信息登记管理制度.docxVIP

信息登记管理制度

第一章总则

第一条为规范本单位（企业/学校/事业单位等）信息登记管理工作，保障登记信息的真实、准确、完整、安全，提升信息资源利用效率，为单位运营管理、决策制定提供可靠数据支撑，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规及本单位管理规定，结合实际制定本制度。

第二条本制度所称“信息登记”，是指本单位在运营管理过程中，对各类信息进行收集、记录、录入、审核、归档等一系列管理活动，涵盖人员信息、业务信息、资产信息、访客信息、合同信息等各类与单位运营相关的信息。

本制度适用于本单位所有信息登记相关的部门、岗位及人员，覆盖信息登记全流程及各类信息载体（纸质登记册、电子台账、信息系统等）。

信息登记管理坚持以下核心原则：（一）真实准确原则，确保登记信息与实际情况一致，严禁虚构、篡改信息；（二）完整规范原则，信息登记要素齐全、填写规范，符合统一标准；（三）安全保密原则，严格保护登记信息安全，防范信息泄露、丢失或滥用；（四）便捷高效原则，优化信息登记流程，提升登记效率，便于信息查询与使用；（五）全程追溯原则，对信息登记、修改、审核、归档等环节进行记录，确保信息流转可追溯。

职责分工：（一）信息管理部门（或行政办公室）是信息登记管理的归口管理部门，负责制度制定与修订、登记标准制定、登记流程规范、信息安全监管及登记工作监督检查；（二）各业务部门是本部门相关信息登记的责任主体，负责本部门信息登记的组织实施、信息审核及日常管理；（三）信息登记人员负责按要求完成信息收集、录入、核对等工作，确保登记信息质量；（四）全体员工需配合做好信息登记相关工作，及时提供真实、完整的信息。

第二章信息登记范围与标准

第一节信息登记范围

本单位信息登记范围主要包括以下类别：（一）人员信息：员工基本信息、入职离职信息、考勤信息、培训信息、绩效考核信息等；（二）业务信息：客户信息、项目信息、合同信息、采购信息、销售信息、生产/服务记录等；（三）资产信息：固定资产信息、办公设备信息、物资库存信息、财务资产信息等；（四）访客信息：外来访客身份信息、访问事由、访问时间、对接人员等；（五）其他信息：会议记录、公文流转信息、投诉举报信息、应急处置信息等与单位运营相关的各类信息。

各业务部门可根据本部门工作需求，在信息管理部门指导下，明确本部门具体信息登记范围，确保无遗漏、无冗余。

第二节信息登记标准

信息管理部门牵头制定统一的信息登记标准，明确各类信息的登记要素、填写规范、编码规则、数据格式等要求，确保信息登记标准化、规范化：（一）登记要素：明确各类信息必须登记的核心内容，如员工信息需包含姓名、身份证号、岗位、入职日期等；（二）填写规范：规定信息填写的表述方式、计量单位、日期格式等，如日期统一采用“YYYY-MM-DD”格式，金额统一保留两位小数；（三）编码规则：对需要编码管理的信息（如固定资产编号、合同编号、项目编号等），制定统一的编码规则，确保编码唯一、可追溯；（四）数据格式：明确电子信息的存储格式、字段类型、长度等要求，便于信息系统存储与交互。

各类信息登记表单（纸质或电子）由信息管理部门统一设计或审核确认，确保符合登记标准；表单内容需根据业务变化及时更新优化。

第三章信息登记流程

第一节信息收集与录入

信息登记人员应根据信息登记范围及标准，主动收集相关信息，确保信息来源合法、真实；收集个人信息时，需遵守《中华人民共和国个人信息保护法》相关规定，明确告知信息用途，取得信息主体同意。

信息录入分为纸质录入和电子录入：（一）纸质录入：使用统一的纸质登记表单，用不易褪色的笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改；确需修改的，需在修改处签字确认，并注明修改日期；（二）电子录入：通过单位信息系统或电子台账录入，严格按数据格式要求填写，录入完成后进行初步核对，确保录入信息准确无误。

信息登记应及时完成，原则上信息产生后2个工作日内完成登记；紧急信息需即时登记。

第二节信息审核与确认

建立信息登记审核机制，确保登记信息质量：（一）一级审核：信息登记人员完成信息录入后，进行自我审核，核对信息的完整性、准确性；（二）二级审核：由部门负责人或指定审核人员对登记信息进行复核，重点核查信息的真实性、合规性；审核通过的，予以确认；审核不通过的，退回登记人员修改完善后重新审核。

对于重要信息（如大额合同信息、核心资产信息、关键人员信息等），需经信息管理部门进一步审核确认，确保信息符合单位整体管理要求。

第三节信息归档与更新

审核通过的信息，应及时归档：（一）纸质信息：按单位档案管理规定，整理装订纸质登记表单，存入指定档案柜，做好分类标识，便于查阅；（二）电子信息：按信息管理部门规定的存储路径和方式归档，确保电子信息存储安全、可访问；重要电子