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上海嘉定区贸易安全管理告知书

为进一步规范嘉定区进出口贸易经营行为，强化企业贸易安全主体责任，防范化解贸易风险，保障区域贸易秩序稳定，现就贸易安全管理相关事项告知如下：

一、企业贸易安全主体责任

在嘉定区注册并开展进出口业务的企业（含外商投资企业、外贸综合服务企业、跨境电商企业等），须严格遵守《中华人民共和国海关法》《中华人民共和国进出口商品检验法》《中华人民共和国数据安全法》等法律法规，以及海关总署关于企业信用管理、贸易安全的相关规定，切实履行贸易安全第一责任人义务。

企业法定代表人（或实际控制人）为贸易安全管理第一责任人，全面负责企业贸易安全制度建设、资源保障及重大风险决策；分管负责人（如运营总监、关务经理）为直接责任人，具体统筹贸易安全制度执行、风险排查及问题整改；关务、仓储、财务、信息系统管理等关键岗位人员为岗位责任人，须严格落实本岗位贸易安全操作规范。

企业应设立独立或联合的贸易安全管理部门（可与合规部、风控部合署），配备至少1名专职贸易安全管理员（年进出口额5000万元以上企业须配备2名及以上），负责日常贸易安全巡查、制度宣贯、数据汇总及问题上报。贸易安全管理员须具备3年以上关务或仓储管理经验，每年参加不少于40学时的贸易安全专题培训（含海关政策、风险防控实务等内容）。

二、贸易安全管理制度建设

（一）货物全流程管理制度

企业须建立覆盖“入区-存储-运输-出境”全周期的货物安全管理制度，明确各环节操作标准及责任追溯机制。

1.货物入区管理：进口货物到港（或入境）后，须在12小时内完成货权确认及初步查验，核对提单、运单与实际货物的品名、规格、数量、包装标识是否一致；发现货证不符、包装破损、疑似夹藏等异常情况，须立即暂停操作并向海关报告（联系渠道以海关最新公示为准），同时做好现场封存及影像记录（留存至少1年）。

2.货物存储管理：仓储区域须实行分区管理，按“保税货物-非保税货物”“高价值货物-普通货物”“易碎品-普通品”等类别设置独立存储区，区域间设置物理隔离（如栅栏、卷闸门）及明显标识；危险货物须存放于符合《危险货物储存通则》（GB15603）的专用仓库，配备温湿度监控、防爆照明等设施，每日早晚各记录1次存储环境数据。

3.货物运输管理：境内运输须选择具备《道路运输经营许可证》的合规承运商，签订包含“货物安全责任条款”的运输合同（明确货损、货差、盗抢等情形的赔偿标准及处置流程）；跨境运输须使用海关认可的监管运输工具（如施封车辆、集装箱），运输前检查封志完整性并拍照留存，运输途中通过GPS定位系统实时监控（轨迹数据留存至少6个月）。

4.货物盘点管理：须建立电子台账与纸质台账“双轨制”，每月25日前完成月度盘点（抽样比例不低于库存总量的30%），每季度末完成全面盘点（覆盖100%库存）；盘点结果与台账差异超过0.5%（或货值超5万元）时，须在3个工作日内向贸易安全管理部门提交书面说明，10个工作日内完成差异核查及责任认定。

（二）单证与数据安全管理制度

企业须建立“制作-流转-归档-销毁”全流程的单证及数据安全管理体系，确保贸易数据真实、完整、可追溯。

1.单证制作与流转：报关单、合同、发票、装箱单等贸易单证须由经授权的专职人员制作（禁止他人代签），制作时须核对原始凭证（如订单、质检报告），确保“单单一致、单货一致”；涉及许可证件（如自动进口许可证、两用物项出口许可证）的，须在申报前通过“单一窗口”或主管部门系统核验证件有效性，留存核验记录。

2.单证归档与保存：纸质单证须按业务类型（进口/出口）、时间顺序分类装订，专柜存放（配备防盗锁、防火柜）；电子单证须存储于企业专用服务器（禁止存储于个人电脑或云端公共平台），设置访问权限（仅贸易安全管理员及部门负责人可查询），重要单证（如报关单、税单）须同步备份至离线存储设备（备份频率：每月1次，备份介质存放于异地安全场所）。所有单证（含电子数据）保存期限不得少于3年（法律、行政法规另有规定的从其规定）。

3.数据安全与隐私保护：企业信息系统（如ERP、关务系统）须通过国家信息安全等级保护二级及以上认证，设置用户分级权限（如录入-审核-批准三级权限），禁止越权操作；涉及客户信息（如姓名、联系方式、交易记录）的，须签订保密协议（明确信息使用范围及泄露责任），禁止向第三方提供（法律要求配合调查的除外）；数据出境（含向境外母公司传输）须符合《数据安全法》及《个人信息保护法》规定，完成数据出境安全评估或签订标准合同。

（三）人员与场所安全管理制度

1.人员管理：关键岗位（关务、仓储、信息系统管理）人员须通过背景审查（核查无刑事犯罪记录、无重大贸易违规记录），入职前签订《贸易安全承诺书》；在