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2025年软件企业文档管理制度

一、总则

第一条为规范软件企业文档管理工作，确保各类文档的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高知识资产利用效率，支持业务活动有序开展，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国网络安全法》、《电子签名法》及相关行业标准，结合软件企业特点，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部产生的所有文档，包括但不限于技术文档、管理文档、质量文档、商务文档等。技术文档涵盖需求规格说明书、设计文档、源代码注释、测试用例、用户手册等；管理文档包括项目计划、会议纪要、工作报告、决策记录等；质量文档包括质量保证计划、审计报告、不符合项报告等；商务文档包括合同、协议、投标文件、客户沟通记录等。

第三条文档管理遵循统一规范、分级负责、安全保密、便于利用的原则。所有文档均应纳入管理体系，确保从创建、审核、发布、使用、变更到归档销毁的全生命周期得到有效控制。

第四条文档管理目标是实现文档标准化、流程规范化、存储安全化、检索便捷化，为项目管理、产品研发、质量保证、风险控制和决策支持提供可靠依据。

二、组织与职责

第五条公司设立文档管理委员会，由总经理担任主任，技术总监、质量部经理、行政部经理为成员，负责文档管理政策的审定、重大事项的决策和跨部门协调。委员会每季度召开一次会议，评估文档管理体系的运行状况。

第六条质量部作为文档管理的归口部门，承担以下主要职责：

（一）组织制定和修订文档管理制度、标准模板和操作指南；

（二）监督各部门文档管理工作的执行情况，组织定期检查；

（三）负责文档管理系统的日常维护和权限管理；

（四）组织文档管理培训，提高全员文档管理意识和能力；

（五）协调解决文档管理过程中的争议问题。

第七条各业务部门负责人是本部门文档管理的第一责任人，应指定专人担任文档管理员，具体负责：

（一）确保本部门产生的文档符合公司规范要求；

（二）督促员工及时提交文档并进行质量检查；

（三）负责本部门文档的初步分类和整理；

（四）配合质量部完成文档管理相关工作。

第八条全体员工均有责任按照本制度要求创建、使用和维护文档，确保文档内容真实准确、格式规范统一、提交及时完整。项目经理对项目全过程文档的完整性和质量负直接责任。

三、文档分类与编码

第九条公司文档按照内容和用途分为四大类：

（一）技术类文档：与产品研发、项目实施直接相关的文档，如需求文档、设计文档、代码文档、测试文档等；

（二）管理类文档：与日常运营、项目管理相关的文档，如计划、报告、纪要、制度等；

（三）质量类文档：与质量管理体系运行相关的文档，如质量手册、程序文件、记录表单等；

（四）商务类文档：与市场、销售、采购、合同相关的文档。

第十条文档编码规则采用层级结构：公司代码-项目代码-文档类型-序列号-版本号。公司代码固定为SE2025；项目代码由4位数字组成，如P001代表某金融项目；文档类型用2位字母表示，如RD代表需求文档，DS代表设计文档；序列号用3位数字表示文档在该类型中的编号；版本号用V加2位数字表示，如V01代表第一版。

第十一条文档编码示例：SE2025-P001-RD-001-V01表示2025年软件公司金融项目的第1份需求文档第1版。编码应在文档创建时即确定，并在文档生命周期内保持不变。

四、文档创建与审核

第十二条文档创建必须使用公司统一制定的模板，确保格式规范、内容完整。模板应包含文档标题、编码、版本历史、创建日期、创建人、审批记录等基本信息。

第十三条文档内容应遵循以下基本要求：

（一）语言准确简洁，避免歧义，技术术语使用规范；

（二）逻辑结构清晰，层次分明，重点突出；

（三）数据真实可靠，引用来源注明出处；

（四）图表清晰可读，编号连续完整；

（五）版本变更记录详细准确。

第十四条文档审核实行分级审批制度：

（一）一般性文档由创建人直接主管审核批准；

（二）重要技术文档需经过同行评审、项目经理审核、技术总监批准三级审批；

（三）质量体系文件需经过质量部审核、管理者代表批准；

（四）合同类文档需经过法务审核、相关业务负责人批准。

第十五条文档审核应在3个工作日内完成，紧急文档应在1个工作日内完成。审核人应明确提出审核意见，包括通过、修改后通过、不通过三种结论。对于需要修改的文档，创建人应在2个工作日内完成修改并重新提交审核。

五、文档存储与访问

第十六条公司建立统一的文档管理系统，作为文档存储、共享和协作的主要平台。系统应具备版本控制、权限管理、全文检索、操作日志等基本功能。

第十七条文档存储结构按照部门-项目-年度三级目录进行组织。各部门应在每年1月31日前完成上年度文档的整理归档工作，确保文档分类准确、存放有序。

第十八条文档访问权限根据业务需要、最小授权原则设置：

（一）普通员工可访问与其工作相关的文档；

（二）项目经理可访问所