公司企业制度--对外接待管理规定.docVIP

PAGE 1. 目的 为加强集团外联接待工作管理，提高工作效率，规范工作行为，特制定本规定。 2．适用范围 集团总部各个职能中心、各个二级集团、公司。 3. 接待原则 3.1 对等原则：业务对口、职务对等； 3.2 保密原则：严守机密； 3.3 节约原则：坚决杜绝高消费，避免不必要支出； 3.4 服务原则：利用集团资源，宣传企业及产品，提升集团知名度及美誉度； 3.5 优先原则：重大接待活动优先安排。 4. 接待标准 根据来宾类别及活动的重要性，接待分为A、B、C级 级别 来宾类别 陪同人员 A级 省、市级以上领导，重要客户，外宾，董事会以及集团其他重要活动 集团副总级以上，各二级集团、分公司总经理 B级 政府部门主要负责人，重要参观团体，客户，高管会议，其他较为重要来访人员 对口部门负责人及分管领导 C级 政府部门一般工作人员，一般参观团体，一般客户，集团一般工作会议，其他一般来访人员 对口部门负责人 5. 接待主体及职责 5.1 承办单位：接待活动的第一承接单位或部门,负责接待方案初稿的拟定，接待需求的提报。 5.2 外联部：集团办公室外联部，负责接待方案的审核，及接待的协调、安排、落实。 5.3 相关单位：接待活动的协办单位或部门，主要任务是配合接待工作完成本单位涉及的活动安排。 6. 接待流程 6.1 外部接待 承办单位制定接待方案 (见附件1)，提前一天提报外联部，外联部根据要求协调、安排、落实接待活动中涉及的相关事项，接待结束相关材料归档。 6.2 内部会议 承办单位填写《会议室预约单》（见附件2）提前一天提报外联部，外联部根据要求协调、安排、落实会议所涉及的相关事项，会议结束后相关资料归档。 7. 接待工作要求 7.1 协调、安排、落实 7.1.1 外联部收到接待任务后，协调对等领导出席并根据要求及时通知相关单位做好接待准备。 7.1.2 相关单位要根据要求做好相应接待工作。 7.1.3 承办单位须提前与活动出席领导及相关单位联系，做好对接。 7.1.4 外联部可根据要求代订用餐及住宿酒店，费用由承办单位承担；集团总部各职能中心承办的接待活动费用要根据《集团招待费用管理规定》相关流程执行。 7.2 会议室使用及管理 7.2.1 非参加会议人员,不得随意进入会议室。 7.2.2 任何人员未经外联部允许，不得随便移动会议室的家具及物品。 7.2.3 除专业人员外，任何人员未经外联部允许，不得随便操作会议室智能化设备。 7.2.4 任何人员不得随意使用会务物品。 7.2.5 任何人员不得随意拿走会议室的报纸、杂志等资料。 7.2.6 会议结束，承办单位要与外联部进行会议室交接，确认会议室设施设备的完好性。 7.3 展厅使用管理 7.3.1 所有参观须提前通知外联部，并由外联部讲解人员陪同。 7.3.2 各展区装修及物品变动，须提前一周报集团办审核，批准后及时通知外联部。 7.3.3 参观人员不得随意挪动展厅产品。 7.4 接待记录 接待活动主办部门要准确记录接待活动情况并及时进行总结，重要活动要召集相关单位进行专题总结会并形成书面材料。 7.5 档案归档 7.5.1 接待档案分为书面档案与电子档案。书面档案以月为单位进行整理，电子档案根据“接待信息查询系统”相关内容进行录入。 7.5.2 活动方案或《会议室预约单》、相关部门分工安排、接待记录等相关资料整理后须一并存档，并于每年二月份、七月份将档案移交档案室保管。 8. 招待费用管理 招待费用包括用餐、住宿及礼品派费用，须严格执行年度及月度预算，超预算部分，根据财务管理本部的规定，需报集团总裁审批后方可执行。 8.1 用餐审批 8.1.1 外部用餐 8.1.1.1 总监（师）级：经集团总裁审批报销。 8.1.1.2 总监（师）以下人员：按照《集团招待标准》（见附件3），由用餐人事前填写《招待用餐批单》（见附件4），经本部门第一负责人审核批准后报集团办公室备案。 8.1.1.3 集团办公室按照（附件3）标准审核，提出调整意见，并根据备案情况在报销单上签字确认后，方能根据费用报销的管理规定履行报销程序。凡未提前备案的，一律不予补办备案手续，其报销单据须经集团总裁签批。 8.1.2 集团食堂用餐 参照外部用餐备案程序，经审批备案之后，在食堂消费，消费人对食堂账单签字确认，集团食堂凭《招待用餐批单》及实际消费账单履行报销程序。 8.1.3用餐相关规定 8.1.3.1 严禁挂帐消费，特殊情况下确需挂账，需经集团总裁批准，集团办公室备案后方可执行。 8.2 住宿审批 填写《招待住宿批单》（见附件5），经本部门审批后报集团办备案签批，联系落实后入住，报销单据须经集团办公室根据备案情况签字确认后，履行报销程序。 8.3礼品审批 8.3.1 外购礼品 原则上不允许外购礼品，特殊情况