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中小型企业行政事务管理制度

为规范企业行政事务管理，提升工作效率，保障各项业务有序开展，结合中小型企业实际运营需求，制定本制度。本制度适用于企业全体员工及行政事务相关的各项日常管理活动，涵盖办公物资、文书档案、会议组织、车辆调度、环境卫生、安全保障、印章使用及差旅管理等核心模块，明确操作流程、责任主体及执行标准，确保管理精细化、规范化、透明化。

一、办公物资管理

（一）物资分类与采购

办公物资分为低值易耗品（如笔、纸张、墨盒等）、固定资产（如电脑、打印机、办公家具等）及特殊物资（如劳保用品、礼品等）。各部门需于每月25日前提交下月《物资需求申请表》，注明名称、规格、数量及用途，经部门负责人审核后提交行政部汇总。行政部需对需求合理性进行复核，超预算或非必要物资需与申请部门沟通确认，最终形成《月度采购计划》，经分管副总审批后执行。

采购过程中，行政部应优先选择长期合作供应商，比对3家以上报价（单次采购金额超5000元需提供比价单），确保质量与成本可控。紧急采购（如临时会议物资）需填写《紧急采购申请单》，经行政部负责人批准后直接执行，事后3个工作日内补办手续。

（二）物资验收与入库

物资到货后，由行政部指定专人与供应商共同验收，核对数量、规格、质量（如电子产品需开机测试），验收合格后填写《入库单》，登记物资名称、规格、数量、单价、供应商及入库时间，录入电子台账。固定资产需额外标注资产编号、使用部门及责任人，建立《固定资产管理卡》。验收不合格的物资需当场拍照留证，24小时内联系供应商退换，相关费用由供应商承担。

（三）物资领用与保管

员工领用物资需填写《领用登记表》，注明领用时间、名称、数量及用途，经部门负责人签字确认后领取。低值易耗品实行“以旧换新”（如墨盒、计算器），固定资产需由使用人签字确认保管责任，调离岗位时需办理交接手续。行政部每月28日进行物资盘点，核对台账与实物，盘盈盘亏需形成《盘点报告》，查明原因后报分管副总审批处理（如丢失需责任人按折旧价赔偿）。

二、文书档案管理

（一）收文与发文管理

外部来文由行政部统一登记，填写《收文登记表》（含来文单位、文号、标题、日期、密级），根据内容呈送相关部门负责人或公司领导批阅。紧急文件（如通知、函件）需2小时内呈送，普通文件当日内处理。批阅后，行政部需按批示意见转交承办部门，跟踪办理进度，重要文件需在10个工作日内反馈结果，形成《督办记录》。

公司发文需经拟稿、审核、签发、编号、用印、归档流程。拟稿人需确保内容准确、格式规范（参照《国家行政机关公文格式》）；部门负责人审核内容合规性；分管副总或总经理签发；行政部统一编号（如“XX〔2023〕01号”）；用印前核对文件与审批单一致；发文后3个工作日内将纸质版与电子版同步归档。

（二）档案归档与保管

档案按类型分为文书档案（会议纪要、通知等）、合同档案（采购、销售合同等）、财务档案（凭证、报表等）、人事档案（入职资料、考核记录等），实行分类编号（如“WS-2023-001”表示2023年第1份文书档案）。归档时间要求：文书档案每月5日前完成上月归档；合同档案自签订之日起15日内归档；财务档案由财务部按年度移交行政部；人事档案随员工入职即时归档。

档案保管需配备专用档案柜（钥匙由档案管理员专人保管），电子档案存储于公司加密服务器，定期备份（每周一次增量备份，每月一次全量备份）。档案保管期限按国家规定执行（如永久、30年、10年），到期档案需由行政部会同法务部、财务部鉴定，确无保存价值后填写《档案销毁申请单》，经总经理批准后监督销毁（纸质档案现场焚烧，电子档案彻底格式化）。

（三）档案借阅与保密

员工借阅档案需填写《档案借阅申请单》，注明借阅原因、期限（一般不超过5个工作日），经部门负责人批准后办理。机密档案（如客户信息、财务数据）需总经理审批，借阅时需由档案管理员全程陪同，禁止拍照、复印。归还时需检查档案完整性，逾期未还的由档案管理员催还，造成丢失或损坏的，按公司《保密协议》追究责任（视情节扣罚绩效或解除劳动合同）。

三、会议管理

（一）会议分类与筹备

会议分为例会（周例会、月例会）、专题会（项目研讨会、问题分析会）、临时会（突发事件处理会）。例会需提前3个工作日发布通知（含时间、地点、议题、参会人员），专题会提前2个工作日，临时会提前1小时。会议组织者需准备会议材料（电子版发至参会人邮箱，纸质版会前1小时摆放至会场），布置会场时检查投影、音响、麦克风等设备（提前30分钟调试），重要会议需准备茶歇（如矿泉水、茶包）。

（二）会中记录与决议

会议由行政部指定专人记录，记录内容包括时间、地点、主持人、参会人员、发言要点、决议事项及责任部门/人、完成时限（如