系统集成公司项目采购管理改进措施研究——以A公司为例.pdfVIP

摘 要 我国系统集成行业经历了近二十年的发展，目前已具备了相当的规模，随着越来越多投 资者的涌入，系统集成企业也不可避免地步入同质化道路，绝大多数系统集成商面对的是彻 底的“红海”竞争和持续的价格战，致使企业经营利润逐渐萎缩、甚至步履维艰。在这种情 形之下，系统集成企业需要及时调整自身经营方向和思路，才能步入良性发展轨道；同时， 更需要加强自身管理，尤其是项目管理能力，才能满足客户需求并保证项目利润。 在系统集成行业，绝大多数项目都需要进行采购活动，通常采购支出会占据项目整体投 资的60%以上，通过良好的项目采购管理，对采购成本的控制、项目工期及质量的保证、服 务水平的提升、供应商关系的维护和管理等方面都会起到十分重要的作用。由此可见，项目 采购管理是项目管理的重要环节，是决定项目实施成败的关键，为此，企业应当把采购工作 提升到战略高度进行管理，通过加强项目采购管理，对降低企业经营成本，提高项目运作效 率及企业竞争力有十分重要的意义。 A公司是一家专门从事软件开发、行业解决方案提供及信息服务外包的系统集成公司， 为特定行业用户提供总体规划、方案设计、软件研发、项目实施、技术服务外包为一体的总 体解决方案，截至2009年，A公司年销售收入已接近3亿元。作为一家较为典型的行业系 统集成商，A公司业务主要分布在行业解决方案、系统集成、自主软件销售及其他业务这四 个领域上，其中绝大多数项目都需要在采用独立投标、外购后进行项目实施的运作方式，各 部门所需采购的产品类别既有重合，也有差异；此外，由于A公司从2010年才开始进行产 品代理业务，因此在投标过程中很多产品都需要向厂商索取授权，这便意味着无论在项目投 标、项目采购还是项目实施过程中，都需要供应商提供大量支持。 然而，迫于当前系统集成行业的竞争压力，A公司并没有进行良好的项目采购管理，而 是把更多的精力投放到销售额的增长和市场份额的提升上，这便造成了项目采购成本居高不 下、采购不确定性强、内部协作性差、项目工期频繁延误、项目运作效率低下、服务响应速 度慢、售后维护成本高、供应商管理不规范等诸多问题。虽然A公司当前在项目管理方面已 经有一套成型的采购管理办法，但由于市场环境的迅速变化及技术更新对产品生命周期的影 响，传统的项目采购管理办法显然已经跟不上企业发展的需要。因此，为解决当前项目采购 过程中面临的问题，提高公司项目管理的水平，保证公司的经营收益，A公司应首先从观念 1 上改变对采购的认识与定位，认识到原有的传统采购方式带来的诸多弊端，并对项目采购管 理进行持续改进。 那么如何进行项目采购管理的改进呢？结合A公司目前的现状及所面临的问题，建议采 取如下措施： （1）在控制项目采购总成本方面，由于系统集成商业务模式所限，部分产品在投标时 已经被用户指定，因此A公司应首先结合自身定位调整其经营思路，通过深入行业掌握用户 的控制权和谈判主动权，为实施科学合理的物资分类提供良好的前提保证。在进行采购产品 分类时，可根据成本价值及供应风险的不同将采购产品分为四类：战略产品、杠杆产品、一 般产品和瓶颈产品，并针对产品的不同特征实施相应的采购策略及供应关系。 （2）在加强内部协作性方面，由于系统集成项目实施工期普遍较长，且项目本身不确 定性较强，为避免因内部协作导致的项目工期延误，在不进行A公司组织结构变革、运用弱 矩阵组织结构进行项目管理的前提下，应及时对其项目采购实施流程加以规范，同时需要对 实施流程中的相关细节加以约束。 （3）在提高项目采购效率方面，建议A公司建立流程导向型组织结构，并设立项目管 理办公室（PMO）及战略规划部，从根本上解决当前直线职能制组织结构应变能力弱、运作 效率低下、内耗严重等问题，同时也避免了运用矩阵制组织结构进行项目管理所带来的新的 管理问题。此外，由于传统采购方式下内部信息传递通常以文件方式进行，大量时间都被耗 费在起不到增值作用的等待过程中，信息安全程度低、审批效率低且审批时间不可控，因此 建议A公司加强企业信息化建设，通过建立项目管理信息系统，进一步提高项目采购管理水 平和内部协作性。 （4）在采购人员评估与激励方面，由于项目采购管理在项目管理中发挥的重要作用， 使用基本考核指标对采购人员进行简单的评估显然无法调动其工作积极性，不利于项目采购 成本的控制。因此，