跑步俱乐部赛事宣传物料工作方案.docx

跑步俱乐部赛事宣传物料工作方案

第一章总则

第一条目的

为规范跑步俱乐部赛事宣传物料的全流程管理，提升赛事品牌传播效能，强化会员与公众对赛事的认知度、参与感及归属感，推动跑步运动健康、有序、高质量发展，结合俱乐部实际运营需求，制定本方案。

第二条适用范围

本方案适用于俱乐部主办或承办的各类跑步赛事（包括但不限于城市马拉松、越野跑、主题跑、会员内训赛等）宣传物料的设计、制作、发放及回收管理工作。

第三条基本原则

1.品牌一致性：物料设计须严格遵循俱乐部视觉识别系统（VI），确保赛事宣传与俱乐部整体品牌形象高度统一；

2.内容准确性：宣传信息须真实、客观，涵盖赛事核心信息（时间、地点、组别、规则等）、会员权益、安全提示等关键内容，避免误导性表述；

3.成本可控性：结合赛事规模与预算，合理规划物料类型与数量，优先选择性价比高、可重复利用的物料；

4.环保可持续：倡导使用可降解、低能耗的制作材料，减少一次性物料使用，践行绿色办赛理念。

第二章组织架构与职责

为保障宣传物料工作高效推进，设立“赛事宣传物料工作组”（以下简称“工作组”），成员由俱乐部行政部、赛事部、设计部及外部合作方（如广告公司、物料供应商）代表组成，具体职责划分如下：

第四条工作组组长（行政部负责人）

1.统筹物料工作全流程，审批物料需求、设计方案及制作预算；

2.协调跨部门资源，解决物料制作与发放过程中的突发问题；

3.监督物料工作进度，确保与赛事整体筹备计划同步。

第五条设计组（设计部核心成员）

1.负责物料创意设计，严格遵循俱乐部VI规范，突出赛事主题与特色；

2.配合赛事部提炼宣传核心信息，确保内容准确、吸引力强；

3.跟进设计方案修改，提交终稿并归档保存。

第六条制作组（行政部采购专员+外部供应商对接人）

1.依据设计终稿，筛选合格供应商，完成物料制作招标、合同签订及成本控制；

2.监督制作过程，确保物料质量、交期符合要求；

3.组织物料验收，完成入库登记与存储管理。

第七条执行组（赛事部现场运营人员）

1.制定物料发放计划，明确各环节（参赛包发放、现场布置、媒体传播）的物料需求与分配规则；

2.负责物料现场发放、布置及回收，确保物料使用规范、有序；

3.收集物料使用反馈，形成总结报告提交工作组。

第三章工作流程

赛事宣传物料工作按“需求提报—审核—设计—制作—发放—收尾”六大环节推进，各环节需留存书面记录，确保可追溯。

第八条需求提报（赛前60-90日）

1.赛事部根据赛事规模、目标人群及宣传重点，填写《赛事宣传物料需求单》（附件1），明确物料类型（如海报、参赛包物料、现场布置物料、线上传播物料等）、数量、规格、使用场景及时间节点；

2.需求单需经赛事部负责人审核签字后，提交工作组组长备案。

第九条需求审核（赛前50-60日）

工作组召开专题会议，对需求单进行审核，重点评估：

-物料类型与赛事目标的匹配度（如大众赛需强化参与感，精英赛需突出专业性）；

-数量与预算的合理性（参考历史赛事数据，避免超量制作）；

-内容合规性（是否符合法律法规、俱乐部品牌规范及公序良俗）。

审核通过后，需求单正式生效；未通过则由赛事部修订后重新提报。

第十条设计制作（赛前30-50日）

1.初稿设计：设计组根据需求单，结合赛事主题（如“健康中国”“绿色生态”“会员十周年”等）完成物料初稿，包含主视觉海报、参赛包贴纸、现场拱门标语等核心物料；

2.内部评审：工作组组织赛事部、会员代表（2-3名）对初稿进行评审，重点关注视觉吸引力、信息完整性及会员认同感，形成《设计评审意见表》（附件2）；

3.修改定稿：设计组根据评审意见修改，经工作组组长签字确认后形成终稿；

4.版权确认：涉及外部素材（如图片、字体）的，需提前获取授权，避免法律风险。

第十一条物料制作（赛前20-30日）

1.供应商选择：制作组通过比价、资质核查（营业执照、环保认证、过往案例）确定2-3家候选供应商，提交《供应商比选报告》（附件3），经工作组组长审批后签订合同；

2.制作监督：制作组指派专人跟进生产，每3日向工作组汇报进度，重点检查材料质量（如海报纸张克重、现场横幅抗风性）、色彩还原度（与设计稿色差≤5%）；

3.验收入库：物料送达后，制作组联合设计组、赛事部按《物料验收标准表》（附件4）验收，合格后登记入库（记录名称、数量、规格、存放位置），不合格品要求供应商48小时内返工。

第十二条发放与布置（赛前7-15日）

1.发放计划：执行组根据赛事流程（如领物日、开赛日、颁奖日）制定《物料发放计划表》（附件5），明确各环节物料分配量（如参赛包物料按报名人数1:1.05备量，现场布置物料按场地尺寸1:1制作）；

2.现场布置：执行组联合场地管理方，在赛前3日完成物料布置（如拱门立于起点正中央、宣传展架沿赛道每2公里设置1