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2025年建筑施工企业打印复印管理制度

一、总则

为规范公司打印复印设备及耗材管理，提高办公资源使用效率，降低运营成本，杜绝浪费现象，结合公司实际运营需求，特制定本制度。本制度适用于公司总部、各项目部及分支机构所有打印复印设备的使用、维护及耗材管理。

所有员工应树立节约意识，按照实际工作需要合理使用打印复印资源。设备管理遵循“谁使用、谁负责，谁管理、谁监督”的原则，行政部作为归口管理部门，负责统筹规划、采购调配、维护保养及使用监督。

二、管理职责分工

行政部为主要责任部门，负责公司所有打印复印设备的统一采购、登记编号、分配调配、日常维护、故障报修、耗材补充及报废处理。各部门负责人负责监督本部门人员按规定使用设备，对异常使用情况及时纠正并上报。财务部负责设备及耗材采购的预算审核、费用报销及成本核算。

各项目部应指定专人作为设备管理员，负责项目现场设备的日常管理、使用登记、简单故障排查及与行政部的协调联络。设备管理员变更时，须在3个工作日内完成工作交接并向行政部备案。

三、设备使用管理

公司根据部门规模及业务需求配置打印复印设备。常规办公区每20人配置一台黑白激光打印机，每40人配置一台彩色激光打印机，每60人配置一台数码复合机。特殊需求部门可另行申请，经行政部评估后报分管领导审批。

设备使用应遵循以下规定：内部传阅文件优先使用双面打印或复印，非正式文件应使用草稿模式以节省墨粉。单次打印或复印超过50页的批量作业，应提前1个工作日向行政部报备并错峰使用。严禁打印或复印与工作无关的个人资料、商业性宣传材料及违反规定的文件。

所有设备均实行刷卡或密码认证使用。员工须凭个人工牌或专用账户登录系统后方可操作。系统自动记录用户身份、打印时间、文件名称、页数及黑白彩色类型等详细信息。未授权人员不得操作设备。

四、耗材管理规范

打印复印耗材包括墨粉、硒鼓、墨水、纸张等，由行政部统一采购、验收、入库及分发。采购应选择节能环保型产品，优先采购具有环境标志认证的耗材。各部门需根据实际使用情况，于每月25日前向行政部提交次月耗材需求计划。

纸张使用严格执行分类管理。普通文件使用70克再生纸，对外正式文件使用80克原生木浆纸，重要合同及证书使用100克特种纸。不同类别纸张应分开存放、标识清晰、按需领用。废纸应放入专用回收箱，由行政部统一处理。

耗材更换由行政部专业人员操作。设备提示墨粉不足时，使用者应通知部门设备管理员，由管理员联系行政部安排更换。任何人不得自行拆卸设备或更换耗材。空耗材容器应退回行政部登记，由供应商回收处理。

五、维护保养要求

行政部负责建立设备维护档案，记录设备型号、编号、放置地点、启用日期、维护记录及维修历史。每月对设备进行一次常规检查，包括清洁保养、功能测试及使用状态评估。每年委托专业服务机构进行一次全面检修保养。

设备出现故障时，使用者应立即停止操作，挂上“故障待修”标识，并通过办公自动化平台向行政部报修。行政部应在2小时内响应，简单故障4小时内修复，复杂故障需外送维修的应在3个工作日内完成。备用设备由行政部统一调配使用。

设备报废需符合以下条件之一：主要部件严重损坏且维修成本超过原值50%，技术性能落后无法满足办公需求，使用年限超过8年。报废申请由行政部提出，经财务部审核、分管领导审批后，按固定资产管理规定处理。

六、成本控制措施

实行打印复印成本部门分摊制度。行政部每月10日前统计各部门上月打印复印数量及费用，按实际发生额计入部门办公成本。费用明细包括纸张消耗、墨粉消耗及设备折旧分摊，作为部门绩效考核参考指标。

推广无纸化办公以减少打印量。内部审批流程尽量通过办公系统电子流转，会议材料优先使用电子文档展示，文件传阅采用共享文件夹方式。确需打印的会议材料应控制份数，会后由主办部门回收再利用。

建立异常使用预警机制。系统设置人均月打印量警戒值为200页，单个用户单日打印量超过100页时系统自动提示行政部关注。行政部对连续超量使用的部门或个人进行使用合理性核查，发现浪费行为及时纠正。

七、监督检查机制

行政部联合财务部每季度开展一次打印复印专项检查，内容包括设备使用记录、耗材领用台账、费用分摊数据及制度执行情况。检查结果形成报告，在公司内网公示并通报存在问题的部门。

各部门应于每月5日前完成自查，重点检查本部门打印复印记录的完整性、耗材使用的合理性及设备维护的及时性。自查报告经部门负责人签字后提交行政部备案。行政部对自查不认真的部门进行重点督查。

设立节约使用建议箱，鼓励员工提出合理化建议。对有效降低打印复印成本的建议，经评估采纳后给予建议人200-1000元奖励。对恶意浪费、违规操作、破坏设备的行为，视情节轻重给予批评教育、通报批评或经济处罚。

八、附则

本制度由行政部负责解释，自2025年1月1日起正式实施。原有相关规定同时废