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企业管理资料范本公司档案管理制度(实用版本)

第一章总则

1.1制度定位

公司档案是知识资产、法律证据与经营记忆的综合载体。本制度以“全生命周期、全业务覆盖、全角色协同”为原则，将档案管理嵌入战略、运营、合规三大主线，确保“形成有序、流转有痕、保存有质、利用有效”。

1.2适用范围

适用于公司总部、分支机构、合资及控股公司，以及外部合作方在履行合同过程中产生的、对公司具有保存价值的所有纸质、电子、声像、实物及其他新型载体档案。

1.3管理方针

“前端控制、过程跟踪、后端开发”，强调档案在业务发生前即被纳入设计，在业务执行中被同步捕获，在业务结束后被持续挖掘。

1.4术语定义

（1）“档案”指经过鉴定、整理并归档的原始记录。

（2）“资料”指尚未归档但具备保存价值的文件集合。

（3）“元数据”指描述档案内容、结构、背景、管理过程的数据。

（4）“四性检测”指真实性、完整性、可用性、安全性检测。

第二章组织与职责

2.1治理架构

董事会下设“知识资产与合规委员会”，负责审批档案战略、年度预算及重大鉴定结论；委员会下设“档案管理中心”（以下简称“中心”），为常设执行机构；各部门设“档案责任岗”，形成“1+N”网格。

2.2中心职责

（1）制定、解释、修订本制度及配套标准；

（2）维护档案管理系统（AMS）与数字仓储；

（3）组织年度鉴定、销毁、转移、统计；

（4）开展培训、考核、应急演练；

（5）对接国家综合档案馆、行业档案馆及第三方托管机构。

2.3业务部门职责

（1）财务、法务、研发、工程等“高产出”部门须配备专职档案员；

（2）项目负责人为档案质量第一责任人，对归档延迟、缺失承担连带责任；

（3）采购、销售、行政等“高频次”部门实行“谁产生、谁捕获、谁初审”机制。

2.4全员义务

员工在职期间形成的邮件、图纸、代码、聊天记录等，只要与公司业务相关，均须主动移交；离职时须完成“档案清交”方可办理最后薪酬结算。

第三章文件形成与捕获

3.1模板标准化

中心发布统一模板库，含合同、会议纪要、试验报告、源代码说明等238个模板，嵌入元数据字段，员工调用模板即完成前端控制。

3.2业务系统对接

ERP、PLM、CRM、HR、财务共享平台通过API与AMS实时对接，关键字段自动抽取，文件上传即生成唯一标识符（UUID）与哈希值。

3.3非结构化数据捕获

（1）邮件：启用“一键归档”插件，自动剥离附件、去重、生成摘要；

（2）即时通讯：企业微信、钉钉会话经加密通道定时打包，按项目号命名；

（3）声像：会议录音须于24小时内上传，系统语音转写并匹配议程。

3.4版本控制

任何一份文件在AMS中只能有一条主记录，所有迭代以“版本链”形式挂接，链上节点包含修改人、时间、理由、评审意见。

第四章分类、立卷与编号

4.1分类表

采用“职能-年度-项目-载体”四维分类法，共设置9个一级类目、62个二级类目、318个三级类目，类目代码与国家统计局经济行业分类、ISO30300系列标准保持映射。

4.2立卷规则

（1）纸质：一事一卷，厚度不超过2.5cm，卷内文件按时间-重要度复合排序；

（2）电子：以“案卷包”形式封装，包内包含内容文件、元数据、签名、证书；

（3）项目型档案执行“阶段卷”，需求、设计、开发、测试、验收各设子卷。

4.3编号规则

全宗号-部门码-年度-分类号-案卷号-件号-版本号，共18位，支持二维码、RFID双标签。

4.4档号锁定

案卷一旦生成档号，任何人均无权更改；若发现错误，须走“档号变更申请”流程，由中心总监与审计部联签，系统留痕十年。

第五章保管与存储

5.1库房标准

（1）纸质库房：甲级防火、防水、防鼠、防虫，温度14-24℃、湿度45-60%，安装七氟丙烷气体灭火系统；

（2）电子库房：遵循GB/T22239-2019《信息安全技术网络安全等级保护》三级要求，双路市电+UPS+柴油发电机，PUE≤1.5；

（3）异质备份：采用“磁-光-胶”三重介质，本地+同城双活+异地1000公里以上灾备。

5.2装具与排架

无酸纸质档案盒、PP环保塑料卷盒、防磁光盘柜、氮气保护胶片柜；排架实行“色标+区位+二维码”三维定位，年度倒架率控制在2%以内。

5.3保存期限

永久、30年、10年、5年、3年五档，对应国家档案局10号令、行业规范及公司知识产权战略，到期前6个月启动鉴定。

5.4环境巡检

中心每周一次例行巡检，每月一次全面检测，数据接入IoT平台，异常短信、邮件、企业微信三通道告警。

第六章鉴定与处置

6.1鉴定组织

由中心、业务部门、审计、法务、财务、纪检组成7人鉴定小组，2/3以上同意方可生效。

6.2鉴定流程

（1）初审：系统自动筛选到期案卷，生成《到期档案鉴定清