大数据时代数字化档案的管理开发及利用.docxVIP

大数据时代数字化档案的管理开发及利用

进入互联网时代后，档案信息化建设成为当代档案管理的核心板块。为了加快数字化转型发展的速度，让档案利用率快速提升，在开展档案管理工作时，应将数字化建设工作放在首位。使用全新的技术力量和先进的管理理念全方位、多角度的辅助档案数字化建设，力求提升档案管理工作的效率和质量，使档案服务在最大程度上满足社会、企业的需求，提供更安全、可靠、准确的信息服务。

一、大数据背景简介

1.大数据的提出。时光追溯到2008年，大数据概念在《自然》杂志上首次出现。同时，计算社区联盟也对大数据计算的相关信息开展了详尽报道。指出在大数据计算过程中，数据驱动环境氛围，能够在最短的时间之内完成社会活动、科学活动和商业活动的转变。2012年，美国政府部门对大数据研发原理、计划、实施等相关内容进行了深刻的论述，对复杂数据和大型数据的搜集、存储、整理工作效率得以进行快速提升，使其分析能力、归类、择选、运营等均发生巨大的改变。

2.大数据概念。使用传统的工具和软件很难在短时间之内来完成数据、信息的整理以及管理过程中各项量化指标的实现。大数据管理模式的诞生起到了很大的简化作用。大数据具备丰富的流程优化功能，直接提升管理者的决策能力。并在洞察力创新模式理论的支持下，使得多元化、高增长率的应用目标和信息资源储备得以快速实现。麦肯锡全球研究所从数据收集为出发点，对大数据概念进行详尽阐述，将传统数据库收集、储存和管理的相关目标能够使用数据大小进行完成，实现了对数据库软件工具具体功能的详细分析。

二、档案数字化的作用与价值

1.拓展与完善档案信息存储量。在档案数字化建设指导下，档案管理部门通过光盘、移动硬盘、虚拟存储、缩微技术和数字扫描技术等先进的信息化技术手段来对档案信息的数量和储存方式进行不断完善和扩充，使得档案利用的效率发生了根本性提升，将档案储存成本降到最低，为社会和企业创造更多无形价值。积极开展档案数字化建设，大大提升了海量档案信息资源的存储和利用率，使得档案信息共享得以实现，并资源优化配置，档案资源的使用效率发生颠覆性的改变。无论何时何地均能查阅、借阅，方便省时省力。为档案管理部门建立完善的信息化服务机制夯实基础。

2.推进档案标准化、便捷化、个性化发展。进入大数据时代，各行各业信息化建设速度惊人，进程之快。档案管理也不例外，其标准化、便捷化、个性化需求日渐凸显。信息技术融入档案管理工作中，管理增效很明显，信息技术的优势发挥，用户服务变得更加标准化，加快了档案管理工作标准化建设的速度。档案管理实施标准化建设后，相关从业人员的工作职能也产生了不同程度的变化，一扫过去单一保管纸质档案的模式，实现了档案文字、影像、声像实物的全方位搜集、整理与归档三位一体化建设，提升档案资源的利用率。例如：查阅相关档案时，人员利用数字化技术，档案资源的存储形式变得完整、便捷，不同部门之间的档案资源共享，子分公司工作人员也不需要出差到母公司或公司本级档案馆去借阅查阅资料。省去差旅费和时间成本，从而获取最大化效益。

3.打造智慧档案系统。将大数据技术手段应用到档案管理工作中，档案数据信息资源的时代价值得到全面应用，档案信息资源的使用效率也随之发生，加速档案管理新业态和新模式的建设进程。使用电子档案保存后，纸质档案存储占空间的弊端有了改善。解决了档案资源在收集和保存难的问题，档案资源的安全性和完整性得到大幅度的提升。进入大数据时代，档案采取信息化管理，使用数字化技术，使得档案资源真正实现跨时空、跨行业和跨界管理，优化整合各类档案资源，加速档案信息资源整合与使用速度，使得企业单位的档案信息资源共享和服务效率迈上新台阶。数字化建设的深度和覆盖面会随着时间的推移而不断拓展，也会使档案信息化建设的应用不断遇到挑战。其本质是为提升档案管理的整体实效性，推动档案管理工作朝更先进的方向发展。例如：中铁和中铁建系统先后开展档案一体化建设，对电子档案实行统一归拢，系统上下使用统一软件。业内标准进行全面普及，同时合理化利用。使用标准化执行手册、分级录入，集中管理全系统数字档案资料，创建系统内电子档案数据库。为本体系各级公司、业主单位、地方档案馆以及运维公司做强有力的技术支持。实现跨行业、跨部门联办业务，推动档案信息查询、利用、保存等诸多方面实现质的飞跃。

三、档案数字化建设常见问题

1.横向发展不均衡。如今级别不同的档案管理职能部门对数字化档案建设均给予高度关注，但有些基础管理较薄弱的档案管理部门对档案数字化建设的认识和投入还不够重视。要加大档案数字化建设体系的力度，注重对技术和专业人才的培养和引进，推动档案数字化建设实现与时代共前行。创建档案信息数据库以后，计算机服务器和其他硬件设备尤为重要。纸质档案进行数字化建设时，需要立足软硬件，以传统档案管理工作为依托，增加人力、物力和财