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公司招待管理办法

（2025年修订）

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司商务招待、公务接待等活动管理，厉行勤俭节约，反对铺张浪费，控制招待费用支出，提升招待工作实效，保障公司经营发展需要，依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，结合公司实际，制定本办法。

第二条核心定义

本办法所称招待活动，是指公司因经营业务、公务往来需要，接待外部单位人员（包括客户、合作伙伴、政府部门人员、行业专家等）或内部特殊公务人员所发生的餐饮、住宿、礼品、交通、会务等相关活动及费用支出。

第三条适用范围

本办法适用于公司各职能部门、分公司、子公司及所属各业务单元的所有招待活动管理。公司全体员工在组织或参与招待活动时，均应遵守本办法规定。

第四条管理原则

合法合规原则：严格遵守国家法律法规及公司相关制度规定，招待活动内容、形式、费用支出均符合合规要求，杜绝违规违纪行为。

必要适度原则：招待活动需围绕公司经营业务或公务需求开展，确有必要时方可组织，严格控制招待范围、规模和标准，避免不必要的招待支出。

勤俭节约原则：树立节约意识，合理安排招待活动，优先选择经济实惠的接待方式，杜绝铺张浪费、讲排场、比阔气等行为。

公开透明原则：招待活动的审批流程、费用标准、支出明细等信息公开透明，接受内部监督，确保管理规范、有据可查。

权责统一原则：明确招待活动的组织部门、责任人及审批权限，谁组织、谁负责，确保招待活动全程可控、责任可追溯。

第五条职责分工

行政部：作为招待管理的归口部门，负责制定和修订本办法及配套标准；统筹协调公司重大招待活动的组织实施；建立招待用品（礼品、烟酒等）的采购、入库、领用、核销管理制度；监督检查各部门招待活动执行情况；定期汇总分析招待费用支出情况。

财务部：负责招待费用的审核、核算与支付；严格按照本办法及财务制度规定，审核招待费用报销凭证的真实性、合规性和完整性；建立招待费用台账，对招待费用支出进行动态监控；配合行政部开展招待费用专项检查。

各业务及职能部门：作为本部门招待活动的责任主体，负责根据业务需求提出招待申请，按权限履行审批程序；组织实施本部门职责范围内的招待活动，严格遵守招待标准；及时办理招待费用报销手续，确保报销材料真实完整；配合行政部、财务部开展招待管理相关工作。

公司管理层：按审批权限审批各类招待申请；监督分管部门招待管理工作的落实情况；对公司招待管理工作中的重大事项进行决策。

审计部/纪检监察部门：负责对公司招待管理工作及费用支出情况进行审计监督；查处招待活动中的违规违纪行为，追究相关责任人责任。

第二章招待活动分类与审批流程

第六条招待活动分类

商务招待：指为拓展业务、维护客户关系、促进合作等经营目的，接待客户、合作伙伴、潜在投资者等外部经营相关人员的活动。

公务接待：指为配合政府部门、行业监管机构、上级单位等开展检查、调研、指导、交流等公务活动，接待相关公务人员的活动。

专项招待：指因公司重大项目推进、重要会议举办、行业交流峰会等特殊事项，组织的大型或高规格招待活动。

内部招待：指因公司内部跨区域、跨部门重大协作、员工表彰、特殊工作慰问等需要，组织的内部人员招待活动（内部招待从严控制，一般情况下不予安排）。

第七条审批权限与流程

所有招待活动均实行“事前申请、分级审批”制度，未经审批不得擅自组织招待活动，否则相关费用不予报销。具体审批流程如下：

一般招待申请（单次预计费用2000元以下）：

申请人填写《公司招待活动申请表》，注明招待对象、人数、事由、时间、地点、预计费用、陪同人员等信息；

经部门负责人审核批准后，方可组织实施；

若涉及礼品赠送，需额外注明礼品名称、规格、数量、单价及总金额，经部门负责人审核后，报行政部备案。

重要招待申请（单次预计费用2000元及以上、10000元以下）：

申请人填写《公司招待活动申请表》，经部门负责人审核；

报分管公司领导审批后，方可组织实施；

涉及礼品赠送或大型活动安排的，需提前与行政部沟通，由行政部协助统筹安排。

重大招待申请（单次预计费用10000元及以上或专项招待活动）：

申请人填写《公司招待活动申请表》，附详细招待方案（包括活动流程、费用预算明细、安全保障措施等）；

经部门负责人、分管公司领导审核；

报公司总经理（或董事长）审批；涉及重大事项的，需提交公司管理层会议审议通过后，方可组织实施；

由行政部牵头，相关部门配合组织实施。

应急招待特殊处理：因突发公务或紧急业务需求，无法事前履行审批程序的，可先组织招待活动，但需在活动结束后2个工作日内补齐审批手续，说明应急事由，经相关审批人确认后，方可办理费用报销。

《公司招待活动申请表》由行政部统一制定，各部门可到行政部领取或通过内部办公系统下载。

第三章招