公司企业制度--公文管理规定.docVIP

PAGE 1. 目的 为使集团股份有限公司（以下简称“集团”）公文管理制度化，规范公文传输及承办途径，提高公文处理的质量和效率，特制定本规定。 2．适用范围 2.1 本规定适用于集团总部、各二级集团、公司。 2.2 本规定适用于常规性公文的传递，对于重大、紧急事项的信息传递参照《重大事项报告制度》执行。 3. 公文定义 本规定所指“公文”是指集团内部、外部的往来文书，包括管理制度、决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、批示、会议纪要、函等，包括书面与电子文本两种形式。 4. 公文管理原则 4.1 归口管理原则。 4.2 备案制原则。 4.3 保密原则。 5. 职责 5.1办公室为公文收发的归口管理部门。 5.2 职能部门为相关公文的具体处理部门，须遵守本制度的相关规定。 5.3 各二级集团、公司与集团总部的往来公文处理须遵守本制度的相关规定；其它往来公文可根据具体情况参照本制度执行。 5.4 各二级集团、公司办公室对下传公文的落实负有督查责任；对上传下达公文的合理性及真实性负有审核责任。 6. 发文 公文必须简明扼要，一事一文，语言措辞力求准确、规范、简练。 6.1 公文的制发流程 本流程主要针对集团总部，各二级集团、公司参照执行。 6.1.1 集团文件（红头文） 主要流程为：主办单位拟稿；主办单位负责人审核；分管领导审批；集团办公室文员审核并编排文号；集团办公室主任审核；集团总裁（或其授权人）签发；集团办公室缮印；主办单位校对；用印；归档；发文。 6.1.2 党委文件（红头文） 主要流程为：党群办公室拟稿；党群办公室负责人审核并编排文号；集团党委书记签发；党群办公室缮印；校对；用印；归档；发文。 6.1.3 机密文件 6.1.3.1文件密级的确认 密级分为绝密、机密、秘密及内部公开四个等级。 密级确认流程为：主办单位拟稿人提出公文的密级；主办单位负责人审核；分管领导签批；集团办公室主任审核确认；集团办公室文员备案。 6.1.3.2机密文件的发文 主要流程为：主办单位拟稿；主办单位负责人审核；分管领导审批；集团办公室文员审核并编排文号；集团办公室主任审核；集团总裁（或其授权人）签发；集团办公室缮印；主办单位校对；用印；集团办公室文员保密编号登记；登记发文；归档。 6.1.3.3集团办公室文员保密编号登记 在机密文件用印后，集团办公室专职文员在红头文的每份右上角和文件的每份中间用小五号圆形数字章按照总份数每份有序盖号，然后集团办公室文员按照领用人领走的不同序号文件进行登记，严格备案。 6.1.4 部门及专业文书 主要流程为：主办单位拟稿；主办单位负责人审核；分管领导签批；集团办公室备案；主办单位缮印；用印；发文。 6.2 集团公文格式（见附件1） 6.2.1 文头部分 6.2.1.1 密级字体为宋体，字号与正文相同。 6.2.1.2发文字号应包括单位代字、年号、顺序号。字体为仿宋体，字号为三号。 6.2.1.3签发人在横线上右侧，字体、字号与发文号相同。 文件的编号按照各拟制文件的职能部门进行分类编号，单独排序，格式如下： 集团文件 集团字[200X]XX号 人力资源本部 集团人字[200X]XX号 董事会 集团董字[200X]XX号 6.2.2 公文标题包括发文事由和文种两部分。字体为宋体，字号为二号。 6.2.3 正文部分 6.2.3.1 采用Word默认格式。 6.2.3.2 正文内容采用三号仿宋体，首行缩进2个字符。 6.2.3.3 文件落款为发文单位全称或规范简称，字体字号同正文。 6.2.3.4 页脚统一采用“第几页，共几页”的格式。 6.2.3.5 层次标注：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”。 6.2.3.6 正文内容如分层次，对第一层“一”标题用三号黑体；第二层“（一）”标题用仿宋三号，标题加深 6.2.4 文尾部分应包括主题词、发文范围、发文时间和发文份数。 6.2.4.1“主题词”三字采用三号黑体字，主题词内容采用三号仿宋体字。 6.3 集团内部公文的传输流程 6.3.1 下行公文 6.3.1.1 集团公文 主要流程为：集团办公室登记下发；二级集团、公司办公室登记备案；转有关领导或下属公司办公室；登记备案；分转至相关领导及部室；签收。 6.3.1.2 党委公文 主要流程为：集团办公室登记备案；党群办公室下发；二级集团、公司办公室；登记备案；转有关领导或下属公司办公室；登记备案；分转至相关领导及部室；签收。 6.3.1 主要流程为：集团办公室审核、登记、下发；二级集团、公司办公室；登记备案；转有关领导或下属公司办公室；登记备案；分转至相关领导及部室；签收。 6.3.1.4 通知 集团总部各职能部门下发的通知