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酒店客账日报表的缺陷与完善 国际酒店会计制度和体系的形成已有100多年的历史，但如何正确计算现代酒店的成本仍然是国内外酒店工作的难题。西方酒店业的财务管理虽然经过一百多年的发展和完善,已经形成一套比较成熟的体系,但是任何先进工具都是一把双刃剑,运用不当,反受其害,就像核能既可用于发电也能造成灾难一样,所以,我们对西方酒店业会计核算体系中存在的种种缺陷决不能掉以轻心。 本文试就国际酒店管理公司会计核算体系中所存在的一些漏洞进行探讨,旨在从比较中吸取经验教训,逐步完善酒店业的会计核算体系。 一、 国际酒店管理公司的会计准则缺陷 1. 是统计报表,还是会计核算 客账日报表是酒店对客房收入进行会计核算的原始凭证。国际酒店管理公司的客账日报表存在着严重的缺陷。见表1: 这份收入日报表不是会计日报表,而是各项营业收入的统计报表,因为它只是反映了“社会经济现象”,统计了酒店营业额的当日数、当月(年)累计数、去年同期数,并没有反映收、发、存的变化情况,即没有体现应收账款的发生数、收回数和结存数,反映不出经济业务的完成情况,所以这些前台日报表只能说是统计报表,而不是会计报表,是难以进行正确的会计核算的。会计准则规定:企业应当以权责发生制为基础进行会计确认、计量和报告。遵循这一原则,酒店的客账日报表应当既要反映当天的客房收入,又要按照收、发、存的规则,反映当天应收账款增加减少的情况。国际酒店管理公司的酒店,使用Opera等进口财务软件自动生成的收入日报表,就其实质来说,属于营业收入统计报表。这类统计表没有体现权责发生制原则,没有直观地反映当天应收账款的变动情况。这种误将统计报表当作会计报表的现象,应当改变。 (1)内容和类别不同的原始凭证混合填制在一张记账凭证上; (2)原始凭证张数没有按照自然张数计算; (4)无法正确审核; 我国的会计法规对记账凭证的有关规定:不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上,这样有利于通过一张记账凭证集中反映某一项经济业务的全貌和来龙去脉;原始凭证张数的计算均以自然张数为准;应借应贷的账户必须保持清晰的对应关系,便于审核,这是内部控制的一个重要环节;实行会计电算化的单位,对于机制记账凭证,在审核无误后,相关人员必须加盖印章或签字。 复式记账法一个突出的优点就是可以清晰地了解每一笔经济业务引起的资金运动,国际酒店管理公司管理的酒店的记账凭证,虽然也是采用借贷记账法,但是其对应关系非常模糊,不清晰,是无法保证会计信息的质量要求的。 二、 国际酒店管理公司的会计账簿缺陷 三、 客账日报表的编制 国际酒店管理公司采用当月核算法核算能源费用。当月核算法,顾名思义就是将当月发生的能源费用计入当月损益。现将这种方法作个介绍: A酒店某年1～3月份有关数据: a.总收入:1月份600万元;2月份560万元;3月份700万元。 b.能源费用:1月份63万元;2月份66万元;3月份59万元。 c.其他费用成本:1月份478万元;2月份469万元;3月份492万元。 编制利润表(见表3): 众所周知,在酒店,能源费都是当月使用,次月付款,上述的能源费用数据也不例外。因此按照按当月核算法进行核算,还需要补充3月份的能源费71万元(3月份发生,4月份付款)。 那么,根据以上利润表,当月核算法存在哪些缺陷呢? (l)实际操作难度较高,当月的耗用数估算不易准确; (2)核算比较麻烦,当月的估算数与能源费用的发票数所产生的误差,到了次月还要进行账务调整; (3)出现重大差错不易及时发现,到了次月才能发现并予以更正; (4)更重要的是,此方法不符合会计核算要求,不能做到账账相符,无法对账。当月能源费用的付款数与利润表的能源费用发生数不相等。比如用当月核算法编制的利润表,3月份的能源费用发生数是71万元,而当月的付款数是59万元。 当月核算法的优点就是当月的能源费用与营业收入在时间上是同步的,配比性比较强。 笔者长期在国资酒店从事财务管理,对能源的会计核算采用的是隔月核算法,就是将当月发生的能源费用计入次月损益。现试用这种方法编制利润表(见表4): 实际使用效果,隔月核算法的优缺点与当月核算法的优缺点正相反。 通过实践比较,笔者体会到:隔月核算法更有利于核算质量与监督。因为会计的主要职能就是会计核算和会计监督,这两项基本职能相辅相成,辩证统一。没有核算,监督就没有依据;没有监督,核算质量就无法保证。无论运用什么方法进行会计核算,关键是要有利于体现会计的基本职能,能够保证会计核算的质量。 隔月核算法在实际运用中,虽然时间配比有欠缺,但此方法符合会计核算的要求,能够体现会计的基本职能,能够做到账账相符,保证会计核算的质量,便于监督。比如国内有家大酒店的发现供电公司的电费发票多开了10多万元,通过查核,查明是供电公司的疏忽,由于是隔月核算法,