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办公室物资管理制度

一、总则

（一）目的

为加强办公室物资管理，规范物资的采购、使用、保管及处置等流程，提高物资使用效率，降低办公成本，保障办公室各项工作的正常开展，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内所有办公室物资的管理，包括但不限于办公用品、办公设备、低值易耗品等。

（三）管理原则

1.统一管理原则：办公室物资由行政部门统一采购、调配和管理，确保物资管理的规范性和有序性。

2.按需采购原则：根据各部门的实际需求，合理安排物资采购计划，避免浪费和积压。

3.节约使用原则：倡导全体员工节约使用物资，提高物资的使用效率，降低办公成本。

4.责任明确原则：明确物资管理各环节的责任主体，确保物资管理工作的有效落实。

二、物资分类

（一）办公用品

1.文具类：包括铅笔、中性笔、圆珠笔、橡皮、尺子、文件夹、便签纸等。

2.办公耗材类：如打印纸、复印纸、墨盒、硒鼓、色带等。

3.办公杂品类：包括胶水、胶带、剪刀、订书机、回形针等。

（二）办公设备

1.电子设备：如电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。

2.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。

（三）低值易耗品

1.清洁用品：如扫帚、拖把、垃圾桶、清洁剂等。

2.劳保用品：如手套、口罩、安全帽等。

三、物资采购管理

（一）采购计划制定

1.各部门应在每月[具体日期]前，根据本部门的实际需求，填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格、数量、预计金额等信息，并经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。

2.行政部门对各部门提交的采购申请进行汇总和审核，结合库存情况和公司预算，制定月度物资采购计划。采购计划应包括物资名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报公司领导审批。

（二）供应商选择

1.行政部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行综合评估，选择优质的供应商进行合作。

2.对于常用物资，应与供应商签订长期供货合同，明确双方的权利和义务，确保物资的稳定供应。

（三）采购实施

1.行政部门根据审批通过的采购计划，按照规定的采购流程进行采购。对于金额较小的物资采购，可以采用直接采购的方式；对于金额较大的物资采购，应采用招标、询价等方式进行采购，确保采购过程的公开、公平、公正。

2.在采购过程中，采购人员应严格按照采购计划和合同要求进行采购，确保所采购的物资符合质量标准和使用要求。同时，应及时与供应商沟通协调，跟踪物资的供应进度，确保物资按时到货。

（四）采购验收

1.物资到货后，采购人员应及时通知行政部门和使用部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格、质量等进行严格检查，确保物资与采购要求相符。

2.对于验收合格的物资，验收人员应在《物资验收单》上签字确认，并办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商联系，要求其更换或退货。

四、物资库存管理

（一）仓库设置

1.公司应设立专门的物资仓库，配备必要的仓储设备和消防设施，确保物资的安全存放。

2.仓库应划分不同的区域，如办公用品区、办公设备区、低值易耗品区等，实行分类存放，便于管理和查找。

（二）入库管理

1.物资入库时，仓库管理人员应根据《物资验收单》对物资的名称、规格、数量、质量等进行核对，确保物资准确无误后，办理入库手续。

2.仓库管理人员应及时更新库存台账，记录物资的入库时间、名称、规格、数量、单价等信息，确保库存数据的准确性和及时性。

（三）库存盘点

1.仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点，每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点内容包括物资的数量、规格、质量、存放位置等，确保账实相符。

2.在盘点过程中，如发现物资短缺、损坏、过期等情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。同时，应及时调整库存台账，确保库存数据的准确性。

（四）库存安全管理

1.仓库应设置专人负责管理，严格执行仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。

2.仓库管理人员应定期对仓库进行检查，确保仓库的通风、防潮、防火、防盗等设施正常运行，确保物资的安全存放。

3.对于易燃、易爆、有毒等危险物资，应按照相关规定进行专门存放和管理，确保安全。

五、物资领用管理

（一）领用流程

1.各部门员工需要领用物资时，应填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审核签字后，到仓库办理领用手续。

2.仓库管理人员应根据《物资领用申请表》和库存情况进行发放，发放时应严格按照规定的数量和规格进行发放，并在《物资领用登记表》上记录领用时间、领用部门、领用人、物资名称、规格、数量等信息。

（二）领用限制

1.对于办公用品和低值易耗品，实行限量领用制度。各部门应根据实际工作需要，合理控制领用数量，