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总第932期微型计算机管理科学

电子信息档案在事业单位中的应用风险及控制措施

孙春光，刘胜先

（山东省青岛市即墨区人力资源和社会保障局，山东青岛266200)

摘要：对电子信息档案进行全面概述，包括其定义、特性及在事业单位中的应用现状，深入分析电子信

息档案应用可能遭遇的多种风险，如技术风险、管理风险和法律与合规风险。针对这些风险，提出了相应的控制

措施，涵盖技术、管理和法律合规等多个层面。此外，通过对一个成功案例的分析，展示如何有效实施这些控制

措施。

关键词：电子信息档案管理；风险分析与控制；法律合规性

在信息技术日益发达的当今时代，电子信息档案二、电子信息档案应用的风险分析

作为一种创新的信息管理方式，正逐渐成为事业单位(一)技术风险

信息化管理的重要组成部分，随着电子档案在日常工作数据损坏问题经常发生在电子信息档案的存储与

中的广泛应用，它不仅提高工作效率，也带来各种潜在处理过程中，原因可能是多方面的，包括但不限于存储

的风险和挑战，如技术故障、信息安全漏洞、法律合规介质的物理损坏、存储系统的故障、不当的数据处理

问题等，这些风险严重威胁事业单位的信息安全和影程序、病毒或恶意软件的侵害等，一旦数据损坏，无论

响工作效率。故而，深人研究电子信息档案在事业单位临时还是永久性的，都可能导致重要信息丢失或误用，

中的应用风险及其控制措施，对确保电子档案的安全、从而对事业单位的运营效率和数据可靠性造成负面影

高效运用具有重大的理论和实践意义。响。软件故障也是技术风险的一个关键组成部分，软

一、电子信息档案概述件故障可能源于编程错误、不兼容的系统更新，还有

电子信息档案作为现代信息技术和档案管理软件设计缺陷等，这些故障可能导致数据处理和存储

结合的产物，已成为事业单位信息化管理的重要环过程中断，增加数据丢失或错误处理的风险，软件故

节，这种档案形式的核心在于将传统的纸质档案通障不仅影响日常操作的连续性，还可能导致长期的数

过电子化处理，存储于数字介质中，其定义蕴含数据损失或损害。硬件故障可能包括存储设备故障、处

据和记录的电子化、系统化和自动化处理，在特性理器故障或其他关键硬件组件的损坏，硬件问题往往

上，电子信息档案展现高效的存储、快速的检索、会导致系统不稳定，甚至完全停机，在硬件故障发生

便利的共享以及易于维护和更新等优点。在类型时，如果没有及时采取维护和恢复措施，可能会造成大

上，电子信息档案可以分为几个主要类别：文本档量数据不可访问或丢失。数据在传输过程中可能会遭

案、图像档案、音视频档案等，每种类型均有其独遇拦截、篡改或丢失，尤其是在未加密或安全措施不

特的存储格式和管理要求，例如，文本档案重在内足的情况下，这不仅威胁数据的保密性和完整性，也可

容与格式的精确存储，而音视频档案则更注重文件能导致敏感信息泄露。

压缩与播放质量的平衡。在事业单位中，电子信息(二)管理风险

档案的应用现状显示多方面的进展与挑战，从进展电子信息档案在事业单位中的应用，尽管带来效

角度来看，众多单位已经实现从传统纸质档案到电率显著提升，但同样伴随着一系列管理风险，特别是在

子档案的转变，利用电子档案管理系统（EAMS）信息安全管理和人员管理方面，这些风险的存在严重

高效管理信息资源。这种转变极大提升工作效率，威胁档案的完整性、可靠性和安全性，从而影响事业

实现远程访问、多人协作等功能。然而，在应用过单位的正常运营和声誉。在信息安全管理方面，电子信

程中也面临一系列挑战，如技术更新速度快，导致息档案系统面临外部攻击和内部滥用的双重威胁，黑

某些档案格式或系统迅速过时；档案的安全性和保客攻击、病毒侵入、网络钓鱼等外部威胁可能导致敏

密性问题日益凸显，尤其是在网络安全威胁日益增感数据泄露、数据损坏或系统瘫痪，与此同时，内部人

多的环境下，以及员工对电子档案系统操作技能不员的不当操作、滥用权限或故意破坏行为也可能造成

熟练等。