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2026年口腔医疗管理公司通讯录更新管理制度

第一章总则

第一条为规范公司通讯录的更新与管理工作，确保通讯录信息真实、准确、及时，保障公司内部各部门、各口腔医疗机构之间的高效协作，维护公司信息安全及员工个人信息权益，依据《中华人民共和国个人信息保护法》等国家相关法律法规，结合口腔医疗行业多机构联动、人员流动相对频繁的特性，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所属各职能部门、各口腔医疗机构及全体员工，涵盖通讯录信息的收集、录入、更新、审核、发布、使用及保密等全流程工作。公司控股子公司、合作医疗机构涉及与公司协同工作所需的通讯录管理，参照本制度执行。

第三条本制度所称通讯录，是指记录公司内部员工及外部协作单位（如合作医疗设备供应商、转诊医疗机构、监管部门等）相关联系信息的汇总资料，包括电子版本（如企业微信通讯录、内部办公系统通讯录、Excel文档等）和纸质版本（如必要）。核心信息涵盖姓名、所属部门/机构、岗位、办公电话、手机号码、邮箱地址、办公地址等。

第四条通讯录更新管理遵循“真实准确、及时高效、分级管理、保密安全”的基本原则。所有收录信息均需核实真实性，杜绝虚假信息；人员信息发生变动时，需在规定时限内完成更新；按内部使用、外部协作等不同场景分级管控通讯录查阅权限；严格保护员工个人信息及公司商业信息，防范信息泄露风险。

第五条职责分工：公司行政部为通讯录更新管理的牵头部门，负责统筹通讯录的编制、更新、审核、发布及日常维护；各职能部门、各口腔医疗机构指定专人作为信息专员，负责本部门/机构员工信息的收集、初步审核、及时上报及更新提醒；人力资源部负责提供员工入职、离职、调岗等人员变动信息，协助行政部完成通讯录人员信息的同步更新；法务部负责对通讯录管理工作的合规性进行审核，提供法律支持；信息管理部门（如设有）或行政部负责电子通讯录系统的技术维护及数据安全保障；全体员工有义务及时向所在部门信息专员报送个人信息变动情况。

第二章通讯录信息管理规范

第六条信息收集范围：通讯录信息收集需遵循合法、正当、必要的原则，不得过度收集无关信息。

（一）内部员工信息：包括员工姓名、性别、所属部门/口腔医疗机构、岗位职称、办公电话、手机号码、企业邮箱、办公地址等基础信息；其中，医疗岗位员工需补充执业资格相关岗位标识（如牙科医生、护士等），便于内部协作对接；

（二）外部协作单位信息：包括合作单位名称、对接部门、联系人姓名、联系电话、邮箱地址、合作业务范围等信息，仅限收录与公司业务直接相关的协作单位信息；

（三）信息补充要求：员工个人信息发生变动时，需主动报送变动后的完整信息；新入职员工需在入职流程完成后，提交个人基础联系信息至所在部门信息专员。

第七条信息分类管理：行政部按“内部通讯录”“外部协作通讯录”两类分别编制管理。内部通讯录按职能部门、口腔医疗机构分类梳理，明确人员层级及协作关系；外部协作通讯录按合作业务类型（如设备供应、转诊合作、学术交流等）分类归档，便于精准查询使用；两类通讯录需明确区分查阅权限，内部通讯录仅限公司员工使用，外部协作通讯录仅限相关业务部门员工查阅。

第八条信息存储规范：电子通讯录需存储在公司指定的内部办公系统或加密服务器中，实行分级权限管理，仅授权人员可进行查阅、编辑操作；纸质通讯录（如必要）需由行政部指定专人保管，存放于安全保密的场所；所有通讯录信息需定期备份，防范数据丢失；信息存储期限需符合个人信息保护相关规定，员工离职后，其个人信息需进行脱敏处理后归档留存，或按规定安全销毁。

第三章通讯录更新流程

第九条更新类型及触发条件：

（一）常规更新：按固定周期开展的全面更新，触发条件为每季度末最后一周，对通讯录所有信息进行全面核查更新；

（二）即时更新：针对人员或协作单位信息突发变动的动态更新，触发条件包括但不限于：新员工入职、员工离职、员工调岗（跨部门/跨机构）、员工联系电话/邮箱变更；外部协作单位联系人、联系电话等信息变动；公司部门架构调整、办公地址变更等。

第十条即时更新流程：

（一）信息上报：员工个人信息变动的，需在变动发生后24小时内，向所在部门信息专员提交《个人信息变动申报表》；部门/机构信息变动的，由部门负责人或信息专员在变动确定后24小时内，向行政部报送变动信息；外部协作单位信息变动的，由对接业务部门信息专员在核实变动信息后24小时内，向行政部报送更新资料；

（二）初步审核：各部门信息专员收到信息变动申请后，需在1个工作日内核实信息真实性、完整性，确认无误后签署审核意见，提交至行政部；

（三）复核确认：行政部收到上报的变动信息后，需在1个工作日内完成复核，核对变动信息与人力资源部人员变动记录、业务部门协作记录等是否一致；涉及外部协作单位信息的，需与对接业务部门再次核实；

（四）更新发布：复