 建设目标 集 团协同办公管理平台的建设实质是将集 团及分子公司的主 要业务过程和管理过程在其体系范 围内统一标准化、流程化、信息 化、网络化，并通过系统来整合所有信息资源，优化内部管理，有 效控制和降低经营成本，向流程化、规范化要效益。让集 团各部 门、 各分子公司、各项 目部的各岗位职员把协同办公管理平台作为协 同工作和信息管理的最佳载体，通过 PC 、笔记本、PDA 甚至手机 轻松实现远程办公、移动办公，使分布于不同地域 间的各分子公司、 项 目部、出差在外的员工快速的建立与总部或各相关单位的工作 联系，形成集 团的整体信息共享和传递网络，让合适的角色在合适 的位置获取合适的知识并充分发挥其的主观能动性，并真正让数据、 信息能够转 成为一种能指导人们行为的意念和能力。以下为建设目 标归纳叙述： ◆ 统一平台，集成办公环境 集 团总部、分子公司、项 目部、移动出差人员都可以随 时随地 在统一桌面环境下一起办公，全部信息一目了然，第一时间掌握最 新动态，准确、及时、高效。 ◆ 管理提升，降低经营成本 规范集 团管理制度，建立统一标准、优化业务流程，减少中 间 环节，着重提升执行力。节约纸张浪费，降低办公 费用，避免重复 劳动，加强对人的日常工作管理及考核。 ◆ 沟通顺畅，信息传递畅通 排除因信息不畅带来的羁绊，加快信息传递和交流，减少 信息在途时间，提高信息的实效性。缩短领导与各职员、各部门、各 单位 间的