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中学学生社团活动档案管理制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国未成年人保护法》等相关国家法律法规，结合XX中学教育集团母公司关于学生社团管理的指导意见，以及学校为规范学生社团活动档案管理、防控管理风险、提升档案利用效率的内部管理需求，制定本制度。制度旨在明确学生社团活动档案的收集、整理、保管、利用等环节的管理要求，确保档案管理的合规性、安全性与有效性。

第二条本制度适用于XX中学（以下简称“学校”）各部门、各年级组及全体教职工，涵盖学生社团的组建审批、活动开展、经费使用、安全责任、成果展示等全流程档案管理活动。学校下属各教学点、附属机构应参照本制度执行。

第三条本制度下列术语含义：

（一）“学生社团活动档案”：指学生在社团活动中形成、具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录，包括但不限于社团章程、组织架构文件、活动方案、会议纪要、财务凭证、成员名册、活动影像资料、获奖证书、解散报告等。

（二）“档案风险”：指因档案管理不善可能导致档案损毁、丢失、泄密、利用障碍或引发法律纠纷、声誉损失等潜在不利情况。

（三）“合规管理”：指档案管理活动严格遵循法律法规、制度规范及教育行业要求，确保档案全生命周期符合规定标准。

第四条学生社团活动档案管理应遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则：档案管理范围应涵盖社团活动的全部环节，确保档案记录的完整性。

（二）责任到人原则：明确各级管理人员、工作人员的档案管理职责，实现责任闭环。

（三）风险导向原则：聚焦档案风险防控，优先处理高风险环节，强化动态管控。

（四）持续改进原则：定期评估档案管理效果，优化管理流程与技术手段。

第二章管理组织机构与职责

第五条学校主要负责人为学生社团活动档案管理的第一责任人，对档案管理工作的合规性、安全性负总责；分管学生工作、教务工作的校领导为直接责任人，统筹日常管理监督。

第六条学校设立档案管理委员会，由教务处、学生处、总务处、信息中心等部门代表组成，主任由分管校领导担任，负责：

（一）统筹全校学生社团活动档案管理工作的政策制定与修订；

（二）协调跨部门档案管理事务，解决重大管理问题；

（三）审议档案管理年度工作报告，提出改进要求。

第七条各职能部门职责划分如下：

（一）教务处作为档案管理的牵头部门，负责：

1.制定社团活动档案管理细则，组织专项培训；

2.指导各社团规范档案收集与分类；

3.定期抽查档案管理情况，纳入部门绩效考核；

4.推动档案数字化建设与资源共享。

（二）学生处作为专责部门，负责：

1.审核社团活动档案的合规性，优化管理流程；

2.指导档案风险排查，处置档案违规事件；

3.建立档案管理案例库，推广最佳实践。

（三）总务处负责社团活动经费档案的合规审核，确保资金流向清晰可查；信息中心提供档案管理信息化技术支持。

（四）各年级组、社团指导教师负责本领域档案的日常收集与初步整理，确保材料真实、完整。

第八条基层执行岗位（如社团成员、指导教师、档案管理员）的合规操作责任：

（一）遵守档案管理流程，不得伪造、篡改、损毁档案材料；

（二）发现档案风险隐患应及时上报，不得隐瞒不报；

（三）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条社团组建档案管理：社团申请成立需提交章程、成员名册、指导教师聘书等材料，由学生处审核后存档，档案材料应包含：

（一）合规标准：章程需明确社团宗旨、活动范围、成员权利义务；指导教师需具备相应专业背景；成员名册应经本人签字确认。

（二）禁止行为：严禁以社团名义进行商业营利活动，禁止诱导未成年人参与违规行为。

（三）风险防控：审核时核查成员年龄是否满足《未成年人保护法》要求，防止未成年人过度参与高风险活动。

第十条活动方案与过程档案管理：社团每次活动需提前提交方案，活动后归档相关记录，包括：

（一）合规标准：方案需包含活动目的、流程、安全保障措施，经指导教师审核签字；活动记录应真实反映过程，影像资料需附文字说明。

（二）禁止行为：严禁组织涉暴力、宗教、低俗内容的活动，禁止无审批开展校外活动。

（三）风险防控：重点核查场地安全、交通安排、应急预案，活动后开展复盘评估。

第十一条财务档案管理：社团经费使用需遵循学校财务规定，档案应包含：

（一）合规标准：预算编制需经学生处审批，支出凭证需经指导教师签字，定期公示账目。

（二）禁止行为：严禁挪用社团经费，禁止向成员摊派费用。

（三）风险防控：每月开展财务核对，重大支出需提交管委会审议。

第十二