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关于单位采购管理系统存在的问题与对策探讨

摘要：随着数字化时代的到来，利用新一代信息技术促进制造业融合发展，成为推动实体经济发展的潮流和趋势。早期使用的采购管理系统与现今其他信息化系统在数据交换等方面存在着不少鸿沟和障碍，而制造业企业常用的采购管理系统在经过不断的发展演进后，已经拥有了更强的性能，更丰富的数据接口，能对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，使得许多企业获得了良好的经济效益。但在新旧定制化采购系统更替过程中存在着不少问题，本文阐述了新旧定制化采购系统更替过程中容易出现的问题，分析了新一代采购系统涉税问题、与旧系统衔接数据交换问题以及各种错误修正困难的原因，并提出了改进现有系统对税务处理涉税问题，改变新旧系统数据交换方式，使旧系统传来的数据可追溯，建立合理的变更流程，形成良性容错机制等对策建议。通过追踪一次定制开发过程的优化方案，总结了需求单位财务部门对采购管理系统最基础的述求，以期为类似业务问题形成一个可行的解决模板。

关键词：采购管理系统；涉税抵扣；数据交换：变更流程

采购管理系统最早产生于20世纪90年代，随着当时信息技术的发展，采购管理系统逐渐引入了电子化、网络化的手段，建立了采购管理信息化系统，实现了采购流程的标准化、自动化和信息化。随着时代的发展以及信息化水平的不断提高，企业对管理精细化需求不断提升，这种独立于其他信息系统的采购管理系统已不能满足当今的管理需要。许多软件开发企业据此开发了新的采购管理系统，最终与合同管理、预算管理、财务管理、仓库管理等信息系统的数据交互，基本实现了企业信息整体化的需求。本文通过财务人员在现实使用过程中发现一些共性问题进行分析，并联合系统开发企业共同对这些问题进行讨论。希望通过描述我们在实践中遇到的问题以及解决方案，能为其他更新采购管理系统的单位提供一点管理思路。

一、采购管理系统介绍及定制采购管理系统的优点

（一）采购管理系统的介绍

采购管理系统是通过采购申请——采购订货——进料检验——仓库收料——采购退货——购货发票处理——供应商管理——价格及供货信息管理——订单管理——以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理系统。

（二）定制采购管理系统的优点

1.信息系统之间的数据互相关联，减少人为因素造成的记账差错

打通采购管理系统、合同管理系统、预算系统、财务审批流程和财务软件等计算机系统的壁垒是大势所趋。现今的软件开发企业一般对企业整体信息化各项模块都有开发，不仅本企业内的信息系统能顺利的实现信息交互，对与其他软件开发企业的各项系统也能架构合理的数据交换接口，使得企业信息能顺利交换。现代采购管理系统与财务系统的对接大大便利了财务人员的各项工作。

采购管理系统能够实时推送采购入库，材料出库等内部凭证，也能推送合同付款等基础财务数据。系统在推送数据的同时，按需形成财务凭证。同时，其生成的财务凭证能够追溯采购物料的所有数据，界面十分友好。因为财务数据来源基于采购管理系统本身，数据会在后台进行校验，从根本上杜绝了人为因素造成的入账错误。同时，财务数据统计口径与采购系统统计口径一致的情况下，数据相互勾稽，基本上不可能形成数据传输的差错。

2.便于查阅有关资料

初代采购管理系统独立于其他企业信息系统，特别是与采购息息相关的财务凭证与采购入库、出库的原始单据，发票等的关系需要人工进行数据转换查阅。财务人员为证实采购部门、仓库管理部门提供数据的准确性和真实性，需要仔细核对每一张手工签字的纸质单据，并将计算结果与初代采购管理系统的数据进行核对。事实上，人工核对成千上万的原始单据始终容易产生纰漏。

新的采购管理系统实现了采购和仓库管理部门生成原始单据直接推送财务部门形成初始凭证，审核后即可记账。并在查找数据过程中，也能直接通过对数据的整理筛选，调取原始单据及所涉及凭证，解决了通过大量人力物力查找原始单据，并整理形成电子文档的过程。

3.新采购管理系统启用了线上审批流程，无纸化流程更加便捷高效

新采购管理系统从物料申请，合同签订，物料领取，库存管理等各方面均实现了线上审批流程，对业务的各项权限管理均通过系统设置。通过流程设置，明确了各项业务的审批程序，减少了职责不清产生的推诿问题，同时，通过系统把控，杜绝了无权限人员对业务的无效审批，也减少了线下审批情况下，人员办理业务过程中花费的无效时间。

二、采购管理系统使用的现状及存在的问题

（一）现有系统对税务处理还存在系统性问题

1.采购种类较多，现有系统的税率固定不符合实际情况

因所需采购物资的品种批次较多，我们的合格供方有一般纳税人，也有小规模纳税人，即使同样规格型号的物品，这些供应商能提供的发票税率就有可能不一样。同时，我们采购的不仅有13%税率的货