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电子文档管理系统的应用与发展 一、 做好文件档案的归档管理,及时提供企业所需的资料,是信息搜集工作的关键 文档管理是文档管理。文档管理既是一项应用广泛的日常性工作, 同时又是一项非常重要的信息汇集工作。对于企业来说, 做好文件档案的归档管理工作, 能够及时提供企业所需的第一手资料, 促使企业的健康发展。因此, 企业文档管理是一项必须抓好的制度性工作, 如何推进、提高企业文档管理工作的业务水平也成为了一个重要的课题。 二、 电子文件的管理策略与应用 电子文档管理是伴随着人们对计算机的应用而出现的, 并随着网络的兴起而发扬光大的概念。IDC (国际数据公司) 对电子文档管理应用系统的定义是:电子文档管理系统是一种软件应用, 它可以使用户在网络上有效地控制其文档的创建、存储和分发的过程, 并能在组织范围内对其文档进行有效的监控。应该能够对于新生成的电子化文档资料的起草、审核、签发、归档等流转过程有效管理, 并对这些文档的实际管理与应用状况进行实时监控。 现在企业对电子文件进行管理, 大致分为两种方式:一种是使用软件公司开发的成型文档管理软件, 像金蝶、用友、西门子的文档管理系统;另一种是针对自己公司的特点进行软件的定制开发, 即将自己的需求交给软件公司, 由软件公司来进行定制设计。比较来看, 前一种方式的优点是, 从项目立项到实施应用时间比较短, 用软件产品进行部署即可, 但缺点也比较明显, 在流程管理上难以做到完全符合公司需求, 公司员工要花一定的时间来学习使用新的软件系统, 甚至公司的主要业务流程需要做相应的更改。后一种方式的优点是, 可以做到软件完全符合公司流程, 软件与公司流程及员工使用习惯贴合度较高。但是缺点是耗费时间较长, 花费较高, 同时往往存在程序bug, 后期还需要进行程序的维护升级。 对此, 作为微软office体系架构一部分的sharepoint就应运而生, 为企业的文档管理提供了另一种可行的解决方案。作为两种方式的一种折中, sharepoint server提供了强大的文档管理工具, 它允许用户利用其工具对单位的工作流进行定制, 以设计出符合本企业的工作流程, 同时操作简单, 甚至完全可以脱离代码编写进行部署。 三、 定义社会组织的档案 微软的sharepoint提供了一套广泛的文档管理功能, 可支持组织的各种文档管理需求。借助这些功能, 可以存储、组织和定位文档;确保文档之间的一致性;管理文档的元数据;帮助防止文档受到未授权的访问或使用;确保按一致的业务流程 (工作流) 处理文档。 1. 基于现场文件的方法,我国专业的网站设计主要分为3个功能 利用Office Share Point Server中附带的文档中心网站模板, 可创建出专为创建、使用和存储大量文档而优化的网站。基于文档中心网站模板创建的网站具有一系列专门的文档管理功能, 这些功能在默认情况下处于启用状态。所需的签出功能有助于防止更改发生冲突和混淆, 因为一次只能有一位用户更改文件。而利用版本控制则可以跟踪对文档所做的更改, 有助于在修改文档时对内容进行管理。当几个人共同处理多个项目, 或信息需要经过若干个开发和审阅阶段时, 版本控制就特别有用。 2. 有不行为之行为 内容类型是一组可重复使用的设置, 用于描述特定类型的内容所共有的行为。通过内容类型, 组织可以按统一的方式来组织、管理和处理网站集中的内容。可以为组织创建的每种文档或信息产品定义一种内容类型, 以确保这些不同类型的文档均能够按统一的方式得到处理。 3. 工作流管理平台 为了支持与文档相关的常见业务流程, Office Share Point Server提供了一系列内置的工作流, 组织可以使用它们来管理文档审阅、审批和签名收集等任务。工作流是指文档或项目通过与业务流程相关的一系列操作或任务而进行的自动移动。工作流有助于组织更有效地管理与文档相关的业务流程, 这是因为它们可以自动跟踪和管理这些流程中所涉及的人为任务。 四、 重大项目的管理协调 中国石油炼化与化工分公司科技信息处主要负责编制科技开发与信息化业务发展的长远规划、年度计划并组织实施。组织炼油化工科技项目的需求分析、开题立项审查、签订合同、重大项目的管理协调、核心技术开发的中期评估、项目验收、成果鉴定;负责炼油与化工运行系统, 炼化物料优化与排产系统, 先进控制与优化应用系统等数十项科技软件的日常管理, 这些软件分布在下属27个地区分公司, 各地区分公司分布各地, 每周都有大量的周报提交, 而这些周报又由不同的人员进行汇总, 文档信息量巨大, 迫切需要一种有效的管理方法。 针对中国石油炼化与化工分公司科技信息处的现状, 使用sharepoint2010配合SQL Server2008R2为其部署了文档管理系统。 1. 干