质量体系电子文件管理要点.docVIP

承德建龙特殊钢有限公司 制度编号：130T101002 制度页数：共页 质量管理体系电子文件管理要点 编 制 人：胡佐宇 审 核 人：赵久旺 批 准 人：魏 军 主办部门：技术处 发布日期：2007年8月23日 生效日期：2007年8月23日 第一章 总 则 第一条 为明确质量管理体系电子文件的管理，确保使用处获得适宜版本。 第二条 本要点适用于以计算机及其网络记录、传递的文件。 第三条 电子文件：存于电子媒体上，通过公司信息平台/内部网/电子邮件发布/传送的质量管理体系文件； 第二章 职责 第四条 企划处负责质量管理体系中电子版公司级规章制度的管理。 第五条 技术处负责质量管理体系电子版质量手册、程序文件管理。 第六条 各单位负责质量管理体系中各自电子版文件的管理。 第三章 管理内容 第七条 电子文件编制 1、电子版文件可通过纸质签批或网上公文进行审核、批准。文件的编制、审核、批准、发放、更改职责和权限按《文件控制程序》附表1执行。 2、在信息平台中的规章制度的编号和编写格式，按《制度建设管理办法》执行，其它文件的编制按《文件控制程序》执行。 第八条 电子文件的发放和使用 1、电子版规章制度由文件编制部门确定发放范围。质量手册、程序文件由技术处确定其发放范围。各单位电子版文件由本单位文件管理员或文件编制人员确定其发放范围。 2、公司级规章制度由企划处发布在公司信息平台“规章制度”专栏。电子版质量手册、程序文件发布在公司局域网“质量管理体系”文件夹。 3、各单位文件管理员每天必须登录信息平台，把发布新文件的信息及时传达到各使用岗位，使用岗位可上网阅读，不能上网的岗位，必要时由该岗位的管理部门发放纸质文件。 第九条 文件受控状况、评审与更新 1、企划处/技术处指定专人更新发布新文件，确保在线的电子文件为有效版本。 2、电子版文件需按《文件控制程序》登记文件清单。 3、文件的评审与更新，按《文件控制程序》执行。 第十条 文件作废与销毁 信息平台中的规章制度，需作废时在“状态”栏注明“作废”，电子版《质量手册》、《程序文件》需作废时，在发布新文件的同时，对旧版本文件进行删除。 第十一条 电子文件的保存，电子文件在发布到信息平台/内部网同时，企划处/技术处必须对批准后的文件进行备份。 第六章 附则 第十二条 相关文件 1、《文件控制程序》 2、《制度建设管理办法》 第十三条 质量记录 1、文件清单 第十四条此文件需传达到质量管理体系内各单位文件管理员。 1