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文学社邮件收发管理规定

第一章总则

文学社邮件收发管理规定是为了规范文学社内部及对外邮件的收发流程，确保邮件信息的安全、准确、及时传递，提升工作效率，保障文学社运营管理的有序进行。本规定适用于文学社全体员工及合作客户，旨在通过制度化管理，实现邮件资源的合理配置，强化信息保密意识，优化服务体验。

适用范围

1.文学社全体员工，包括行政主管、编辑、设计、市场、客服等岗位人员；

2.文学社合作客户、作家、出版机构、媒体等相关外部单位；

3.文学社官方邮箱及个人工作邮箱的使用与管理。

核心原则

1.安全性原则：确保邮件内容不被泄露、篡改或滥用，严格遵守国家网络安全法律法规；

2.时效性原则：及时处理邮件，保障信息传递的高效性，避免延误重要事务；

3.准确性原则：核对收发邮件的地址、附件及内容，防止错误传递导致损失；

4.规范性原则：统一邮件格式、称谓及签批流程，维护文学社的专业形象；

5.责任性原则：明确邮件收发人员的职责，落实绩效考核，确保责任到人。

第二章邮件系统管理

1.邮箱申请与分配

-员工入职时需根据岗位职责申请工作邮箱，由行政主管审核并分配账号；

-邮箱命名规范为“部门-姓名”，如“编辑部-张三”；

-禁止使用私人邮箱处理工作事务，一经发现将按制度处罚。

2.邮箱安全维护

-定期修改邮箱密码，密码需包含字母、数字及特殊字符，且不少于12位；

-启用双因素认证（2FA），提升账户安全性；

-禁止使用公共网络登录工作邮箱，避免信息被窃取。

3.邮件备份与归档

-重要邮件（如合同、版权协议、财务凭证等）需及时备份至云存储或移动硬盘；

-邮件归档需按年份、部门分类，便于查阅，存档期限不少于3年；

-电子邮件的备份与纸质文件备份同步执行，确保数据不丢失。

第三章邮件收发流程

1.收件处理

-邮件到达后，收件人需在2小时内查看并分类标记（如“待回复”“重要”“一般”）；

-涉及多部门协作的邮件，收件人需转发至相关负责人，并抄送行政主管；

-对于敏感信息（如版权授权、稿费支付等），需加密发送或使用公司内网传输。

2.发件规范

-邮件主题需简洁明了，如“稿费结算通知-2023年10月”“新书出版合同-李四”；

-正文内容需包含发件人、收件人、日期、事由，并使用专业措辞；

-附件需命名规范，如“合同.pdf”“图片集.zip”，并在邮件中说明附件用途；

-发送前需仔细检查收件人地址、内容及附件，避免错发或遗漏。

3.回复与跟进

-一般邮件需在24小时内回复，重要邮件需12小时内响应；

-对于客户咨询类邮件，需记录问题并转交对应部门处理，3日内反馈结果；

-邮件沟通需保留记录，便于后续追溯。

第四章邮件保密与安全

1.敏感信息管理

-禁止通过邮件传输涉密文件（如员工工资、版权底价等），需使用加密渠道或纸质版传递；

-涉及作家稿件、版权授权等敏感内容，需标注“机密”字样，并限制查阅权限；

-员工离职时需交还所有工作邮箱账号及密码，并删除个人存储的邮件。

2.外部邮件防护

-对外部邮件需警惕钓鱼邮件、病毒邮件，禁止随意点击未知链接或下载附件；

-重要邮件（如合同）需通过数字签名验证发件人身份，防止伪造；

-定期对邮件系统进行安全检测，及时修复漏洞。

第五章绩效考核与责任追究

1.绩效考核

-将邮件处理效率、错误率、保密性等纳入员工绩效考核，占比不低于10%；

-每月评选“邮件管理优秀员工”，给予物质奖励；

-对于邮件丢失、错发等严重问题，将追究相关责任人责任。

2.责任追究

-若因个人疏忽导致邮件泄露或延误，将扣除当月绩效奖金，情节严重者解除劳动合同；

-对于违反保密规定的行为，将依据《文学社员工手册》进行处罚；

-行政主管需定期检查邮件管理制度执行情况，确保制度有效落地。

第六章附则

1.本规定自发布之日起实施，由行政主管负责解释；

2.邮件管理制度将根据实际情况调整，每年修订一次；

3.员工需认真学习本规定，并在工作中严格遵守，违反者将按制度处理。

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备注

本规定结合文学社行业特点，突出人文关怀与扁平化管理理念，通过规范化管理提升团队协作效率，同时保障信息安全。行政主管需定期组织培训，确保全员理解并执行。