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看 Office 中的批处理 引言 批处理只是一个笼统的概念，它包含了许多种 功能，我们常用到的 Office 的三大软件中随处都有批处理的身 影，如宏的录制、替换和查找、批量改变图片大小等。利用批处 理功能可以轻松实现一次性批量执行大量的数据， 得心应手并贴 心优化工作时效。下面笔者以Office 2016为例（注：Office 2007 以上版本均适用以下方法），结合教学中遇到的实际问题，介绍 一些常用的批处理功能。 Word批量生成信函 制作信函内容的数据源数据库（学生信息） 首先启动 Excel 2016 ，在 Sheet1 工作表中录入如图 1 所示 的“学生信息”数据。 将“学生信息”作为信函的数据源保存在 指定文件夹中，如“ E:\学校文档”文件夹。另外，制作信函 数据源也可以利用 Word表格制作，或者使用数据库的数据表格 制作。 制作信函的主文档 建立主文档与数据源的链接 打开“致家长信函”主文档，执行“邮件-选择收件人-使 用现有列表”，在弹出的对话框中选取在 Excel 中的“学生信 息”文件，点击“打开”按钮弹出如上页图 3 所示的“选择表 格”对话框，选中Sheet1$工作表，点击“确定”之后即使学生 的数据信息和主文档成功建立链接。 在主文档中插入域 下面的任务需要把各种数据导入至主文档。 首先将光标移至 信函内容“尊敬的”之后， 执行“邮件f插入合并域”， 这时会 出现如图 4 的内容。选择“学生姓名”项为主文档插入“学生姓 名”域。同样的方法依次在正文第三行的第一个“，”前插入 “学生姓名”域，在该“，”后插入“性别”域，再将光标移至 “左眼视力”之后， 插入“左视力”域等， 即在合适的位置插入 对应的域名。任务完成后会在插入域后的地方多出类似“《》” 的符号， 该符号表示被插入域名的位置和名称， 同时也方便教师 核对该处域名的插入是否正确。 此外， 为了让插入域后的数据突 出显示，可分别为插入的域设置合适的字符格式（如图 5），如 字体、字形、字号和颜色等变化。 预览信函、完成合并 当然，日常教学中教师还会遇到一些类似的操作， 如怎样一 次打印所有的获奖证书？怎样一次打印所有学生成绩单？其实， 它们的操作方法和设计信函是一样的，仅仅只是内容、格式、数 据的不同。 教师只要确保提供的数据信息准确， 设计的主文档内 容合理，利用 Word的“邮件”功能建立数据和主文档之间的链 接，把域名插入至正确的位置， 一定能够成功得到合并之后的文 档，收获一次打印后的成果。 Excel 批量添加前缀或后缀 使用 Excel 软件时，教师经常需要在单元格中输入相同的前 缀或后缀， 这样的操作虽然简单， 可若逐个单元格都需要输入的 话，不但工作量大而且繁琐枯燥。 这里笔者和大家分享一个 Excel 中批量处理的小技巧， 即让单元格自动添加前缀， 或者快速增加 原有文档的前缀。 首先，选择新的单元格， 然后写入公式“ = 前缀 原内容单 元格编号”， 或者“ =原内容单元格编号 后缀”，注意公式中 的引号要在英文状态下输入。 完成后拖动右下角的句柄即可显示 批量完成后的效果。 下面以添加后缀为例展现操作过程， 为第二列表示水果价格 的数字添加单位。选择单元格 B1，写入公式“ =A1元/千克” 后点击回车键生成如下页图 6 的效果，拖动 B1 单元格的句柄可 看到批量生成后续行的内容。和 B列相比，C列中被单位名称衬 托的数字显得更有意义。 另外，如果需要覆盖原有的内容， 通过简单的复制粘贴就能 轻松搞定。 以上操作使用了公式法为单元格中的某些内容添加前 缀或后缀， 其实借助修改单元格格式的方法也是可实现的， 无论 使用哪种方法都在提高办公效率的同时增加了趣味性。 PPT批量插入图片 利用 PowerPoint 制作班级春游相册时，教师需要将几十张 甚至上百张图片插入。PPT中插入图片的方法有很多，如果通过 “插入-图像-图片”的常规方法，只能完成单张图片的插入。 若使用这个方法将每张照片制作成一张幻灯片， 其机械重复的插 入过程一定会让人抓狂。那么如何一次性把所有的图片插入到 PPT呢？ “相册”会帮你解决这个问题。 首先将待插入 的图片都存放于同一个文件夹。 然后执行PPT中的“插入-图像 -相册”，点击“文件/磁盘”按钮，弹出“插入新图片”对话 框，选择在相册中添加的图片后点击“插入”。接着回到“相 册”对话框， 这里可以适当调整图片在幻灯片中显示的顺序、 调 节图片的明暗度、设置图片的旋转、添加喜欢的相框、设置“主 题”等。 最后， 点击“创建”后将呈现出多张图片一次插入的效 果，省时省力。 在PPT中体现批量处理的功能还有很多，如添加模板 LOGO 标志。当教师设计教学用的 PPT时，通常会在每页中放置学