出入口优待卡制度.docVIP

出入口优待卡制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国企业法》等相关国家法律法规，参照行业企业内部控制管理准则，结合集团母公司关于企业资源优化配置与风险防范的指导意见，以及本企业为规范出入口管理、强化安全防控、提升运营效率的内部需求，制定。制度旨在明确出入口优待卡的管理流程、职责分工及监督机制，确保各类卡证发放、使用、回收等环节符合合规要求，防范管理漏洞与安全风险，促进企业内部管理的规范化与科学化。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖出入口优待卡的申请、审批、制作、发放、使用、监控、回收等全生命周期管理，以及关联场景下的业务协同与风险处置。具体场景包括但不限于员工通勤、供应商车辆通行、客户临时访客接待、特定权限区域访问等。

第三条本制度涉及的核心术语定义如下：

（一）“XX专项管理”指针对出入口优待卡全流程实施的目标导向、流程规范、风险防控、监督考核的管理体系。其内涵涵盖从需求提出到报废处置的全过程闭环管理，外延涉及制度制定、执行监督、动态优化等管理活动。

（二）“XX风险”指在出入口优待卡管理过程中可能引发的安全事件、资源浪费、操作不当、合规瑕疵等潜在危害。其内涵包括物理安全风险（如卡证被盗用导致无关人员入内）、管理风险（如审批流程滞缓影响业务）、合规风险（如发放标准违反制度规定）等。外延覆盖单点事件到系统性问题的可能影响。

（三）“XX合规”指出入口优待卡管理活动必须符合国家法律法规、行业标准及企业内部规章的统一要求，包括制卡工艺规范、发放权限设定、使用行为约束、回收流程合规等。其内涵强调合法合规性，外延涉及操作环节的标准化与责任约束。

第四条出入口优待卡专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。

（一）全面覆盖：管理范围覆盖所有类型优待卡（含员工卡、访客卡、供应商卡等），确保无死角、无遗漏。

（二）责任到人：明确各级管理主体与执行岗位的职责分工，建立“谁主管谁负责、谁使用谁负责”的责任链条。

（三）风险导向：聚焦关键风险点，优先防控重大安全隐患与合规风险，实施差异化管控。

（四）持续改进：定期评估管理效果，结合内外部环境变化优化制度与流程，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对出入口优待卡专项管理负总责，承担统筹决策、资源保障、最终审批的领导责任；分管相关负责人为直接责任人，负责具体制度的制定完善、执行监督与问题处置。

第六条设立出入口优待卡专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，人力资源部、安全管理部、办公室等关键部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调全公司优待卡管理工作，审批重大事项，监督评价管理成效，定期召开会议研究解决疑难问题。

第七条明确领导小组下设办公室，挂靠人力资源部，承担日常工作职能，包括：

（一）牵头制定、修订专项管理制度；

（二）统筹管理流程优化与风险识别；

（三）组织开展监督考核与培训宣贯；

（四）汇总上报管理情况与风险事件。

第八条牵头部门（人力资源部）职责：

（一）负责优待卡管理制度建设与动态更新；

（二）组织需求评估与审批流程设计；

（三）统筹制卡供应商管理及质量监控；

（四）协调跨部门业务协同与问题解决。

第九条专责部门（安全管理部）职责：

（一）审核优待卡使用场景的物理安全要求；

（二）优化门禁系统与监控技术应用；

（三）监督违规事件处置与应急预案演练；

（四）出具安全风险评估报告。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）根据业务需求提出优待卡申请，明确使用范围与权限；

（二）落实本领域卡证领用登记与日常监督；

（三）配合开展专项检查与问题整改；

（四）收集反馈使用中的管理问题。

第十一条基层执行岗位（如门岗、行政部门）责任：

（一）严格核对卡证信息，执行“人卡一致”原则；

（二）记录异常使用情况并上报；

（三）遵守操作规范，签署岗位合规承诺书；

（四）接受相关培训并履行风险上报义务。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条业务操作合规标准：

（一）需求申请：业务部门需提交《XX优待卡需求申请表》，注明卡种、数量、使用部门、有效期等关键要素，经部门负责人及分管领导审批；

（二）制卡管理：委托具备资质的供应商制作，要求采用加密技术，卡面标注编号、持用人、有效期等，制作过程全程留痕；

（三）发放标准：通过系统或台账登记持用人、领用时间，发放时需当面核对身份，并明确使用禁止区域。

第十三条禁止性行为：

（一）严禁无审批或超权限发放卡证；