备用金定期清理管理制度.docxVIP

备用金定期清理管理制度

备用金定义

备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。备用金应根据企业实际业务需求进行合理设置，以确保各部门及员工能够顺利开展日常工作。

备用金申请

1.申请条件

员工因业务需要，如出差、采购小额办公用品、支付零星费用等情况，可申请备用金。申请备用金的业务事项应真实、合理且符合公司的业务范围和财务规定。

2.申请流程

员工需填写《备用金申请表》，详细注明申请日期、申请人姓名、所在部门、申请金额、预计使用时间、用途说明等信息。申请表需经部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际需求，对申请金额和用途的合理性进行严格把关。审核通过后，将申请表提交至财务部门。财务部门对申请表进行复核，主要审核申请事项是否符合公司规定、金额是否在合理范围内等。复核通过后，按照公司的资金支付流程进行备用金的发放。

3.申请额度

备用金申请额度应根据业务实际需求进行合理确定。对于临时性的业务事项，申请额度应与预计的费用支出相匹配，不得随意提高申请额度。对于经常发生的业务，如采购人员的日常采购备用金，可根据历史采购数据和业务量，核定一个相对固定的备用金限额。

备用金使用

1.使用范围

备用金只能用于申请时注明的用途，主要包括差旅费、零星采购、小额办公费用、业务招待费等符合公司规定的支出项目。不得将备用金用于个人消费、投资或其他与公司业务无关的事项。

2.使用要求

员工在使用备用金时，应严格遵守公司的财务制度和相关规定。对于每一笔备用金支出，都应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等。原始凭证应注明支出的日期、用途、金额等详细信息，确保凭证的真实性和完整性。在使用备用金进行采购时，应尽量选择正规的供应商，以保证所取得的发票符合税务要求。对于差旅费的支出，应按照公司的差旅费报销制度进行标准控制，如住宿、交通、餐饮等费用应在规定的标准范围内开支。

3.特殊情况处理

如因业务需要，备用金的使用超出了申请时注明的用途或金额，员工应及时向部门负责人和财务部门说明情况，并按照规定的程序进行追加申请。经批准后，方可继续使用备用金。

备用金定期清理周期

1.清理周期确定原则

备用金的定期清理周期应根据企业的业务特点、资金流动情况和管理需求来确定。对于业务频繁、资金周转较快的企业，可适当缩短清理周期；对于业务相对较少、资金流动较慢的企业，可适当延长清理周期。

2.具体清理周期

一般情况下，企业应至少每月对备用金进行一次全面清理。对于一些备用金使用频繁、金额较大的部门或项目，可每周进行一次局部清理，及时掌握备用金的使用情况。在每个季度末和年度末，应进行更为严格和全面的备用金清理工作，确保备用金的账目清晰、准确。

定期清理流程

1.内部通知

在每次备用金定期清理工作开始前，财务部门应提前发布清理通知，明确清理的时间范围、要求和流程。通知内容应包括清理的截止日期、需要提交的资料（如费用报销单、原始凭证等）、逾期未清理的处理措施等信息。通知应通过公司内部的正式渠道发布，如办公系统、电子邮件等，确保相关人员能够及时收到通知并了解清理要求。

2.员工自查与报销

员工在收到清理通知后，应及时对自己手中的备用金进行自查。对于已经使用的备用金，应按照公司的报销制度，整理好相关的原始凭证，填写费用报销单，并在规定的时间内提交给部门负责人审核。在自查过程中，员工应确保备用金的使用符合规定用途，原始凭证真实、有效，报销金额准确无误。对于尚未使用的备用金，员工应及时归还公司。

3.部门审核

部门负责人收到员工提交的费用报销单和原始凭证后，应认真审核。审核的内容包括报销事项的真实性、合理性，原始凭证的完整性、合法性，报销金额是否符合公司规定等。对于不符合要求的报销申请，部门负责人应及时与员工沟通，要求其补充或修正相关资料。审核通过后，部门负责人应在费用报销单上签字确认，并将其提交至财务部门。

4.财务复核与清理

财务部门收到部门提交的费用报销单和原始凭证后，进行全面复核。复核的重点包括报销事项是否符合公司的财务制度和相关规定，原始凭证是否合规，报销金额的计算是否准确等。对于符合要求的报销申请，财务部门应及时进行账务处理，冲减员工的备用金借款。对于尚未使用的备用金，财务部门应督促员工及时归还，并办理相关的收款手续。在清理过程中，财务部门应认真核对备用金的明细账，确保每一笔备用金的收支都有准确的记录。对于存在差异或异常的情况，应及时与相关部门和人员进行沟通，查明原因并进行处理。

5.清理结果报告

完成备用金定期清理工作后，财务部门应编制详细的清理结果报告。报告内容应包括备用金的总体情况（如备用金的发放金额、使用金额、归还金额等）、各部门及员工的备用金清理情况（包括已清理、未清理的