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公益志愿者组织的议事制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公益慈善法》、国务院关于加强基层治理体系和治理能力现代化建设的意见、《社会组织评估管理办法》等法律法规，以及集团母公司关于企业社会责任和风险防控的总体要求制定。为规范公司公益志愿者组织的议事管理，防控专项风险，提升组织效能，特制定本制度。本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在参与或支持公益志愿者组织相关活动时的议事行为，涵盖议事原则、组织架构、职责分工、运行机制、保障措施及附则等内容。

第二条适用范围包括但不限于以下场景：

（一）公司层面组织的公益志愿者活动策划、决策与执行；

（二）各部门、下属单位协同参与的公益志愿者项目申报、资源调配；

（三）志愿者招募、培训、管理与激励等议事活动；

（四）公益志愿者组织与外部机构（如公益基金会、社区组织等）的沟通协调；

（五）议事过程中涉及的风险防控与合规管理。

第三条核心术语定义如下：

（一）XX专项管理：指公司针对公益志愿者组织的议事活动、资源调配、风险防控、合规监督等全流程管理，以实现组织目标、保障公益属性、防控法律风险为根本目的。其外延包括议事规则的制定、执行监督、动态调整等管理活动。

（二）XX风险：指公益志愿者组织在议事过程中可能产生的法律、合规、财务、安全、舆情等风险，需通过前置审查、过程监控、应急处置等机制进行管控。其外延涵盖但不限于决策失误风险、资源滥用风险、志愿者的不当行为风险、外部合作风险等。

（三）XX合规：指公益志愿者组织的议事活动符合国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保组织行为的合法性、透明性、公益性。其外延包括议事程序的合规、信息公开的合规、资金使用的合规、志愿者管理的合规等。

第四条XX专项管理的核心原则如下：

（一）全面覆盖：确保议事管理覆盖公益志愿者组织的全部活动场景，无死角、无盲区；

（二）责任到人：明确各层级、各主体的议事管理职责，实现责任闭环；

（三）风险导向：以风险防控为优先，通过机制设计、流程嵌入降低潜在风险；

（四）持续改进：定期评估议事管理的效果，根据内外部变化动态优化制度；

（五）公益导向：坚守公益属性，确保议事决策以社会效益最大化为目标，杜绝利益输送。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司公益志愿者组织议事管理的第一责任人，对议事管理的总体成效负总责；分管领导为直接责任人，负责议事管理的日常组织、协调与监督。公司设立专项议事决策委员会（以下简称“委员会”），作为议事管理的决策与统筹机构。

第六条委员会由公司主要负责人牵头，成员包括分管领导、牵头部门负责人、专责部门代表、业务部门及下属单位代表等，负责议事管理制度的制定与修订、重大事项的决策审批、跨部门协调及监督评价。委员会会议须三分之二以上成员出席方为有效，重大事项需经三分之二以上成员同意方可通过。

第七条公司设立XX专项管理办公室（以下简称“办公室”），作为议事管理的日常执行机构，由牵头部门指定部门负责人牵头，专责部门及业务部门抽调人员组成。办公室主要职责包括：

（一）统筹XX专项管理制度的建设与完善；

（二）组织开展议事管理培训，提升全员议事合规意识；

（三）定期汇总分析议事管理中发现的共性问题，提出优化建议；

（四）对各部门、下属单位的议事管理情况进行监督考核。

第八条牵头部门（如社会责任部或综合管理部）为XX专项管理的牵头单位，主要职责包括：

（一）制定议事管理制度的实施细则，明确议事流程、权限分工；

（二）组织专项风险排查，建立风险清单，动态调整管控措施；

（三）协调各部门、下属单位落实议事管理要求，推动跨部门协同；

（四）对议事管理中的创新做法、典型案例进行总结推广。

第九条专责部门（如合规管理部或财务部）为XX专项管理的专责单位，主要职责包括：

（一）对议事活动中的合规性进行审核，出具合规意见；

（二）优化议事管理流程，嵌入合规审查节点，确保“未经审查不得实施”；

（三）参与重大风险事件的处置，提出整改建议；

（四）定期出具XX专项管理合规报告，供委员会决策参考。

第十条业务部门及下属单位为XX专项管理的执行单位，主要职责包括：

（一）落实本领域议事管理要求，开展日常风险防控；

（二）及时上报议事管理中发现的违规行为或重大风险事件；

（三）配合办公室开展议事管理培训、考核等工作；

（四）对本部门、本单位志愿者的议事行为进行监督，防止不当行为发生。

第十一条基层执行岗（如志愿者负责人、项目联络员等）为XX专项管理的落脚点，主要职责包括：

（一）严格遵守议事规则，落实岗位职责，签署岗位合