出口商品命名及编码协调制度.docVIP

出口商品命名及编码协调制度

第一章总则

第一条为适应国际市场贸易环境变化，规范公司出口商品命名及编码工作，防控因命名不规范或编码错误引发的贸易风险、合规风险及经济损失，依据《中华人民共和国对外贸易法》《中华人民共和国产品质量法》及相关国际通行的商品分类标准（如协调制度编码规则），结合集团母公司关于风险防控的统一要求及公司内部管理实际，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有涉及出口业务活动的部门、下属单位及全体员工，覆盖商品从研发设计、采购生产、质量检验、单证准备到物流报关、国际结算等全流程的命名与编码管理，以及相关数据的维护与共享。

第三条本制度下列术语含义如下：

（一）“出口商品命名专项管理”指公司依据国际贸易惯例及目标市场法规要求，对出口商品名称进行标准化、规范化的全流程管控活动，包括名称的确定、翻译、审核及备案等环节。

（二）“出口商品编码专项风险”指因商品命名错误、编码遗漏或归类不当导致的不符通报、海关查验延误、关税错缴、市场准入受阻或品牌声誉受损等潜在风险。

（三）“出口商品命名与编码合规”指相关业务活动严格遵守目标国法律法规、国际分类标准及公司内部制度要求，确保商品信息准确、完整、一致。

第四条出口商品命名及编码专项管理遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则，即覆盖所有出口商品及业务场景，不留管理盲区；

（二）责任到人原则，即明确各层级、各部门职责分工，确保可追溯；

（三）风险导向原则，即重点关注高风险环节，优先防控重大风险；

（四）持续改进原则，即动态评估管理效果，优化制度流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司出口商品命名及编码专项管理工作负总责，统筹决策资源保障；分管出口业务或质量管理工作的领导为直接责任人，组织制度实施与监督考核。

第六条设立出口商品命名及编码专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由分管领导担任组长，成员包括供应链管理部、质量管理部、合规管理部、出口销售部、技术部等相关部门负责人。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹协调全公司出口商品命名与编码管理工作，制定重大政策；

（二）审批专项管理制度及年度管理计划；

（三）监督考核各部门执行情况，协调跨部门争议。

第七条供应链管理部为本制度牵头部门，负责：

（一）组织制定并修订出口商品命名与编码管理办法；

（二）建立和维护出口商品命名数据库，统一管理商品全称、简称、英文名称及目标市场注册名称；

（三）协调技术部完成商品编码系统的更新迭代；

（四）定期组织专项培训，宣贯管理要求。

第八条质量管理部为专责部门，负责：

（一）审核出口商品命名是否符合质量标准及目标国法规要求；

（二）主导编码错误的合规处置，提出预防措施；

（三）参与编码标准的风险评估，优化技术参数。

第九条出口销售部及各下属单位为业务部门，主要职责包括：

（一）根据客户订单或市场反馈确定商品名称，需经质量管理部审核；

（（二）配合供应链管理部完成商品编码确认，确保与生产批次一致；

（三）在单证制作环节复核命名与编码的准确性。

第十条基层执行岗位人员（如研发工程师、质检员、单证员）须履行以下责任：

（一）严格遵守操作规程，保证录入商品信息的准确性；

（二）发现命名或编码异常时，立即向上级报告；

（三）签署岗位合规承诺书，承担直接操作责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条商品命名标准化管理。

（一）出口商品正式名称须完整体现产品属性、规格、材质等核心信息，避免模糊表述；

（二）涉及出口注册或认证的商品，名称须与注册信息一致；

（三）多语言版本的商品名称需经专业翻译机构确认，并保留原文对照。

第十二条商品编码分类规范。

（一）采用国际通行的协调制度编码（HSCode）及各国特定编码（如欧盟EAN码），确保分类准确；

（二）对新型商品或复合产品，需联合技术部与外部专家确定最优编码；

（三）建立编码异常台账，记录错误类型及整改措施。

第十三条供应链环节管控。

（一）供应商提供的商品信息须经过供应链管理部验证，禁止使用含糊或误导性名称；

（二）生产过程中若商品属性变更，须同步更新命名与编码；

（三）对编码规则频繁调整的商品类别，需建立预警机制。

第十四条单证制作准确性。

（一）报关单、发票等关键单证上的商品名称与编码须与实际货物一致，不得简写或替换；

（二）涉及多种规格的商品，需标注品目号及规格区分符号；

（三）电子单证需与纸质单证核对无误，确保数据唯一性。

第十五条跨市场差异化管理。

（一）对同一产品在不同国家的命名差异