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2026年机器人集成公司采购退货与索赔管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司采购退货与索赔管理工作，明确退货与索赔的适用情形、操作流程及责任分工，保障公司合法权益，减少因采购质量、履约偏差等问题造成的经济损失，提升采购供应链风险防控能力，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合机器人集成行业采购业务特性（含设备采购、零部件采购、服务采购等）及公司采购管理实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各职能部门、业务单元及全体员工，覆盖公司采购全流程中因供应商履约不当引发的采购退货与索赔全环节管理工作；涉及的采购类型包括机器人本体采购、核心零部件采购、辅助物料采购、技术服务采购、工程配套采购等各类采购业务；同时适用于与公司合作的所有供应商（含外包服务商、合作单位）相关的退货与索赔事宜。

第三条核心原则

（一）合法合规原则。退货与索赔工作需严格遵循相关法律法规及采购合同约定，确保流程合规、依据充分、权责明晰，不得采取违规手段开展退货与索赔。

（二）及时高效原则。发现采购质量、履约偏差等问题后，相关部门需第一时间启动核查与上报流程，快速推进退货与索赔工作，避免损失扩大。

（三）证据充分原则。退货与索赔需以采购合同、检测报告、验收记录、沟通记录等合法有效的证据为依据，确保索赔诉求合理、退货理由充分。

（四）权责明晰原则。明确各部门在退货与索赔工作中的职责，建立“问题发现-核查确认-流程推进-结果落实”的闭环管理机制，确保责任到人。

（五）预防为主原则。通过退货与索赔工作复盘总结供应商履约问题，优化供应商选择与管理机制，强化采购前置管控，减少退货与索赔事项发生。

第四条管理职责

（一）公司管理层：负责审定公司采购退货与索赔管理制度及重大退货、索赔事项（单次索赔金额超过10万元或涉及核心供应商）；审批重大退货与索赔方案；协调解决退货与索赔过程中的重大争议与资源调配问题；监督退货与索赔工作整体推进情况。

（二）采购部门：作为退货与索赔工作的牵头部门，负责接收采购问题反馈，组织相关部门开展核查；牵头与供应商沟通协商退货、索赔事宜；起草退货协议、索赔函等相关文件；跟踪退货与索赔事项的推进进度，确保结果落地；建立退货与索赔管理台账，留存相关资料。

（三）质量部门：负责对采购物料/设备的质量问题进行检测、鉴定，出具正式的质量检测报告；明确质量问题的性质、程度及责任归属；参与退货与索赔的核查与协商工作，提供质量层面的专业意见；跟踪不合格品的退货处置过程。

（四）财务部门：负责核算退货与索赔相关的经济损失（含直接损失、间接损失）；审核退货退款金额、索赔金额的合理性；办理退货相关的账务处理（如进项税转出、退款冲账等）；跟踪索赔款项的到账情况；对退货与索赔的资金流向进行管控。

（五）业务部门/项目部门：负责及时发现并反馈采购物料/设备/服务的履约问题（如质量不达标、规格不符、延期交付等）；提供问题发生的具体场景、损失情况等基础信息；配合采购部门、质量部门开展问题核查与证据收集；参与退货与索赔的效果评估。

（六）技术部门：负责对采购设备与物料的技术规格偏差、性能不达标等问题进行技术鉴定，出具技术评估报告；明确技术层面的整改要求或退货依据；参与重大技术类退货与索赔的协商工作，提供技术支持。

（七）法务部门：负责审核退货协议、索赔函等文件的合规性与法律效力；协助处理退货与索赔过程中的法律争议；为通过法律途径解决索赔纠纷提供专业支持（如起草法律文书、参与诉讼准备等）；指导各部门规范开展退货与索赔工作，防范法律风险。

（八）全体相关人员：严格遵守本制度规定，及时反馈采购过程中发现的履约问题；配合相关部门开展问题核查、证据收集等工作；保守退货与索赔过程中的商业秘密。

第二章采购退货与索赔的适用情形

第五条采购退货适用情形

出现以下情形之一的，可启动采购退货流程：

（一）质量不合格。采购的机器人本体、核心零部件等物料不符合国家/行业质量标准、采购合同约定的质量要求，经质量部门检测鉴定确认存在质量缺陷（如机器人重复定位精度不达标、零部件材质不符、设备运行故障等），且无法通过整改达到使用要求的。

（二）规格与约定不符。采购物料/设备的型号、参数、尺寸、性能等技术规格与采购合同约定、采购需求不符，导致无法适配项目使用场景，且无法通过技术调整弥补的。

（三）延期交付且无法满足需求。供应商未按采购合同约定的时间交付物料/设备，导致项目进度严重受阻，后续交付已无法满足业务需求的。

（四）数量短缺或错发。到货物料/设备的数量与采购订单、到货清单不符，存在短缺、多发或错发型号等问题，经核实后供应商无法及时补齐或调换的。

（五）服务履约不达标。采购的技术服务、工程配套等服务未按合同约定的标准完成