2026年金属冶炼公司办公设备全生命周期管理制度.docxVIP

2026年金属冶炼公司办公设备全生命周期管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司办公设备全生命周期管理，实现办公设备“规划合理、采购合规、使用高效、维护及时、处置规范”的目标，降低设备管理成本，保障公司办公秩序有序运行，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业国有资产管理办法》及公司资产管理相关规定，结合公司实际办公需求，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有办公设备的全生命周期管理，包括但不限于计算机、打印机、复印机、投影仪、传真机、扫描仪、办公家具（桌椅、文件柜等）、碎纸机、空调等各类用于办公的设备。公司各部门、各下属单位（以下统称“各使用部门”）涉及办公设备规划、采购、验收、使用、维护、报废等相关工作的，均应遵守本制度规定。

第三条管理原则

需求导向原则：根据各部门实际办公需求规划设备配置，避免盲目采购，确保设备资源与办公需求匹配，提高设备使用效率。

合规采购原则：办公设备采购需符合国家法律法规及公司采购管理规定，通过合规渠道采购，确保采购过程公开、公平、公正。

全周期管控原则：对办公设备从需求规划、采购入库、使用登记、日常维护到报废处置的全生命周期进行跟踪管理，确保每台设备可追溯。

高效节能原则：优先选择节能环保、性能稳定、性价比高的办公设备，降低设备能耗及后期维护成本，符合公司绿色办公要求。

责任到人原则：明确办公设备各管理环节的责任部门及责任人，确保设备管理工作落地，避免管理漏洞导致设备损坏、丢失或浪费。

第二章管理职责

第四条行政部职责

作为办公设备全生命周期管理的归口部门，负责制定和修订办公设备管理制度，明确管理流程及标准；

统筹公司办公设备需求规划，汇总各部门设备需求，制定年度办公设备采购计划，报公司审批后执行；

负责办公设备采购工作，选择合规供应商，签订采购合同，跟踪采购进度，确保设备按时到货；

组织办公设备验收、入库登记工作，建立公司级办公设备台账，记录设备型号、采购时间、使用部门、责任人等信息；

负责办公设备日常维护管理，联系维修服务商，协调设备维修、保养工作，跟踪维修进度及效果；

制定办公设备报废标准及处置流程，组织报废设备鉴定，按规定处理报废设备，确保处置合规；

监督各使用部门办公设备使用情况，定期检查设备台账与实物一致性，督促部门落实设备管理责任。

第五条财务部职责

负责审核年度办公设备采购计划的预算合理性，确保采购预算符合公司财务管理制度及年度预算安排；

按采购合同约定支付办公设备采购款项，审核采购发票及相关单据，确保资金支付合规；

负责办公设备固定资产登记，核算设备折旧，定期与行政部核对设备台账，确保账实相符；

参与办公设备报废处置工作，审核报废设备残值处理及财务核销流程，确保报废设备财务处理合规。

第六条采购部职责

配合行政部开展办公设备采购工作，协助筛选合格供应商，提供市场价格信息及供应商资质审核支持；

参与办公设备采购合同拟定，协助行政部审核合同条款，确保合同内容符合公司采购管理要求；

跟踪供应商履约情况，对供应商供货质量、交货时效进行评估，为后续采购供应商选择提供依据；

协助处理采购过程中的异常问题，如设备质量不合格、交货延迟等，协调供应商整改或退换货。

第七条使用部门职责

根据本部门办公需求，每年年末提出下一年度办公设备需求计划，报行政部汇总；

负责本部门领用办公设备的日常使用管理，指定设备使用责任人，明确责任人对设备的保管、日常检查责任；

规范使用办公设备，按设备操作说明操作，避免因操作不当导致设备损坏，禁止擅自拆卸、改装设备；

发现设备故障或损坏时，及时向行政部提交维修申请，说明故障情况，配合行政部开展设备维修工作；

部门人员调整时，及时办理办公设备交接手续，更新设备使用责任人信息，并报行政部备案；

配合行政部开展办公设备盘点、检查工作，提供本部门设备使用及结余情况，确保设备台账准确。

第八条责任人职责

设备使用责任人：负责所使用办公设备的日常保管，定期检查设备状态，发现异常及时上报；按规范操作设备，避免设备损坏，离职或岗位调整时办理设备交接；

台账管理员（由行政部指定）：负责维护公司级办公设备台账，及时更新设备采购、领用、维修、报废等信息，确保台账记录准确、完整；

维修协调员（由行政部指定）：负责对接设备维修服务商，接收各部门维修申请，跟踪维修进度，反馈维修结果，整理维修记录并存档。

第三章全生命周期管理流程

第九条需求规划与采购

需求提报：每年12月，各使用部门根据下一年度办公需求（如人员新增、设备老化需更换等），填写《办公设备需求申请表》，注明设备名称、型号、数量、用途及需求时间，报行政部；

需求汇总：行政部汇总各部门需求，结合现有设备使用状态（如设备老化程度、剩余使用年限），筛选合理需求，制定《年度办公设备采购计划》，明确采