公司行政文件管理制度.docxVIP

公司行政文件管理制度 1目的 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制订本制度。 2范围 本制度适用于公司行政性文件收文、发文办理和文件传阅的管理。行政性文件是公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文书，是公司进行管理运营活动的重要工具。主要包括： a)决议。经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项； b)决定。对重大问题或行动做出安排或决策； c)规章制度。由公司制定或批准，规定某些事项或职权； d)通知。传达上级指示，批转下级文件，转发上级、同级和不相隶属的文件，要求下级办理事项和需要周知或共同执行的事项； e)通报。表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况； f)请示。向上级请求指示和批准； g)报告。向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级的询问或要求； h)批复。答复下级请示事项； i)函。相互商洽，询问和答复问题，向有关部门或单位提出请求等； j)会议纪要。记载会议主要精神和议定事项；要求与会单位或人员共同遵守、执行。 3职责 办公室负责公司文件管理工作，协调各单位文件办理各个环节的有序连接，确保文件办理、传阅的及时、准确、安全和保密。 各单位负责本部门业务相关文件的拟稿、分发。 系统领导、总经理、董事长负责对文件的审批。 总经理、董事长负责文件的签发。 人力资源部负责人事任免类文件的编号、发文、存档。 4规则 4.1收文办理 4.1.1收文办理是对收到外部送达公司的文件、资料进行签收、拆封、登记、拟办、承办、催办、办复和归档等处理。 4.1.2收文登记 4.1.2.1送达公司的文件、资料如没有指定部门和个人的，应送办公室档案管理员签收。业务部门应指定专人签收本部门的业务文件。 4.1.2.2文件拆封后，应进行分类、登记、编号，填贴《收文（电）处理笺》后送部门负责人。 4.1.3拟办。办公室主任在《收文（电）处理笺》内提出拟办意见和时限要求，并附相关的背景资料、政策依据等呈送公司行政总监批示。 4.1.4批办。行政总监根据来文内容与职责权限，对呈报文件作出批示，由办公室传送相关系统领导或职能部门承办处理。 4.1.5承办。承办部门根据领导批办意见和文件要求，进行文件的处理或执行文件要求；需要其它部门共同承办的，由主办部门牵头负责，协办部门积极配合。 承办部门认为不属于本部门承办范围的，要及时向公司领导说明事由，由公司领导重新批示。 4.1.6办理反馈。承办部门（人员）把文件办理完毕后，应及时将办理结果报告行政总监，并将收文及领导批办意见、办理情况送办公室档案管理员存档。 4.2发文办理 4.2.1发文办理是指公司对外发文或内部发文的处理。发文办理程序主要包括：拟稿、核稿、会签、审批、签发、编号、校对、用印、分发等。 4.2.2拟稿、核稿。 4.2.2.1根据部门职责或系统领导批示，由主办部门拟稿。拟稿人拟稿完毕，按文件格式规范要求打印文件清样，填贴《发文呈批表》，经部门领导审核后，送办公室核稿。如需相关部门会签的，应先送相关部门领导会签后，再送办公室核稿。 4.2.2.2核稿重点是： a)是否需要行文。 b)文稿内容是否符合要求。 c)文字表达是否清晰。 b）使用文种是否得当。 4.2.2.3办公室应对文件体例、格式、行文规则等审核把关，对存在以下情况之一的，实行退文处理： a)直送领导个人（领导交办专题事项和紧急突发文件除外）。 b)越级行文。 c)文件主旨表达不清，错漏文字严重。 d)未按领导批示行文。 e)主送，或抄报、抄送不当。 f)文件使用错误，“请示”与“报告”不分，或“请示”一文多事、“报告”夹带请示等。 g)不使用规定文件版头。 h)其它不符合行文规范的问题。 4.2.3审批、签发 4.2.3.1办公室核稿后由拟稿人呈送公司系统领导按职责权限审批，呈报总经理、董事长审批的应在系统领导签署意见后呈送；重大事项的决定应依据公司的议事规则提请公司领导班子会议集体研究决定。 4.2.3.2签发文件。 a)公司行政编号文件由总经理或其授权人签发；重要文件由总经理决定是否报经董事长签发； b)公司行政非编号文件由公司系统领导签发； c)公司行政对外发文必须经公司系统领导审核和总经理或其授权人审批。 4.2.4校对、编号、用印、分发、存档 4.2.4.1文件签发后，拟稿人根据公司领导批示意见进行修改。 4.2.4.2以公司名义对外发出文件、内部下发的重要文件应送办公室复核签字和编号。 4.2.4.3拟稿人负责校对、打印正式文件。正式文件打印份数按存档1份及外发文件数量而定。 4.2.4.4拟稿人应将正式文件及其电子文档、连同发文呈报表和领导修改审定底稿送交办公室，办公室加盖印章和编号后，填写《发文登记表》并存档，由拟稿人进行分发。 4.2.5非编号的业务性内部发文，系统领导签发后，由业