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交 流 Exchange 简析用Excel实现城建档案的简易管理 □杨　杰 【摘　要】基层城建档案馆（室）由于资金等因素所限，尚未配备专业的城建档案信息管理系统，在这种工作环境 下，可以暂借Excel构建一个简易的单机管理平台，以实现城建档案查询和利用的便捷化服务。 【关键词】城建档案　Excel　管理 目前，各县级行政区域已相继 单机管理平台，应不失为一种便捷而 （三）导入卷内目录 成立了城建档案馆（室），主要负责 又经济的好办法。 卷内目录电子版尽量与所建表 当地的城建档案管理。由于资金和其 格同在一个盘符之内，用Word文档 他因素的影响，县区级城建档案馆 一、Excel表格建立及信息录入 或者其他形式以超级链接的方式导入 （室）的人员配备及设施建设上还相 （一）制表 Excel表格。例如，将案卷名称栏下 对薄弱，没有庞大的工作队伍，更没 新建Excel表格，每行标序号， 方 “幸福小区1#楼前期文字材料” 有专业的档案信息管理系统。在档 每列录入信息：序号、档号、案卷名 处插入超链接，选择路径为E：\目 案信息化建设过程中，这些基层馆 称、页数、建设单位、施工单位、监 录\I1-201幸福小区1#楼前期文字材 （室）不具有基础实力，略显逊色。 理单位、设计单位、勘察单位、工程 料。见表2。 城建档案管理的日常工作包括档案的 地址、开竣工日期、面积、层数、备 当然，这里的路径可依据各存 整理和提供利用服务，在无软件的工 注等内容，形成统计表。 储设备的具体情况，进行灵活选择。 作环境下，一些问题日益凸显：缺少 （二）录入 要说明的是，卷内目录要按照国家统 完整的档案信息数据库，通常在利用 将 城 建 档 案 整 理 完 毕 以 后 ， 一形式制表，文件题名、责任者、页 纸质总目录以及翻阅分类目录时，耗 依据案卷目录，将详细信息分别录 数、日期等项，要填写详细，并保证 费时间长，工作效率低。人员少、基 入表格的对应位置内。每个单位工 与纸质卷内目录一致。 础设施薄弱的现状给基层城建档案管 程，按建筑物序号逐一进行信息完 （四）导入其他信息 理部门带来了诸多不便，并逐渐成 善。见表1。 在同一盘符内新建Word文档， 为城建档案事业发 分别录入建设单位、施工单位、监理 展的阻碍性因素。 单位、设计单位、勘察单位的具体信 那么，基层城建档 息。在相应的标题栏内用超链接形式 案馆（室）在特殊 完成信息的一一对应。若五方单位 的工作环境下，当 已建立了网站，这时也可以将网址插 不具备信息管理软 入到链接信息栏内，以实现在网络环 件又需要快速查询