有关档案管理各种制度.docVIP

有关档案管理各种制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法律法规，以及集团母公司关于风险防控与合规管理的相关要求制定，旨在规范公司档案管理行为，防控档案管理风险，保障档案信息安全，提升档案管理效能，满足公司持续健康发展及业务拓展的内部管理需求。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营活动中形成的各类档案，包括但不限于经营管理、财务管理、人力资源管理、技术研发、采购销售、安全生产、法律事务等领域的纸质、电子及音视频等形式的档案资料。

第三条本制度中的核心术语定义如下：

（一）“XX专项管理”指公司围绕档案的形成、收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等全生命周期，建立的一整套管理制度、流程规范和操作标准，旨在实现档案管理的规范化、系统化、安全化和价值化。

（二）“XX风险”指在档案管理过程中可能出现的各类风险，包括但不限于档案丢失、损毁、泄密、篡改、利用不当、保管不善等风险，可能对公司合法权益、业务运营及声誉造成负面影响。

（三）“XX合规”指公司档案管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及内部管理制度的要求，确保档案管理行为的合法性、合规性和完整性，防范合规风险。

第四条档案管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖：确保公司各类档案纳入统一管理范围，不留管理死角。

（二）责任到人：明确各级管理者和执行者的档案管理职责，确保责任可追溯。

（三）风险导向：聚焦档案管理中的高风险环节，实施重点防控。

（四）持续改进：定期评估档案管理效果，优化制度流程，提升管理水平。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司档案管理工作的第一责任人，对档案管理的总体有效性负全面领导责任；分管领导为公司档案管理的直接责任人，负责组织落实档案管理制度，监督执行情况。

第六条公司设立档案管理领导小组，由公司主要负责人、分管领导及相关职能部门负责人组成，负责统筹协调公司档案管理工作，审批重大档案管理事项，监督评价档案管理成效。领导小组下设办公室，挂靠在[牵头部门名称]，负责日常事务管理。

第七条公司各部门、下属单位及全体员工在档案管理中承担相应职责，具体如下：

（一）牵头部门职责：

1.统筹档案管理制度体系建设，制定和完善档案管理细则；

2.组织开展档案管理风险识别与评估，制定风险防控措施；

3.监督检查各部门档案管理执行情况，考核责任落实；

4.组织档案管理培训与宣贯，提升全员档案意识；

5.负责档案信息化建设与系统维护，确保档案数据安全。

（二）专责部门职责：

1.负责档案管理业务的合规审核，优化档案管理流程；

2.协助开展档案风险评估，指导风险处置方案；

3.参与档案管理制度修订，提供专业支持；

4.监督档案保管利用过程，防范泄密风险。

（三）业务部门/下属单位职责：

1.落实本领域档案管理要求，确保档案及时归档；

2.开展日常档案整理与保管，防范档案损坏、丢失；

3.按需提供档案查阅利用，做好登记备案；

4.配合完成档案鉴定与销毁工作。

（四）基层执行岗职责：

1.严格遵守档案操作规范，确保档案收集完整；

2.承诺岗位合规操作，及时上报异常情况；

3.参与档案管理培训，提升业务能力；

4.对所接触的档案信息承担保密义务。

第三章专项管理重点内容与要求

第八条档案收集与整理：业务部门应在文件形成后[具体时限]内完成档案收集，按照档案分类方案进行整理，确保档案要素齐全、格式规范。禁止擅自销毁或转移档案。

第九条档案鉴定与保管：档案管理领导小组每年组织开展档案鉴定，区分保管期限，对无保存价值的档案编制销毁清单，经审批后按程序销毁。档案保管应确保库房环境符合要求，重要档案采取异地备份措施。

第十条档案利用与借阅：档案查阅需经审批，未经批准不得擅自复印、摘录或外借。涉密档案应采取加密、隔离等保护措施，查阅人员需签订保密承诺书。

第十一条档案信息化管理：逐步推进档案数字化，实现电子档案与纸质档案同步管理。建立档案数据库，支持在线检索与利用，定期开展数据校验，确保档案信息安全。

第十二条档案安全防控：加强库房物理防护，禁止无关人员进入；电子档案需设置访问权限，定期更新密码，防范黑客攻击；建立灾难恢复预案，确保档案数据可恢复。

第十三条档案保密管理：涉密档案应明确密级，采取分级保护措施；离职人员需交还所有档案资料，并签署保密协议；发生泄密事件应立即启动应急响应，追查责任。

第十四条档案交接与移交：部门调整或人员变动时，应按规定办理档案交接手续，形成书面记录