工程公司档案管理制度.docx

工程公司档案管理制度 一、总则 行政部为公司档案（除财务档案资料之外）的归口管理部门，按档案管理规范分 类、整理、保管和提供借阅服务。 二、归档范围 在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本公司关系很密 切的文件材料。 行政档案： 法律文件：公司章程、资质证书、营业执照等的复印件。 日常行政文件：公司内部的通知、通报、会议纪要、总经理会决议等文件、年终 总结和工作计划，以及上报公司和行业主管部门的请示、报告，同级单位的函， 资料等。 公司管理制度：管理制度、流程、三标体系文件等。 人事档案：员工档案、薪资结构、薪资表、奖惩记录、保险、劳动合同等。 外来文件：政府机关或上级主管部门、行业主管单位、业主发放的文件等。 工程技术档案：有关工程建设的文件、资料、图片、图纸、设计变更、工程合同、 竣工资料，以及安全管理资料等。 各种合同、协议、招投标文件、预决算报告等。 图书、杂志：公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志、政策法规等。 客户档案：客户基本资料、与客户往来的资料、客户满意度调查、售后服务记录 等。 三、归档时间 凡各部门发出或公司下发文件时，应交由行政部归档。一项工作已完成时(包括一 个工程已完成、一次会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，将该项 工作形成的全部文件材料，系统整理后送交行政部归档。 外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时 交由行政部归档。 年度工作总结、各种年报，应于翌年一月底前交行政部归档。 每年的三月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档 的全部文件材料移交行政部归档。 四、归档要求 正文主件和附件、请示与批复、来文与复文一起归档。 归档文件材料注意：检查应盖公章是否完整，文件没有标题应加上标题，内容、 摘要、文件没有标明日期的要标明日期。 归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。 归档的照片、录音带、录像带、光盘要一一附上文字说明。 凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起， 按文件的先后时间排列好。 归档文件资料以A4纸为标准，不足A4纸的需粘贴到A4纸上。 归档文件资料有破损的，须粘贴完好后再归档。 五、档案的密级 直接影响公司权益的重大决策文件、技术资料、产品研发资料为绝密级。 公司重要合同、决议、重要会议记录、经营情报及客户资料、公司经营状况、财 务统计报表等为机密级。 员工工资、公司所掌握的尚未公开的各类信息为秘密级。 具体文件由公司确定密级，在行政部备案。 六、保管期限 永久：主要指永久性保存。 长期：15年。 短期：5年。 临时：1年以下。 七、立卷方式 工程档案立卷：按项目运作阶段分： 工程施工前资料：包括招投标文件资料。 工程施工中资料。 工程竣工后资料。 其它文件资料立卷： 按年度分。 按保管期限分。 按部门分。 按项目类别分。 八、图书档案建立 图书资料分类： 法律法规、技术规范。 专业技术图书。 管理类图书。 杂志类。 图书资料购买后须到行政部登记，然后再办理借阅手续。 九、档案的借阅 公司领导借阅档案时，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 其他人员需借阅非密级档案时，经部门经理，行政部经理批准，并办理借阅手 续。 借阅密级档案时，须经常务副总，总经理批准，并办理借阅手续。 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改、裁剪、撕毁，注意安全和保密，严禁 擅自复印、转借、遗失，并应及时归还。如确属工作需要复印，凡属密级档案， 必须由总经理批准方可复印；非密级档案经行政部经理批准方可复印。 外单位人员查阅公司档案，需经公司有关领导签字批准，方可查阅，但不得抄录 或借出。 档案管理员有权随时追回超期借用文档。 十、处罚 凡由于借阅档案后泄密的人员处以100元——1000元的罚款。 给公司造成经济损失的，除赔偿损失外，并追究其法律责任。 除处罚本人外，审批人要负连带责任，给予以相应的处罚。 档案管理人员更应该保守档案秘密，如有泄密，须接受公司严厉处罚。并视情节 严重性程度，做出进一步处理。 十一、档案的销毁 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。 行政部应定期组织对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值 的档案，登记造册，经总经理批准后，方可销毁。 销毁时需有两人以上参加，并在销毁清单上签字。 注：财务档案资料由财务管理中心负责保管。