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2026年口腔医疗管理公司行政档案借阅管理制度

第一章总则

第一条为规范公司总部及旗下各口腔诊疗机构行政档案的借阅管理工作，保障行政档案的完整、安全与有效利用，维护档案信息的真实性、保密性，提高档案资源利用效率，为公司经营管理、业务发展、合规风控等工作提供支撑，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业档案管理规定》等相关法律法规及行业规范，结合公司口腔医疗管理业务实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部及旗下各口腔诊疗机构所有行政档案借阅的全流程管理工作，包括档案借阅申请、审核、审批、借阅使用、归还归档、延期续借、档案保护、违规处理等环节。公司总部行政部（档案管理部，核心牵头部门）、各职能部门（市场部、医务部、运营部、财务部、合规部等）、旗下各口腔诊疗机构及全体需要借阅行政档案的员工、外部单位及人员，均需严格遵循本制度规定。

第三条本制度所指行政档案，是指公司在经营管理过程中形成的，具有保存价值的各类行政类文件材料，涵盖但不限于公司规章制度、会议纪要、决策文件、合同协议（非业务专项合同）、营业执照等资质证照、人事管理文件、财务基础资料、行政采购记录、对外沟通函件、项目审批材料等。

第四条行政档案借阅管理核心原则：

依法合规原则：严格遵循相关法律法规及行业规范，规范档案借阅全流程管理，确保档案利用与保密工作合法合规；

安全保密原则：坚持“安全第一、保密优先”，严格管控档案借阅权限与使用范围，防范档案信息泄露、损毁、丢失等风险；

规范高效原则：明确档案借阅流程、审批权限与操作标准，优化借阅管理流程，提升档案资源利用效率，保障业务工作顺利开展；

权责明晰原则：明确各部门、各岗位及借阅人的档案借阅管理职责，将责任落实到具体单位与个人，确保权责统一；

按需借阅原则：档案借阅需基于合法、合理的工作需求，严格按照“按需申请、限额借阅、限期归还”的要求执行，杜绝无理由、超范围借阅；

全程追溯原则：建立档案借阅全流程记录机制，对借阅申请、审批、使用、归还等环节进行详细记录，确保档案流转全程可追溯。

第二章核心定义与适用范围

第五条核心定义：

行政档案：指公司在行政管理、经营决策、内部管控等活动中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是公司重要的无形资产；

档案借阅：指公司内部员工或外部单位/人员因工作需要，向档案管理部门申请调取、查阅、使用行政档案的行为，包括查阅（现场查看，不带走档案）、借出（将档案带离档案管理场所使用）两种形式；

借阅人：指因工作需要申请借阅行政档案的公司内部员工或外部单位/人员，内部借阅人需为公司正式在职员工，外部借阅人需经公司相关部门审批同意；

档案管理员：指由行政部（档案管理部）聘任，负责行政档案收集、整理、归档、保管、借阅审核、跟踪管理等工作的专业人员；

涉密档案：指涉及公司核心商业秘密、经营决策、财务数据、未公开资质信息等，泄露后可能给公司造成损失或不良影响的行政档案，需实行专项保密管理；

档案借阅台账：指记录档案借阅全流程信息的专项记录，包括借阅人信息、借阅档案名称及编号、借阅时间、借阅期限、审批人、归还时间、档案状态等内容。

第六条适用范围：

档案类型范围：

（1）规章制度类：包括公司各项管理制度、管理办法、实施细则、流程规范等；

（2）决策文件类：包括公司股东会、董事会、总经理办公会等会议纪要、决议文件、决策审批材料等；

（3）资质证照类：包括公司营业执照、医疗机构执业许可证、组织机构代码证、税务登记证等各类资质证明文件及相关审批材料；

（4）合同协议类：包括公司对外签订的行政采购合同、服务协议、租赁协议等非业务专项类合同协议（业务类、医疗类专项合同另行按对应管理制度管理）；

（5）人事管理类：包括公司员工招聘、录用、培训、考核、调动、离职等相关行政类人事文件（核心人事档案另行按人事档案管理制度管理）；

（6）行政运营类：包括行政采购记录、固定资产台账、办公耗材管理文件、会议通知、对外沟通函件、后勤保障相关文件等；

（7）其他行政类：包括公司年度工作报告、总结材料、荣誉证书、行政类项目审批材料等其他具有保存价值的行政档案。

管理环节范围：涵盖行政档案借阅的申请、审核、审批、借阅登记、档案调取、使用监管、归还验收、归档保管、延期续借、违规处理、档案借阅台账管理等全流程；

机构与人员范围：包括公司总部行政部（档案管理部）、各职能部门、旗下各口腔诊疗机构，以及所有申请借阅、审核审批、管理行政档案的内部员工与外部单位/人员。

第七条公司建立《行政档案分类及密级划分标准》，明确各类行政档案的分类依据、编号规则、密级等级（普通档案、秘密档案、机密档案）、保密期限、借阅权限等核心内容，由行政部（档案管理部）牵头，联合合规部、财务部等相关部门梳理确定