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商场设施设备台账管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范商场设施设备台账（以下简称“台账”）的建立、更新、维护与管理工作，全面、准确、动态地反映设施设备的数量、技术状态、使用情况及全生命周期信息，为设备的采购、维护、检修、更新改造及资产管理提供可靠依据，保障商场设施设备安全稳定运行，降低运营风险和成本，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于商场内所有用于经营服务、安全保障、公共管理、后勤支撑的设施设备，包括但不限于：

机电设备：电梯、扶梯、中央空调系统、给排水系统、供配电系统、消防控制系统、通风排烟系统等；

公共设施：照明设施、标识标牌、监控设备、停车场管理系统、背景音乐系统、无障碍设施等；

经营设备：收银系统、POS机、展示架、冷藏冷冻设备、广告投放设备等；

后勤设备：保洁设备、维修工具、办公设备等。

商场租赁区域内由租户自行购置但涉及公共安全或需纳入商场统一管理的设备，参照本制度执行。

第三条管理原则

1.全面性原则：台账覆盖所有应纳入管理的设施设备，做到不遗漏、不重复，完整记录设备全生命周期信息；

2.准确性原则：台账信息需真实、精准，与设备实际情况一致，数据来源可靠，更新及时；

3.动态性原则：设备发生采购、安装、维修、改造、报废等变动时，台账需同步更新，确保信息时效性；

4.规范性原则：台账的建立、填写、归档、查阅等环节需遵循统一标准和流程，实现标准化管理；

5.可追溯性原则：台账信息需清晰反映设备的流转过程和状态变化，为设备管理决策和责任追溯提供依据。

第二章管理职责

第四条工程部职责

工程部作为台账管理的牵头部门，主要职责包括：

负责制定台账的统一格式、内容标准及管理流程，并组织培训和推广；

牵头组织各相关部门开展设施设备的清查、登记工作，建立初始台账；

负责机电设备、公共设施等核心设备台账的日常更新、维护和审核，确保信息准确；

收集、整理设备的采购合同、说明书、图纸、验收报告、维修记录、检测报告等相关资料，与台账关联归档；

定期对台账进行汇总分析，为设备维护计划制定、故障排查、更新改造提供数据支持；

负责台账的电子化系统搭建、维护及数据安全管理；

监督检查各部门台账管理职责的落实情况，及时发现并纠正问题。

第五条运营部职责

运营部主要职责包括：

负责经营设备（如收银系统、展示设备等）台账的建立、更新和维护，及时向工程部同步设备变动信息；

配合工程部开展经营区域内设施设备的清查、登记工作，提供租户相关设备信息；

反馈经营过程中设备使用问题，协助完善台账的使用情况记录。

第六条安全管理部职责

安全管理部主要职责包括：

负责消防设备、监控设备、应急救援设备等安全类设施台账的建立、更新和维护；

提供安全设备的检测、验收、演练等相关记录，纳入台账管理；

对台账中安全设备的信息准确性和完整性进行监督核查。

第七条财务部职责

财务部主要职责包括：

提供设备采购的财务凭证、资产价值信息，协助工程部完善台账的资产属性记录；

根据台账信息进行资产核算、折旧计提、清查盘点等工作，确保账实相符；

参与设备报废、处置的审核，依据台账信息办理相关财务手续。

第八条各使用部门职责

各设备使用部门（如保洁部、行政部、租户等）主要职责包括：

负责本部门使用的设施设备（如保洁设备、办公设备等）的信息登记，及时向工程部提交设备采购、维修、报废等申请及相关记录；

配合台账清查、核对工作，提供设备实际使用状态、存在问题等信息；

规范使用设备，及时反馈设备故障，协助做好台账的动态更新。

第三章台账内容与建立规范

第九条台账核心内容

台账需以“一设备一台账”为原则，完整记录设备从采购到报废的全生命周期信息，主要包括以下模块：

1.基础信息模块：设备编号（唯一标识）、设备名称、规格型号、生产厂家、生产日期、出厂编号、技术参数、设备类别、所属区域、使用部门、责任人、资产编号、采购日期、采购价格、质保期限等；

2.采购与验收模块：采购合同编号、供应商信息、采购申请单编号、验收报告、安装调试记录、合格证明文件、质保协议等；

3.技术资料模块：产品说明书、电路图、安装图纸、维护手册、操作规程等；

4.运行与维护模块：日常巡检记录、定期维护计划、维护记录（含维护时间、内容、人员、耗材）、故障报修记录、维修记录（含故障描述、维修方案、更换配件、维修费用、维修结果）、停机记录等；

5.检测与校验模块：法定检测报告（如电梯年检报告、消防设备检测报告）、校准记录、性能测试记录等；

6.变动与处置模块：调拨记录、改造记录（含改造方案、费用、效果）、报废申请、处置审批单、处置方式及去向等；

7.其他相关模块：设备照片、保险信息、事故记录（如有）、备注说明等。

第十条台账建立流程

1.初始台账建立：新商场开业前或本制度实施初