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原材料采购验收管理制度

总则

为加强公司原材料采购验收管理，确保所采购原材料的质量、数量、规格等符合公司生产经营要求，保障生产的顺利进行，降低采购成本，提高经济效益，特制定本制度。本制度适用于公司内所有原材料的采购验收工作，涵盖生产用原材料、辅助材料、包装材料等各类物资。

采购计划管理

采购部门根据公司的生产计划、库存状况和销售预测，制定详细的原材料采购计划。生产部门应在每月[具体日期]前，向采购部门提交下个月的生产计划，明确所需原材料的品种、规格、数量及使用时间。采购部门结合库存管理部门提供的现有库存数据，对生产部门提交的需求进行审核。若发现需求不合理，应及时与生产部门沟通，协商调整采购计划。

采购计划需明确采购的原材料名称、规格型号、数量、质量标准、预计采购价格、交货时间和交货地点等信息。对于常用原材料，采购部门应根据历史使用量和市场供应情况，设定合理的安全库存和最高库存水平。当库存降至安全库存以下时，及时启动采购程序进行补货。对于特殊规格或定制的原材料，采购部门应与生产、技术等相关部门共同确定采购需求，并在采购计划中明确特殊要求和技术指标。

采购计划制定完成后，需经过采购部门负责人审核，报分管领导审批。对于金额较大或重要的采购计划，还需提交公司总经理办公会审议通过。经审批后的采购计划应及时下达给采购人员，作为采购工作的依据。同时，采购部门应建立采购计划跟踪机制，定期检查采购计划的执行情况，确保按时、按质、按量完成采购任务。

供应商管理

采购部门负责建立和维护合格供应商名录。对有意向合作的供应商，采购部门应组织相关人员对其进行实地考察。考察内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、环保措施、售后服务等方面。实地考察后，考察人员应撰写考察报告，对供应商的综合实力进行评价，并提出是否列入合格供应商名录的建议。对于通过实地考察的供应商，采购部门应要求其提供样品进行检验。样品检验合格后，方可与其签订采购合同。

采购部门应定期对合格供应商进行绩效评估。评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、一般和不合格四个等级。对于优秀供应商，可给予增加采购份额、延长付款期限等奖励；对于良好供应商，应继续保持合作，并鼓励其不断提高服务水平；对于一般供应商，应向其提出改进要求，加强对其供货过程的监督；对于不合格供应商，应及时从合格供应商名录中剔除，并终止与其的合作关系。

采购部门应与合格供应商签订正式的采购合同。合同中应明确原材料的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、包装要求、验收方式、付款方式、违约责任等条款。在合同履行过程中，采购部门应及时跟踪供应商的生产进度和交货情况。如发现供应商可能无法按时交货，应及时与其沟通协商解决方案，并将情况及时反馈给相关部门。

采购业务流程

采购人员根据审批通过的采购计划，选择合适的供应商进行询价。询价时，应至少向三家以上的供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价及相关技术资料。采购人员应对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。对于金额较小或有固定供应商的采购项目，可简化询价流程，但也应确保采购价格合理。

确定供应商后，采购人员应与供应商进行商务谈判，争取最有利的采购条件。谈判内容包括价格、交货期、付款方式、质量保证、售后服务等方面。谈判过程中，采购人员应严格遵守公司的采购政策和相关规定，不得擅自承诺超出权限的条款。谈判达成一致后，采购人员应及时起草采购合同，经法务部门审核、领导审批后，与供应商签订正式合同。

采购合同签订后，采购人员应按照合同约定的交货时间和地点，跟踪供应商的发货情况。要求供应商在发货后及时提供发货清单、运输单据等相关资料。如供应商发货时间延迟或货物运输过程中出现异常情况，采购人员应及时与供应商沟通协调，确保货物按时、安全到达公司指定地点。货物到达公司后，采购人员应及时通知仓库管理部门和质量检验部门做好收货和检验准备工作。

验收组织与职责

成立由仓库管理部门、质量检验部门、采购部门等相关人员组成的验收小组。仓库管理部门负责原材料的数量清点和外观检查，以及货物的入库保管工作；质量检验部门负责原材料的质量检验，出具检验报告；采购部门负责与供应商的沟通协调，处理验收过程中出现的问题。

验收小组组长由仓库管理部门负责人担任，全面负责验收工作的组织和协调。验收小组各成员应明确分工，密切配合，确保验收工作的顺利进行。在验收过程中，如出现争议或问题，验收小组应及时召开会议进行讨论，共同协商解决方案。

验收流程与标准

货物到达公司后，仓库管理人员应首先核对货物的运输单据、发货清单等资料，检查货物的包装是否完好。如有破损、受潮等情况，应及时拍照记录，并通知采购人员与供应商联系处理。仓库