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特殊身份人员登记备案工作责任书

为严格规范特殊身份人员登记备案管理，切实防范因管理疏漏引发的风险隐患，确保相关人员信息底数清、情况明、动态准，依据国家法律法规及上级主管部门关于特殊人员管理的相关规定，现就XX单位（以下简称“甲方”）与XX部门/XX责任人（以下简称“乙方”）在特殊身份人员登记备案工作中的责任划分与履职要求明确如下：

一、责任主体与适用范围

（一）责任主体界定

甲方为特殊身份人员登记备案工作的监督管理主体，负责统筹指导、审核备案、监督检查及责任追究；乙方为具体责任落实主体，承担本部门/本辖区内特殊身份人员的信息采集、动态维护、日常管理及风险预警等直接责任。

（二）适用对象范围

本责任书中“特殊身份人员”特指因职务、岗位性质或工作需要，涉及国家秘密、重要敏感信息管理、关键领域技术研发、涉外事务处理及其他需纳入重点管理的人员，具体包括但不限于：

1.在职或离职未满脱密期的涉密岗位人员；

2.承担重大科研项目、核心技术攻关任务的关键岗位人员；

3.负责涉外业务（含出国（境）审批、国际合作交流）的管理人员；

4.其他经甲方认定需纳入登记备案的特殊岗位人员。

二、乙方核心职责与具体要求

（一）信息采集与初次登记

1.乙方须在特殊身份人员入职、岗位调整或符合纳入备案条件之日起5个工作日内，完成信息采集与登记申报工作。采集信息应涵盖：

-基础信息：姓名、性别、身份证号、职务（职级）、联系方式、所属部门；

-岗位信息：涉及的涉密等级/敏感领域、具体工作职责、接触的核心信息范围；

-动态信息：近3年出国（境）记录（含时间、事由、目的地）、社会关系中涉及涉外背景的亲属信息（仅限配偶、子女）；

-其他补充信息：因岗位调整或任务变更产生的新增管理要求（如临时参与重大专项任务需延长备案期等）。

2.信息采集须通过甲方指定的内部信息管理系统（以下简称“系统”）提交电子表单，并同步报送经本人签字确认的纸质《特殊身份人员登记表》（附件1）。乙方负责人须对信息的真实性、完整性、准确性进行初审，签署“信息属实，同意申报”意见后提交甲方复核。

（二）动态维护与变更管理

1.特殊身份人员出现以下情形之一时，乙方须在3个工作日内发起信息变更申请：

-职务、岗位调整（含晋升、平调、降职）；

-涉密等级或接触敏感信息范围变化；

-出国（境）计划调整（如新增、取消或变更行程）；

-社会关系中涉外亲属信息变动（如配偶取得境外永久居留权、子女留学国家变更）；

-因违纪、违规行为被调查或处理（需同步附相关处理文件）。

2.变更申请须通过系统提交《特殊身份人员信息变更申请表》（附件2），并附相关证明材料（如岗位调整通知、出入境审批文件、涉外亲属关系证明等）。甲方自收到申请之日起5个工作日内完成审核，审核通过后由系统自动更新备案信息；审核未通过的，需书面反馈理由，乙方须在2个工作日内补充材料或修正信息。

（三）定期核查与风险排查

1.乙方须建立“月度自查、季度复核、年度总检”的常态化核查机制：

-月度自查：每月最后一个工作日，通过系统导出本部门备案人员清单，与实际在岗人员、岗位变动记录比对，重点核查是否存在漏登、错登或应变更未变更情况；

-季度复核：每季度末，联合人事、保密等部门开展交叉核查，重点检查备案人员的涉密资质有效性（如保密培训证书、脱密期计算）、出国（境）审批合规性（如是否持因私护照违规出境）；

-年度总检：每年12月，形成《特殊身份人员管理年度报告》，内容包括备案人员数量变化、信息更新率、风险事件（如有）处理情况及下一年度管理优化建议。

2.核查中发现以下风险隐患的，乙方须在24小时内向甲方报告，并启动应急处置：

-备案人员存在未经审批擅自出国（境）行为；

-备案人员因私接触境外机构、组织或个人（需提供具体时间、地点、接触方式）；

-备案人员家属（配偶、子女）在境外参与敏感活动（如加入特定组织、发表不当言论）；

-其他可能影响国家安全或单位利益的异常情况。

（四）档案管理与保密要求

1.乙方须为每名备案人员建立独立的纸质档案，内容包括：初次登记表、变更申请表及附件、核查记录、风险排查报告等，档案须标注“内部敏感”标识，存放于专用保密柜中，由专人（须为中共党员、无涉外背景）负责管理。

2.电子信息管理须严格遵守以下规定：

-系统访问权限实行“最小必要”原则，仅开放给乙方负责人、具体经办人员及甲方审核人员；

-备案信息查询须登记《系统访