《新编现代礼仪实用教程》教学课件 第二部分第四章.pptVIP

商务电子邮件 三、注意论述语气 邮件中应多用“请”“谢谢”之类的用语，还应根据收件人与自己的熟悉程度、亲密关系来选择恰当的语气，以免引起对方不适。 四、一次邮件交待完整信息 一次邮件完成一件事情，这就要求发件者要深思熟虑，处理问题全面而周详，不要连发“补充”或者“更正”之类的邮件，以免给收件人造成困扰。 商务电子邮件 五、尽可能避免拼写错误和错别字 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开；如果是中文邮件，应注意不要出现同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 六、合理提示重要信息 在邮件中，合理的提示是必要的，如用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示，但要注意提示不宜过多，以免对方抓不住重点，影响阅读。 商务电子邮件 七、合理利用图片、表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。此时，可以配合图表加以阐述。 八、注意结束语 英文邮件常以“Best Regards﹢署名”结尾，中文邮件常以“祝您顺利”之类的祝颂词结尾。 商务电子邮件 二、接收与回复的注意事项 应定期查看收件箱是否有新邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。 （一）定期查看 应及时回复邮件。一般应在收件当天予以回复，若涉及较难处理的问题，可先发邮件或者打电话告知对方邮件已收到，将择日再予以具体回复。若由于特殊原因未能及时查阅和回复邮件，应迅速补办具体事宜，尽快回复对方，并致以歉意。 （二）及时回复 回复邮件时，必须扣紧对方来信的主题，尽量避免涉及非相关主题的言论。此外，要回复他人信件时，请使用“回复”功能，不要另起标题而造成对方的混淆。 （三）紧扣主题 谢谢聆听 THANKS FOR YOUR ATTENTION 新编 现代礼仪实用教程 第三部分 政务礼仪 目 录 CONTENTS 1 2 3 商务礼仪概述 馈赠与受赠礼仪 拜访与接待礼仪 4 商务信函礼仪 5 商务会议与仪式礼仪 6 推销礼仪 第四章 商务信函礼仪 书 信 01 02 03 请柬和邀请信 聘 书 第四章 贺 卡 04 05 06 商务启事 商务电子邮件 商务信函礼仪 书信 书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。商务活动中使用书信，不仅可以传达自己的思想感情，而且能给收信人以“见字如面“的亲切感。 一、书信的结构 1．称呼 称呼是写信人对收信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都以“敬语＋称谓”的形式组成。称呼单独占行，顶格书写，后面加冒号。 （一）笺文 笺文即写在信笺上的文字，也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝颂等。笺文是书信内容的主体。就总体来讲，笺文由以下几个部分组成。 书信 一、书信的结构 书信 2．启词 启词是笺文的起首语，可有多种表示法，如问候式的“您好”等，思怀式的“久不通信，甚为怀想”等。公务书信的启词还可用兹因、兹悉、兹介绍、兹定于、值此、据了解、据报、据查实等一系列公文用语，以提领全文。启词一般在称呼下面另起一行，前空两格。 3．正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。公务书信应该一文一事，正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸。正文在启词下面，另起一行空两格写。 一、书信的结构 书信 4．酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡，如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”“再次表示衷心的感谢”等。有时，公务书信也可用结语过渡，如“特此说明”“特此致歉” 等。 5．祝颂词 由于写信人与收信人的关系以及书信内容有所不同，祝颂词的写法也多种多样。有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求，如“特此函达，即希函复。” 祝颂词一般分两行书写，“此致”“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开；“敬礼”“健康”则应转行顶格书写。 一、书信的结构 书信 6．签署 书信的签署最好是写信人的全名，如“××部主任张金水” 等；不能只签个姓氏或习惯称呼。 现在，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应加上具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对收信者的尊重。 7．日期 书信中的日期必须准确，以表现出写信人的态度。写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。 书信 （二）封文 封文即写在信封上的文字，包括收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等。封文是写给邮递人员看的，使邮递人员知道信从哪里