《秘书职业概论》第九章 商务活动与商务旅行.pptVIP

第 * 页 商务活动与商务旅行 第九章 第六节 商务旅行 一、商务旅行的准备工作 1．订车票、机票 通常采用电话或书信传真的方式订票。拿到机票（或火车票）应仔细核对姓名、日期、航班、座位和到达地点。 2．预订房间 秘书要根据公司规定及上司的爱好和习惯来预订房间。 3．备必需的文件资料及上司随身携带的用品 秘书要将文件资料及用品按公与私分别列出清单，并请上司过目，以免遗漏。 4．预支差旅费 秘书人员需填写申请提取预支差旅费。差旅费一般包括往返及当地的交通费、住宿费和餐费，以及其他可能的活动经费。 准备工作 第 * 页 商务活动与商务旅行 第九章 第六节 商务旅行 二、制定商务旅行计划 （1）出差的时间、启程及返回日期，接站安排； （2）出差的路线、终点及途经地点和住宿安排； （3）会晤计划（人员、地点、日期和时间）； （4）交通工具的选择，要列明飞机客舱种类及停留地的交通安排； （5）需要携带的文件、合同、样品及其他资料； （6）上司或接待人的特别要求； （7）上司旅行区域的天气状况； （8）行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单、背景，会晤主题； （9）差旅费用：现金、兑换外币、办理旅行支票。 第 * 页 商务活动与商务旅行 第九章 第六节 商务旅行 三、制作旅程表 日期：写明某月、某日、星期几。 时间：旅行出发、返回时间，旅行过程中各项活动或工作时间；旅行期间就餐、休息的时间。 地点：旅行抵达的目的地；旅行过程中开展的各项活动或工作的地点；食宿地点。 交通工具：出发、返回的交通工具；商务活动使用的交通工具。 具体事项：商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请和娱乐活动等；私人事务活动。 备注：记载需要上司注意的事项；展开活动和就餐时要注意携带哪些有关文件材料；某国家为旅客提供的特殊服务；在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪等。 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Transition Page 过渡页 秘书职业概论 第九章 商务活动与商务旅行 第一节 会见与会谈活动 第二节 开放参观与签字仪式 第三节 庆典活动与剪彩仪式 第四节 新闻发布会 第五节 宴请活动 第六节 商务旅行 商务活动与商务旅行 第九章 第一节 会见与会谈活动 一、会见与会谈的准备工作 秘书人员在会见与会谈前做好准备工作是非常必要的。秘书应注意了解相关政策和规定，客观全面地准备资料，全面充分地了解对方，包括对方的主要商务伙伴、商务对手以及他们彼此间关系的深化，尤其是决策者的情况。 第 * 页 1．收集对方的相关资料 秘书需收集的主要信息为： 对方求见的目的； 对方求见的对象； 对方相关的社会背景，如习俗、禁忌和礼仪特征等； 对方参加会见的人数、姓名和职务等； 主要求见人的详细资料等。 第 * 页 商务活动与商务旅行 第九章 第一节 会见与会谈活动 2．通知主方参加会见与会谈的人员 会见一般由上司出面，除单独会见外，一般还要安排陪同人员及译员。会见时主方陪同人员不宜过多，只安排有关人员参加。在主方参加会见与会谈的人员确定后，秘书人员要及早通知有关人员，并协助做好准备。 第 * 页 商务活动与商务旅行 第九章 第一节 会见与会谈活动 3．了解会见与会谈的时间和地点 （1）会见的时间和地点 会见的时间应根据会见的性质来定。礼节性的会见一般安排在客人到达后的第二天或宴请之前，其他会见则根据实际需要来确定时间。 会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。 会谈的时间安排应先征求对方的意见，会谈地点可安排在客人所住宾馆的会议室或在主办方公司会议室。 第 * 页 商务活动与商务旅行 第九章 第一节 会见与会谈活动 （2）会谈的时间和地点 4．通知对方 会见与会谈的名单、地点和时间一旦确定，应及时通知对方。同时，还要了解客人的抵达方式，以便主方安排接送人员与接送方式。如果是重要的会见与会谈，应事先由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。 第 * 页 商务活动与商务旅行 第九章 第一节 会见与会谈活动 5．场所的布置及座位安排 （1）场所的布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品，所有摆放的家具应整洁、大方。会谈桌上有时需放置双方标志旗帜（如果是涉外谈判，应摆放两国国旗），现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。 如果参加会见与会谈的人数较多，主谈人说话声音较低，还应安装扩音设备，并提前调试完备。场所周围还应具有完好的通讯、传真、复印设备及必要的文具，以备工作需要。 第 * 页 商务活动与商务旅行 第九章 第一节 会见与会谈活动 5．场所的布置及座位安排 第 * 页 商务活动与商务旅行