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2026年环保餐具科技公司员工档案管理细则

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司员工档案管理工作，确保员工档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，保护员工个人信息安全，提高人力资源管理效率，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本细则。

第二条适用范围

本细则适用于公司所有员工的档案管理，包括正式员工、试用期员工、临时员工、实习员工等各类员工，涵盖员工档案的收集、整理、存储、保管、查阅、使用、转移、交接、销毁等各个环节，适用于公司全体管理人员和相关工作人员。

第三条基本原则

员工档案管理遵循真实准确、完整规范、安全保密、便于使用的原则，坚持谁主管、谁负责，谁使用、谁负责的工作要求，实现员工档案管理的规范化、标准化、信息化。

第四条管理目标

通过建立健全员工档案管理体系，实现员工档案完整率达到100%，档案准确率达到99%以上，档案安全率达到100%，档案检索响应时间不超过10秒，为公司人力资源管理提供强有力的数据支撑。

第二章档案内容构成

第五条入职档案

入职档案是员工入职时形成的档案材料，主要包括：个人基础材料，如身份证复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、体检报告等；入职手续材料，如入职登记表、劳动合同、岗位说明书、保密协议、竞业限制协议等；背景调查材料，如背景调查报告、推荐信等。

第六条在职档案

在职档案是员工在职期间形成的档案材料，主要包括：考核与奖惩材料，如年度绩效考核表、评优材料、处分材料等；培训与发展材料，如培训记录、培训证书、职业发展规划等；薪酬福利材料，如薪酬调整记录、社会保险记录、住房公积金记录等；工作变动材料，如岗位变动记录、职务任免记录、调动记录等。

第七条离职档案

离职档案是员工离职时形成的档案材料，主要包括：离职申请材料，如辞职申请书、离职审批表等；工作交接材料，如工作交接清单、物品交接清单等；离职手续材料，如解除劳动合同证明、离职证明等；离职面谈材料，如离职面谈记录、离职原因分析等。

第八条特殊岗位档案

特殊岗位档案是特殊岗位员工的专项档案材料，主要包括：研发人员档案，如研发项目参与记录、技术成果记录、知识产权记录等；技术人员档案，如技术资格证书、技术成果记录、技术培训记录等；管理人员档案，如管理培训记录、管理考核记录、管理成果记录等。

第三章档案管理职责

第九条人力资源部门职责

人力资源部门是员工档案管理的主要责任部门，主要职责包括：制定员工档案管理制度和管理流程；负责员工档案的收集、整理、存储、保管；负责员工档案的查阅、使用、转移、交接；负责员工档案的销毁和保密工作；负责员工档案管理的监督和检查；负责员工档案管理人员的培训和管理。

第十条档案管理人员职责

档案管理人员是员工档案管理的具体实施人员，主要职责包括：负责员工档案的日常管理工作；负责员工档案的收集、整理、装订、编号；负责员工档案的存储、保管、维护；负责员工档案的查阅、借阅、复制；负责员工档案的保密和安全工作；负责员工档案管理系统的操作和维护。

第十一条各部门职责

公司各部门是员工档案管理的配合部门，主要职责包括：配合人力资源部门收集员工档案材料；及时向人力资源部门提供员工在职期间的相关材料；协助人力资源部门进行员工档案的查阅和使用；配合人力资源部门进行员工档案管理的监督和检查；负责本部门员工档案材料的真实性和完整性。

第十二条员工职责

员工是员工档案的主体，主要职责包括：提供真实、准确、完整的个人信息和相关材料；配合人力资源部门进行档案材料的收集和更新；遵守员工档案管理的相关规定；对个人档案材料的真实性负责；有权查阅和核对个人档案材料。

第四章档案收集与整理

第十三条档案收集要求

员工档案收集必须符合以下要求：收集时间必须及时，确保档案材料的时效性；收集内容必须完整，确保档案材料的完整性；收集方式必须规范，确保档案材料的规范性；收集责任必须明确，确保档案材料的责任性；收集质量必须保证，确保档案材料的质量。

第十四条档案收集程序

员工档案收集程序包括：收集准备，明确收集内容、收集时间、收集方式；收集实施，按照收集要求收集档案材料；收集审核，对收集的档案材料进行审核和验证；收集登记，对收集的档案材料进行登记和编号；收集归档，将收集的档案材料归档保存。

第十五条档案整理要求

员工档案整理必须符合以下要求：整理标准必须统一，确保档案整理的一致性；整理方法必须科学，确保档案整理的科学性；整理程序必须规范，确保档案整理的规范性；整理质量必须保证，确保档案整理的质量；整理时间必须及时，确保档案整理的时效性。

第十六条档案整理程序

员工档案整理程序包括：整理准备，明确整理标准、整理方法、